浅议企业科技档案的管理与利用

　　摘要：本文从科技档案的收集、整理、利用的角度阐明了对于当前企业科技档案管理的认识。
　　关键词:科技档案;开发利用
　　前言：企业的科技档案是企业在生产、建设、科研、管理工作中直接形成的,具有保存价值的各种载体的科技文件材料(包括图纸、图表、文字、数字、声像等)。收集、整理、保管、提供利用科技档案,使科技档案中的科学技术向现实生产力渗透和转化,可以促进科学技术的提高和生产力的发展。因此,搞好企业科技档案工作对企业的改革发展具有重大的作用和意义。
　　1、重视企业科技档案的收集和整理工作，建立科学的归档工作流程
　　1.1做好科技档案的收集工作
　　收集工作是做好档案管理工作的支点，是档案管理工作的重要环节，是保障科技档案系统、完整、准确的有效渠道。根据各个企业的不同的科技活动的特点和步骤，档案管理人员要在档案的收集和整理工作上做到具有前瞻性的工作。
　　1.2遵循科技档案形成的规律完成整理立卷工作
　　科技档案是伴随着科技生产活动有规律形成的，科技档案的整理、立卷是档案管理过程中的一个承前启后的重要环节，它连接着科技生产活动和档案管理的活动。科技档案的管理人员要熟悉科技档案的形成过程，掌握其形成规律，在规律的指导下开展档案的整理、立卷工作。
　　1.2.1立卷工作要遵循几个要求：
　　（1）案卷内的科技文件内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况；
　　（2）案卷内科技文件应齐全、完整；
　　（3）案卷内科技文件的载体和书写材料要符合耐久性要求。
　　1.2.2科技文件管理人员组卷时应本着这样几个原则：
　　（1）产品、设备仪器文件，按其反映的不同部件、结构、系统分别组卷；
　　（2）基建工程的文件，按其反映的不同专业，分别组织案卷；
　　（3）科研课题的科技文件可以按其反映的不同研究阶段分别组卷；
　　（4）产品、设备、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料，按照其反映的不同问题或不同名称，分别组卷。
　　1.3建立科学的归档流程
　　各个企业由于其科技生产的内容和规律不尽相同，形成的科技档案管理流程也各有不同。一般工期较短的项目可以待项目完工后，由项目部的文件管理人员按照企业的档案管理相关规定整理、立卷，经企业档案管理部门审核后，一次性完成归档移交工作；如遇工期较长的项目，档案管理部门可与项目执行部门协商，按照工程的进度情况，按阶段归档，即一个阶段完成后，项目部的文件管理人员按照档案制度管理规定整理、立卷，经档案管理部门审核后，移交归档，完成阶段性归档工作。
　　企业科技档案的相关管理人员要积极主动的采取行动，了解掌握本企业的科技生产活动特点，结合实际情况，经常督促有关人员及时将科技生产中形成的相关资料收集、整理、立卷，按照企业档案有关要求归档；协助科研生产部门制定文件材料的归档范围，重点关注验收、鉴定等相关资料收集的工作环节，加强对档案形成过程的控制，把握好归档流程的各个节点，根据本企业的实际情况，按照档案管理的科学规律制定合理的管理流程，保障资料齐全、完整，不断丰富、完善档案馆藏。
　　2、企业科技档案的利用
　　２.１、科技档案的利用对企业发展的重要性
　　进入信息社会以来，信息尤其是科技信息的生产、收集、整理、利用、开发能力，已成为一个经济实体、一个国家强盛的标志。企业科技档案是企业信息力的重要组成部分。我们对企业科技档案的利用主要体现在以下几个方面：(1)有效利用企业科技档案，可节省人力成本，促进全社会生产力的提高。科技档案作为一种潜在的生产力，只能通过利用才可发挥作用。(2)从战术的角度利用企业科技档案，可增加科技档案存量，形成科技档案价值的开发利用的良性循环。科技档案的价值可以通过对其开发利用对其进行保值、增值，一方面提高全社会的生产力和劳动效率，另一方面，也体现在为新的科技档案的产生和科技档案存量的总体增长，因此开发利用科技档案价值的过程也就是一个使科技档案存量增长的过程。
　　２.２、开发利用是企业科技档案工作的最终目的
　　科技档案的利用服务是衡量企业科技档案工作的最高标准,科技档案的开发利用也是做好企业科技档案工作的最终目的。在加强科技档案工作的各项基础管理的同时,应把主要精力放在科技档案的服务利用上。
