浅谈如何提高城建档案的管理水平

　　摘要：城建档案是为社会各方面利用者提供科学完整、优质系统城建档案信息服务的一项专门业务。强化城建档案管理工作，对于城建档案馆贴近构建和谐社会、促进经济发展的现实，切实履行开发城建档案信息、提供利用服务的职能具有重要作用。
　　关键词：城建档案，管理
　　现今世界将信息看作是量种与能源、材料同等重要的人类社会的三大支柱之一。这—说法确立城建档案这种信息在人类社会中的重要性，且不说它是凭证与参考作用，单单就它具有的信息属性就决定它的社会地位。展望未来世界的前景，信息必将会成为人类社会的强有力的支柱。
　　一坚持档案工作的基本原则，就要维护档案的完整。在档案的楼量上要求齐蛤成套、准确系统，不能割裂分散。
　　作为一个城市规划、建设、管理活动真实有参考凭证作用的历史记录，城市建设的许多特点集中体现在城建档案中。城市建设是一种规模大，周期长，涉及面广的社会活动，在单项工程的整个建设过程中，一般要经过决策-----勘察设计-----组织施工----竣工交付使用几个阶段，每个阶段又包括许多环节，每个阶段又包含许多环节，每个阶段和环节有各自特殊的内容和任务，这就要求城建档案数量齐全，要有整体性，在具体的工程项目和某些门类的城建档案中，强调完成和系统使之保持成套性。成套性是衡量科技档案质量的重要指标，每项工程都有一定的建设程序，各个阶段都会产生反映工程程序和文件材料，例如：前期文件是建设单位办理基建工程项目手续的过程中形成的所有文件材料，而施工内业是指施工单位在施工过程中所形成的所有记录材料，这要求城建档案要完整、成套、系统。准确性是指城建档案的重要特点，它包括档案的可靠程度和档案的精度要求，这样，接收和保存有法律效力的档案原件和内容真实可靠，数据精确可信的城建档案就有了重要的意义，这是城建档案能否发挥自身价值的重要条件和保证。因而，前期文件必须是围绕该项过程形成的文件材料，不能张冠李戴；施工过程中形成的技术的文件材料也必须要如实地反映工程建设的客观情况，严格按施工图和现行技术标准，质量检验标准，施工主验收规范施工做到施工各部位有记录，各项记录印章签字俱全，试化验有报告，预制构件和材料要有详细准确及时，不得后补，竣工图的修改要有手续，设计变更要有依据，图物相符，不得擅自更改、伪造及事后补做。只亨这样，一份完整齐全成套系统的档案材料才能产生。
　　为了维护档案的完整，业务指导人员就要有相应措施避免接收不合格的档案材料，首先要有明确的归档制度并严格遵照执行，也要实现工程建设施工过程与档案管理同步进行，了解基建计划，做到心中有数，还有建设单位施工单位密切联系，相互配合，深入施工现场检查指导，从工程开工起就主动下去进行指导，检查建设单位或施工单位是否有专人负责档案的收集积累工作，己形成的档案材料是否完整正确、系统成套、有无遗漏，与实物是否相符，并及时提出修改意见和方法，也可以和城市建设管理部门相互配合共同把关，如质量监督站一般都要检查施工单位形成的技术材料。还应采用经济干预手段和经济处罚手段，强化保证金制度。•．
　　二、坚持档案工作的基本原则，就要维护档案的安全，维护档案的安全一方面从物质上力求改善保管条件，提高保管技术，防止自然因素和人为因素，对档案物质载体的损坏，最大限度地延长档案寿命。另一方面要记录健全保密制度，加强管理，使档案不被盗窃、不丢失、不泄密，维护档案的机密，确保档案的安全：一是库房筑要规范，二是空调设备要齐全，三是俱装要合理。
　　库房位置的选择应权衡考虑．，因为库房是保存档案的基地：是在档案保护技术中长期起作用的因素，是最基本的物质条件，在此还重申防火的事宜。为了防火安全，库房与周围建筑之间应保持在30—50米的防火间距，以防火患：不能紧紧相连。空调设备是使档案库房取得符合要求的气候条件的理想设备，目的是使室内空气的温度、湿度，洁净度和流动速度方向符合一定的要求，空调设备也因地制宜，象我们哈尔滨这样的北方温带大陆气候的城市只需要安装一般空调，将库房内温度和相对湿度控制在14-20摄氏度，50％--60％除去空气中有毒有味有害的气体即可，档案装俱是存放档案的基本设备之一，由于档案装俱用量大，并以能存放档案为最主要的目的，可以结合合理的装订方法在形式、用衬、结构、规格上合理制作，以降低成本。
　　要延长档案寿命还要从限制文件材料，图纸的书写材料上和制成材料上入手，在档案材料中不少是用圆珠笔写的，也有不少复写件。由于记录内容的档案字迹材料存档一个耐久性的问题。红墨水、纯蓝墨水最易褪色，铅笔易被磨擦掉，复写纸、圆珠笔易扩散模糊，印台油易褪色变色或渗化模糊，它们均为不耐久的字迹材料。纸张材料要慎重选用在化学成分上，物理性能上符合档案保护要求的纸张，如需加固托裱，应使用淀粉打糨糊加上防虫药剂，不能用胶水。在无需加固的情况下档案装订时不一定要托裱，这为我们应用科学合理可行的整理方法提供了一点有益的启示。另外声像档案包括影片、照片、录音带、录像带、磁带、唱片、缩微片、计算机软盘光盘等，这些载体的制成材料不同于纸张，化学成分不同，保护条件不同，应分别进行保管。过去我们将照片档案放入一般纸制档案材料中同库保管的方法显然是错误的。为了防止紫外线的照射，库内使用人工照明时以用白炽灯为好，不宜使用日光灯。库房内还应保持清洁、减少尘土，做好档案入库前的检疫和消毒处理工作，防虫防霉、确保档案财富的安全。
　　三、坚持档案工作的基本原则，还要便于城市建设和社会各方面的利用。这是城建档案工作的根本目的。
　　大量的人力、物力、财务投入到保存和保管档案的工作中，就是为了使城建档案服务于城市规划、建设、管理、能否实现城建档案充分而有效的社会利用是衡量和检验档案工作社会地位的标志。为了实现城建档案有效的社会利用，除了做好收集、整理、保管、统计、，鉴定等基础工作外，还应着手做好开发利用工作，编制各种科学的，符合需要的检索工具，如编制地名、重点工程目录、行政区划索引等，要多科检索，充分利用计算机优势，实现高速检索。同时还要从城市建设活动的实际出发，积极进行城建信息资源的开发，有效主动超前地为建设工作提供各项服务，如公布一些馆藏档案，开放部分档案，获取更大的社会效益。
　　我们只有不断找出差距，寻求纰漏，才能走上完善的途径。为了造福子孙后代，坚持档案工作的基本原则，是每个档案工作者义不容辞的责任。让我们承担起自己的责任，将档案工作提高一个较高水平，与更高的水平接轨。

《浅谈如何提高城建档案的管理水平》

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