文献编目工作需要注意的相关问题及对策探讨之信息管理论文

　　[摘要]：本文信息管理论文结合笔者多年的编目工作实践，着重分析了现阶段文献编目过程中存在的相关问题，并提出针对性的应对策略。
　　[关键词]：文献编目，存在问题，相关对策
　　文献编目是图书馆技术服务和文献信息资源组织的核心，编目质量的高低，文献内容揭示的深浅，检索途径的齐缺，直接影响图书馆的读者服务质量。目前，大多数书目数据的来源是以下三种：在版编目数据(CIP)；联机合作编目中心数据；书商提供的数据。目前，大多数图书馆尤其是高校馆，都是以中国高等教育文献保障系统（CALIS）的书目数据作为主要的书目数据来源，依据《CALIS联合目录中文图书著录细则》的有关规定进行文献编目。在此，本文信息管理论文结合多年的编目工作实际，就文献编目过程中需要注意的相关问题以及对策，谈谈自己的看法。
　　1、需要注意的相关问题
　　1.1编目标准化问题。文献著录标准化和规范化是书目数据能够共享的保障，执行统一的标准格式和共同的信息交换协议后的数据，才具有可共享性及永久保留价值，编目工具和在版编目质量都直接影响书目数据的标准化建设。
　　1.1.1编工具方面目。一是不同的自动化编目系统不可避免地会出现数据方面的不一致，各系统之间数据的转换也可能因不同系统间的协议问题而无法实现。因此，应采取标准的、规范的图书馆自动化软件系统以保证数据的标准规范。二是标引工具的不同也可能导致数据的不一致，即便采用同一套标准规则，由于细则制定的不完整或不及时等原因，对同一项内容的著录也会产生不一致的现象。三是随着新学科及边缘学科、交叉学科的不断出现，主题词表和分类法修订总要相对滞后，也会造成标引不一致。
　　1.1.2在版编目方面。图书在版编目（CIP）是在图书出版过程中，由集中编目机构按《普通图书著录规则》著录、《中国图书分类法》分类、《文献主题标引规则》进行主题标引，然后将基本款目印在即将出版的图书的特定位置（书名页、版权页），使图书本身以及书目资料能够同时为出版社、图书馆和读者利用，为文献资料的网络化管理和书目资源共享奠定了基础。但由于我国实施的在版编目工作尚处不断完善阶段，CIP数据在标准化、规范化方面还存在诸多问题，提高在版编目质量，对图书编目的标准化工作，可谓是重中之重。
　　1.2书目数据质量问题
　　1.2.1套录数据环节。首先要进行多条件检索，严格查重。在套录数据时尽量用ISBN和书名等多条件进行检索，以保证数据的唯一性。编目员在套录数据时，由于检索条件单一、没有认真查重或者网络环境障碍造成数据重复下载等原因，产生了部分的重复数据。这就需要在套录时严格细心地检查，发现重复数据及时合并处理。另外对多卷书和丛书要进行多次查重。有的丛书、多卷书不是一次出齐，而是逐次出版，因而编目查重非常重要，它不仅涉及到著录数据的统一和规范，同时还涉及到文献入库后的排架问题。
　　其次，要细心核对数据，提高套录数据的准确性和规范性。由于各馆对MARC格式的理解不同、依据的著录标准和使用的编目软件也可能不同等因素，造成提交的部分数据不够规范统一。因此要求我们在对MARC数据进行套录时细心核对，确保在编图书信息与套录的MARC信息一致。
　　再次，有些图书供应商与用户签订的是采购、编目、上架的“一站式”服务，书目数据的编写带有相对的针对性，我们在套用书商提供的数据进行编目时，要注意关键字段中自身馆藏数据与其编目数据的区别，不能盲目套用，应尽量以本馆的著录要求来进行修改套录数据。
　　1.2.2原编数据环节。在进行文献编目时，由于出版时间较短等因素，有些图书在CALIS的数据库中是套录不到数据的，或者我们对书商提供的编目数据不认可，需要我们进行原始编目。原始编目要严格遵守CALIS的著录规则以及本馆的文献编目规定来著录，相关字段要理解清楚，表述到位，尽可能保证书目数据的一致性、准确性、规范性。
　　（1）记录头标区中容易出现的错误是层次等级代码（08字符位）：namo和nam#。层次等级代码是说明本记录以层次性的关系民其它记录连接以及它在层次等级中的相对位置。代码“#”的含义是层次等级关系未定的记录。一般分散著录的丛书的单册、分散著录的多卷多采用该代码。也可以理解为只要书目数据记录中有225字段时，记录的头标区一定要有nam#。代码“0”含义是无层次的记录。一般用于无等级关系的单册图书和集中著录的多卷书。
　　（2）010字段。010字段对应于ISBD的标准和获得方式项，著录时要格外注意。
　　A.于连续出版物/多卷书的卷册信息一般著录在此字段的$b子字段，但我馆要求不著录于此，而在著录在200字段。
　　B.对于同一种书，原ISBN为10位数，当重新印刷后ISBN升为13位，只须在原记录中增加一个010字段，将此13位ISBN号著录即可。
　　C.对于不同装帧形式，不同价格的文献，如果是同一ISBN号，则著录同一个010字段，并在$d子字段先著录平装价格,用逗号隔开,再著录精装价格,并用括号将装帧形式括起；如果ISBN号不同，则著录两个010字段，平装在前，精装在后。
　　（3）100字段。100字段是各种文献载体的定长编码数据，共36字符位。在此字段中，需注意各字符的正确位置，不能错位。要注意复制年、重印年和印刷年的区别，只有当在编文献为复制品时，例如影印或购得版权的重印版，则8位字符要用“e”，出版日期1为重印年，出版时期2为原版年。多次印刷的文献，无论印刷年与出版年相隔多长时间，CALIS联合目录都只做1条记录，此字段的8字符位用“d”。出版日期1为出版年，出版日期2为空。