　　２.２.1.积极主动参与企业的生产经营和管理,把企业各阶段重点工作作为档案部门的重点工作。这就要求档案员走出档案部门,了解企业各项工作的动态,及时提供和介绍企业各相关工作所需的档案资料,使档案的技术和管理功能在各项生产经营、科技研究等活动中实现,提高经济效益。
　　２.２.2.应用先进技术手段提高科技档案利用服务质量。使用计算机全面辅助科技档案管理,应用激光扫描、缩微技术将重要科技档案存入计算机,利用计算机信息管理网络传播科技档案信息,使科技档案查询利用达到方便、快捷、准确。
　　2.2.3开展科技档案信息的编研。随着计算机在科技档案管理中的应用,档案管理人员应学会专题史料编制等,提高科技档案管理效率;同时还应根据生产经营、科技开发等需要,深层次地开发利用档案信息资源,为领导决策、各部门日常工作提供决策依据和参考资料。
　　3、科技档案开发利用的新观念
　　随着商品经济的发展,人们对信息的依赖和需求也越来越大,因而技术市场应运而生。在这种形势下,积极开发科技档案信息,既能促进社会主义市场经济的发展和经济体制的改革,又能适应把企业推向市场的需要,使企业成为社会主义商品生产者和经营者。
　　3.1􀀁转变旧观念􀀁科技档案部门收集、保管、开发利用科技档案的目的,是为科技、生产及其管理活动提供条件和依据,也只有在被利用的过程中,才能体现科技档案工作的价值。
　　多年来,企业科技档案工作基本上属于内部服务型、无偿服务型和保管服务型。随着社会的进步,那些直接反映经济情况或经济建设的科技档案的利用将越来越多、越来越迫切,档案工作者,不但要切实树立一种开放的、主动为企业提供服务的、注意经济效益的新观念,而且要从思想上、行动上实现转变。
　　3.2􀀁端正服务态度􀀁科技档案工作应围绕经济建设这个主战场转变服务观念,摒弃单纯的“看摊守堆”和“坐等上门”的观念,应深入生产第一线,主动去了解科研、设计、生产、管理工作中的实际需要,开发出科技档案的信息资源。档案工作人员在做好日常档案接收、管理和提供利用的同时,要及时了解决策层和科技人员对档案资料的需求状况,结合本单位具体情况采取定期出成果通报、专题汇编、目录开放等方法,使档案部门由你查我调!的被动式服务转变为主动服务,由零散提供转变为系统提供。
　　3.3􀀁服务目标多样化􀀁档案信息服务的方式要多样化,根据具体情况开展咨询服务、跟踪服务、定向服务,送科技上门,送信息到家,尽可能满足企业各部门对科技档案信息利用的不同需求。
　　在知识经济时代,科技档案信息服务的内容更加丰富,服务的目标由单一型转向多样型;既要不断满足知识经济发展的需求,又要满足企业经济拓宽和发展的需要。这就要求在传统服务的基础上,深化科技档案信息服务的内涵。应从本单位科技档案信息资源出发,确定企业科技档案信息的服务方向,积极开展网上信息检索与利用服务,积极开展重点工程馆藏的数字化工作,构建起全方位、深层次的服务格局。
　　3.4􀀁服务手段现代化􀀁要做好档案工作,开发档案信息资源,为企业生产提供快捷的优质服务,档案人员还必须不断提高自身的业务素质,不仅要有较强的信息意识,而且要有管理档案的业务知识和一定的专业知识。因此每个档案工作者都必须不断更新知识,才能适应时代的要求,才能推动档案工作向前发展,真正做到深化了工作、服务了企业、贡献于社会。
　　3.5􀀁科技档案工作应适应市场的需求􀀁当前,在大型施工单位全面走向市场经济,按现代企业制度要求进行改制改革时,可以看到存在的一个问题:即科技档案产生于本单位,使用于本单位,而缺乏社会交流。造成该问题的原因有两个:一是科技档案工作一直按传的封闭意识和工作方法运作;二是社会缺乏科技档案的流通机制。其结果是:科技档案的用不是服务于社会,而是仅限于本单位查阅。也就是说,科技档案所蕴藏的科技生产力没有被释放到社会中去,没有进入市场。
　　市场经济的建立和完善,为科技档案工作的发展创造了一个良好的环境和大好的机遇。把保管档案的库房变成适应市场的信息中心,用现代科技信息为企业和社会服务。
　　4、结语
　　随着经济和科技事业的发展,人们对记载科技成果及信息的科技档案的检索、查阅、分析和研究越来越重视。科技档案中蕴藏丰富的科技信息资源是取之不尽、用之不竭的,丰富的科技档案典藏已成为企事业单位科技资源雄厚的标志之一,做好科技档案的规范化管理与利用是企业建设与发展的需要。
　　
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