关于建设工程监理单位档案管理工作的探讨

　　摘要：综合性、业务性、技术性是工程建设监理档案的相关特性，它是工程建设管理中的一项重要活动，直接关系到该工程的命脉，因此我们要引起重视。本文将简单地介绍一下，建设工程监理单位档案管理工作的重要性，阐述在日常的管理工作中存在的问题，并提出相关的措施，供大家参考。
　　关键词：建设工程，监理单位，档案管理，监理档案
　　所谓的建设工程是人类有组织、有目的、大规模的经济活动，是固定资产再生产过程中形成综合生产能力或发挥工程效益的工程项目，是指建造新的或改造原有的固定资产。监理单位则是受业主委托对工程建设进行第三方监理的具有经营性质的独立的企业单位。它以专业的知识、技术，协助用户解决复杂的工程技术问题，并会收取一定的监理费，同时对其提供的建筑工程监理服务承担经济和技术责任，做好各项档案管理工作。
　　一、档案管理的重要性
　　监理事业不断发展，监理的项目不断增加，监理制度已成为我国工程建设中的一项重要制度。监理单位要根据制度做好档案管理工作。建设工程监理单位本身有着显著的特点，与工程勘察、设计、建筑施工大有不同。监理单位在接受业主方委托的前提下，与业主方协商一致并签订相关的监理委托合同，它不以实物形式体现。换句话说，它是为了保证建设工程项目质量能够达到预期的目标，提供一种高技术含量的技术服务。监理档案能够真实有效地反映出该工程的管理水平和投资效益，保证工程质量；监理工程师在项目管理过程中监理工作有没有到位、处理问题的方法是否公平合理、工作效益如何在建设产品中体现等等。因此，建设工程监理档案受到了业主方与监理单位的高度重视。它记录着整个建设工程的真实过程，是工程施工、验收的依据，更是质检的重要依据。
　　二、建设工程监理单位档案管理工作存在的问题
　　1、 监理人员档案意识不够重视
　　在工程建设中，抓进度、抓质量、抓目标，监理人员往往把主要的精力花在三抓上，忽略了档案的管理工作，对档案管理的意识不够强烈，对原始资料的形成、收集不够重视，对档案的一些原始资料认识不够清楚，种种原因造成了原始资料不规范，如填写的内容不准确，签署不全、不明，表格不符合标准，字迹潦草难以辨别，资料遗失等等。归档又不及时，资料散而乱，监理档案是整个工程项目的一个重要组成部分，与业主档案，设计档案，施工档案等都有着重要的联系，有相联、相交，缺一不可。再加上建设周期长，人员的变动也是相当大，没有合理的做好归案时间，会严重造成原始资料的流失，滞留在职工个人手中。归档范围、责任不清晰，容易造成归档范围的交叉和混淆,导致重复归档或者归档不完整。
　　2、 承包商质保体系未通过审查
　　在工程开工之前，监理单位没有要求承包商填报相关的《承包单位申请书》。监理单位未按照相关程序要求承包商提供企业的营业执照，资质证书，企业技术、单位工程技术、专业技术负责人，单位工程技术负责人，专业技术负责人，项目经理，工长(施工员)，质量检查员，分包技术负责人等姓名、性别、职务、职称、岗位证书编号的复印件报送项目监理部审核。
　　3、 建设工程监理人员素质不佳
　　因为工程的监理难度比较大，对监理人员的素质要求高是情有可原的。第一，工程建设不仅规模大，而且工期紧，监理人员要有一个健康的身体，才能应付此工程。但是，在很多工程监理部中，部分监理人员都是年纪比较大的，像一些总监及项目技术总工，年龄更是大到可以退休了，难以应付高强度的工作。
　　4、 建设工程监理产品质量达不到合同要求
　　工程工期紧，设计与施工并行交织的情况时有发生，管理人员应该如何制定出科学有效的管理办法。像供水系统、排水系统、消防系统、空调通风系统、气体消防、烟感系统、电力、电信、照明、自动控制系统、闭路电视、公用电视天线、电梯、电话总机、背景音乐广播系统及智能卡系统等这些室内工程以及附属工程有给排水管道、电力管道、通讯管道、工艺管道、园林绿化、路灯系统及道路等室外工程，项目监理部最终没有制定出相应的对策来解决，在使用的过程中质量问题不断出现，使工程工期不得不滞后，影响完工时间。
　　三、有效解决建设工程监理单位档案中的管理工作
　　1、 做好日常档案工作
　　给档案管理制作出一个达标升级，只不过是为了做好档案工作的一个起点，我们要深刻意识到，要有不断巩固、完善、发展和提高，才能做好档案工作，日常档案工作每一个环节我们都不能忽略，要认真对待，坚持长抓不懈。工程建设规模逐年递增，建设项目不断加大，专职档案员的工作压力非常大，为了减少工作人员的压力，最大限度地确保各人手上档案资料不积压、不流失，保证档案工作质量，可以通过档案管理网络收集各种档案资料，定时检查收集工作。
　　2、 建立健全的管理体制、制度
　　为了加强组织领导，明确档案管理职责，我们可以成立以工程项目总监为责任人的档案工作领导小组，设置专职档案监理员，并将档案工作纳入工作责任制，加大考核力度。建立健全档案管理制度,规范档案收集、整理、组卷、编目编号、鉴定、审核等各环节的程序和标准。明确监理档案的收集范围、保管期限和分类方案，确保档案工作协调及时有力,档案收集整理有章可循。
　　3、 利用网络信息化
　　监理档案管理工作的目的就是要通过各种方式对工程档案的开发利用，让档案中的储存信息能够在最快的时间里成为现实的生产力，让一个保管状态的资源变成可以利用的资料，发挥工程档案的依据，备用作力，为社会的经济效益服务。所谓的档案网络信息化就是将数字化档案信息置于网络服务器中，根据提供的平台相互交流。举个例子，在线咨询业务，可以通过电子邮件、BBS、QQ聊天工具、网络电话、语音信息等不同的网络方式，向档案工作都提出在档案的利用过程中遇到的各类问题，并解决，来满足用户的咨询需要。为了更好的保护档案原件，可以制作成在线阅览，既可方便用户查询，又可以提高档案的利用率，何乐而不为！
　　四、结论
　　综上所述，建设监理档案是伴随着建设监理活动而生产的，在工程建设中，监理单位对档案管理的过程中，存在着诸多的问题，我们只有不断完善及重视对监理档案的管理，才能更好的拓展和强化这个档案新领域的工作，才能更好地为现代化建设服务，对于发挥它的综合效益和功能有着积极意义和作用。
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《关于建设工程监理单位档案管理工作的探讨》

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