　　（4）105字段。105字段是著录专著性印刷型语言文字资料的编码数据，定长字段，共13字符位。105字段中的部分字符位是与其它有关字段相对应的，著录时也要格外的注意。
　　A.00-03字符位是图表代码，对应215字段中的$a子字段的图版或$c子字段中的图、地图、肖像等。注意当在编文献中只出现表格而无图时，03位只著“k”，对应215字段中$c子字段无需著录。
　　B.04-07字符位如果是a或者第10位为1，则320字段要著“有书目或索引”。
　　C．11字符位是文学体裁代码，一种以上的文学体裁用代码z，文学研究、文学评论等用代码y。同时要保证此字符位所用代码与本记录的第一分类号相匹配。
　　（5）文献著录过程中，所含标点、英文字母以及英文大小写问题也是容易问题的。顿号、中圆点、中文句号、书名号和引号，一般须用全角状态或汉字字符集输入，其它基本在半角状态下输入。如果输入字符错误，可直接导致检索失败。对应题目中的英文字母，及其与文字、数字之间是否空格的问题，严格遵守CALIS细则相关规定即可。英文与数字，无论谁先谁后均空1个字符；英文与中文，无论谁先谁后，均不空位。别外CALIS还规定，若题名中所含有的标点符号与著录标识相同，这避免混淆，应改用相应含义的符号，如方括号和省略号分别改为圆括号（（））和破折号（—）。
　　（6）305和306字段要注意区分。305字段是版本与书目沿革附注。是有关文献的版本的出处、该出版物与其他出版物或其他版本的关系等的附注，主要用于指明作品版本的历史概况，也可是相关作品信息；306字段是有关于文献的其他出版者或者发行者的细节的附注，它主要用于说明未被记录于210字段的有关出版、发行方面的信息。
　　（7）当在编文献无具体责任者时，不可将出版者作为团体名称标注。当责任者为本书编委会或编辑部、编写组时，200字段$f子字段依题名页的责任说明形式和顺序如实照录，而7XX字段不再提供检索点。
　　1.3编目人员素质问题。文献编目是一项专业性很强且十分繁杂的工作，高质量书目数据的产生，与具体编目人员的良好素质有着很大关系。尽管类似CALIS这样正规的大型数据库管理机构，为了规范数据库建设，提高书目数据质量采取了许多有效措施，如制定《CALIS联机合作编目手册》，不定期举办各级成员馆联机合作编目学习班，积极进行数据库质量维护等措施，但是，由于书目数据是由编目员编制，每个编目员质素参差不齐，对编目数据制作具体要求理解不一；文献出版内容的多样性和复杂化；每个图书馆编目细则不相同等情况，造成在编目数据制作过程中难免会存在各种错误。主要体现在：分类号标引错误；多卷集系列著录不一致；主题词标引不规范；部分子字段著录不全或被遗漏等问题。因此，编目人员自身综合素质的高低，对书目数据质量起着至关重要的作用。
　　2、相关对策
　　2.1加强业务培训，注重文献著录的标准化和规范化。著录的标准化和规范化是保证文献编目质量的基础。编目数据不规范，必将影响文献的查全率、查准率和资源的利用率，阻碍信息交流和信息共享。因此，在编目工作中应采用统一的著录规则和标准。编目人员必须树立规范意识，严格执行有关规则和标准，对题名、著者、主题、分类等检索点进行规范化控制，达到文献著录的一致性。图书馆应大力支持编目人员参加各种业务培训，涉及《中图法》改版等重要的技术培训班，编目人员应全员参加。要鼓励开展馆内和馆际交流，不断提高编目人员的专业水平。同时要尽量保持编目人员的相对稳定，以保证编目工作的一致性和连续性。
　　2.2建立适合本馆的文献著录标引深度细则。制定文献著录标引细则是提高编目数据质量的有效措施。我馆在贯彻《中图法》总体原则的基础上，对文献的著录字段和著录细则都有严格的要求。尤其在去年《中图法》（第五版）推出之际，我馆将索书号中的书次号由“著者号”改为“种次号”，编目人员深入书库，在遵照《中图法》（第五版）的宏观前提下，对文献的标引深度进行逐类分析，确定了我馆文献分类标引细则，并在实践过程中逐步完善。
　　2.3建立质量检查制度和互检机制。在文献编目工作中不仅要有数量要求，而且还要有明确的质量要求，要在保证质量的前提下努力完成额定工作量。在对编目各道工序及时进行审查与校对的同时，应建立编目人员的交叉互检机制，以便在遇到问题或产生分歧的时候，彼此商榷，互相借鉴，共同提高。
　　2.4建立编目质量信息反馈机制。文献编目质量信息反馈是指编目人员有组织、有目的地在读者中收集、分析、整理质量信息与处理质量问题的一系列工作。由流通部门工作人员和读者将借阅或排架时发现的文献编目质量存在的问题记录下来，并将相关信息反馈给编目人员，由相关人员做出校改或技术性解释。通过此方法既可以增强编目人员的工作责任心，减少编目的差错率，又可以实现编目部门和流通部门及读者的有效沟通，提高图书馆的读者服务质量。
　　综上论文，文献编目工作是一项比较细致的技术性工作，具有一定的累积性和连续性，编目质量直接关系到馆藏书目数据库的质量，影响到图书的揭示程度和读者的检索效果，关涉到文献资源共享的实现。编目人员要不断适应文献编目工作科学化和规范化发展的要求，与时俱进，潜心钻研，克服工作的盲目性和随意性，最大限度地提高馆藏文献的利用率，更好地为读者服务。
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