社会保险业务一体化信息系统之档案管理子系统初探

 　　新版社会保险业务一体化信息系统(文中简称“新版信息系统”)按照计划于目前已经在吉林省各地社会保险事业管理局进入了正式使用阶段。文章就新版信息系统上线前的社会保险档案管理情况、应用新版档案管理子系统的方向及存在的问题做了初步的探讨。

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　　1 社会保险档案中心现阶段应用系统概述

　　针对参保人员的增加，相关档案信息存储利用量快速增长，为适应和加强对相关档案信息的管理。在吉林省社会保险事业管理局成立了处级部门——吉林省社会保险档案管理中心，在各市州也分别成立了科级部门的档案管理中心及县区级相关科室或者中心，负责该地的社会保险退休人员档案及业务档案的管理和保存。各社会保险档案管理部门虽然在省局档案中心的管理下，但由于当地社会保险局的自身情况及对社保档案管理的认识程度不同，各地社会保险档案管理部门的力量配备和发展建设也不尽相同。以松原局为例：从1992年成立至2007年成立档案中心之前，档案室作为一个科室只有2个人，管理松原局所有社会保险参保的人事档案及业务档案。成立档案中心后，配备了9名在编工作人员及相关电脑设备，引进了其他地区社保局使用的上海夏尔档案管理系统，实现了档案移交、管理规范化，档案著录、扫描、人工质检、录入、打印卷封皮、入库上架等项业务流水线化。在内部专线系统初步实现了扫描档案图片的简单查询和调阅。

　　上海夏尔档案管理系统的优点是该系统是专门开发的档案管理系统，可以正规地完成档案的电子保存流水线化及应用。缺点是维护能力较弱，维护周期长、费用高。发现问题需要联系上海夏尔公司，由上海公司总部派出工程师来维护，每年要专门支付一笔不菲的维护费。由于经费不足等原因，许多县区局只能把档案存到库里，制作Excel目录查找，实现不了系统电子扫描影印版留存及查找。

　　2 新版信息系统及档案管理子系统优点概述

　　为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案吉林省社保系统最新开发的新版信息系统依据现在应用的第二版社会保险业务系统，以柜员制为核心，在集成了老版的参保征集子系统、养老待遇子系统、失业待遇子系统、业务审计子系统、计划统计系统等基础上新建了档案管理子系统。

　　首先，新版档案管理子系统由原来五花八门的各种地方区域小系统首次集中整合在了大的社會保险业务一体化信息系统中。在社会保险业务系统内形成了统一使用档案管理系统的规范模式，结束了从社会保险成立以来20多年的各自管理情况，有利于上级部门的统一部署及规范。

　　其次，简化了售后服务，节约了大量的时间及费用。新版的集成，使档案管理子系统由独立的系统转化为社会保险业务一体化的一部分。对于系统的应用与业务科室和软件公司探讨研究更加容易。该系统由全省统一开发，日常维护费用可以和市局共同处理，极大缓解了档案中心支付压力。

　　第三，新版档案管理子系统运用后，业务方面将基本实现业务档案前台整理，直接录入、保存到档案管理子系统。原来业务科室把所有纸质的业务单据全部原封不动的移交档案中心，档案中心要进行二次整理扫描归档，将改为由业务窗口在经办业务时直接使用高拍仪、身份证读卡器等电子设备将业务所需材料录入业务系统，由柜员把业务操作完成直至领导在电脑上网签。当移交业务档案时，档案管理中心只需要把移交电子档案和移交清册进行核对，对移交的纸质业务档案抽检即可。省去了原来纸质业务档案逐页检查，著录，扫描等大量环节。业务系统与档案管理子系统的无缝对接与融合，既方便了档案管理，也为以后的机关事业单位参保时业务量增加，节省了大量时间。

　　3 新版档案管理子系统面临的考验及可能出现的问题处理

　　3.1 如何导入兼容以前的档案管理数据

　　包括社会保险档案管理中心在内的几家档案管理中心已经使用上海夏尔档案管理系统至少5年的时间，如果一个使用该系统的地方，每年形成业务档案电子版约1 000卷，已全部扫描形成电子档。如果想要找上海夏尔公司把数据导出，该公司会要一大笔费用。如果要自己导入数据首先要突破核心数据库防护墙、然后把数据格式与新系统数据格式匹配、最后导入并应用，难度系数较大。所以应该集中力量尽快把这些数据安全完整的提取出来。

　　3.2 如何接收新的业务移交档案

　　新版信息系统在前台柜员处就基本形成了业务电子档案，并自动生成了档案号及卷内目录。原来是以3号令为依据，按照申报、待遇、发放、关系、综合等科室为单位这样分门别类收录管理。现在移交档案中心时，因为各业务科室基本合并了，所以如何编码，以经办人还是经办业务归类，还是经办业务时间为规则就是一个亟待解决的问题。所以应该尽快完善新的业务规范，让档案整理子系统在档案移交接收时更加清晰明确。

　　3.3 存储工具选择应该以安全多样为主

　　数据存储应该以安全为主，实现多样保存。现在的电子数据备份以刻光盘为主，笔者建议不仅要刻光盘，而且要应用大容量硬盘。把数据存入多种存储介质、多备份、分室密封保存。这样才能最大程度保证档案管理数据的安全。

　　3.4 查询应用方面要严格分级控制

　　除可以操作业务系统的柜员及领导正常发放系统Ukey、设置相关权限外，其他内部员工应只保留查询账号。针对现在系统的成熟度及安全系数，档案管理子系统数据尽量使用内网专线不要连接外网，只能在内网使用并实时做好防毒杀毒措施。对于想查询信息的外单位和个人应该实行区别对待。系统应在条件允许的情况下设置对外信息窗口及设备。单位劳资人员经社保局业务领导或档案中心领导同意可以发放临时查询权限。个人可以使用身份证读卡器或者人脸识别在大厅一体机上查询自己的基本信息。需要打印或者修改的需要提请相关工作人员处理。

　　3.5 社保档案中心要对社保档案整理子系统拥有最高权限来管理社会保险档案信息

　　社保档案中心要严格按照《中华人民共和国档案法》及《社会保险业务档案管理规范》等法律、规范来进行档案管理工作及档案管理人员的培训和日常工作指导。按照工作人员接触档案工作的范围发放相应的Ukey，并设置相关权限的最高权限。这样才能使社保档案整理子系统的数据更加安全。同时相应的历史数据也需要拥有相关权限来完善整理。

　　4 总 结

　　新版信息系统集成档案管理子系统是在社会保险业务经办史上迈出的重要一步，改善了当前社会保险档案管理的经办流程，统一了当前社会保险档案管理系统的应用。使社会保险档案管理与业务更紧密地联系在一起，能够更科学地为社会保险参保人员服务。同时，作为社会保险档案工作者也要好好学习，努力钻研业务，尽快地熟悉和掌握档案管理子系统，将知识转化为工作成果。随着对业务的深入开展，对档案管理子系统的研究探讨也会不断加深，使其更加完整稳定，为社会保险参保群众更好地服务。

《社会保险业务一体化信息系统之档案管理子系统初探》

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