中小型企业档案信息化建设的几点思考

　　摘要：档案信息化建设是一项投资巨大的系统工程，需要有相当的财力、物力、人力作支撑。如何树立效益观念，控制成本支出，采取种种措施提高档案信息化建设的实际效益，对于中小型企业的档案信息化建设，显得尤为重要。本人从制定档案信息化建设总体规划、有重点地进行档案信息化资源建设、遵循标准化和规范化的原则、重视管理软件的选择和开发等四个方面，谈谈本人对中小型企业档案信息化建设的一些看法。
　　
　　关键词：企业，中小型，档案，信息化，思考
　　
　　企业档案信息化是企业在档案管理活动中，依靠科学的思想和组织管理方法，凭借信息技术、网络技术等高科技手段，对企业的文件、档案等信息进行发掘、整合，使信息的获取、处理、传输和应用数字化、网络化，实现资源共享，提高企业档案信息的利用效率，为企业和社会提供档案信息服务。在当今迅猛发展的信息社会，越来越多企业已经认识到档案信息化建设的重要性。由于档案信息化建设是一项投资巨大的系统工程，需要有相当的财力、物力、人力作支撑，对于中小型企业来说，更是一笔不小的负担。如何树立效益观念，控制成本支出，采取种种措施提高档案信息化建设的实际效益，对于中小型企业的档案信息化建设，显得尤为重要。本人从成本和效益的角度，对中小型企业的档案信息化建设，谈谈个人的一些看法。
　　一、制定档案信息化建设总体规划
　　档案信息化建设是一项周期很长的系统工程，企业必须预先制定一个科学、合理、可行的总体规划，才能从根本上克服急功近利和“走一步，算一步”的盲目性，避免走弯路。如果企业不从全局的角度开展总体规划，各部门只从局部需求和利益出发，必然将管理信息系统拆分成一个个独立的部门“孤岛”系统，致使信息不集成、资源不共享、系统重复建设、数据重复录入，投入资金势必增多，而实施的过程也很难控制，其应用效果也大打折扣。总体规划的制定，应从企业的需求出发，结合企业的人、财、物等基础条件和自身的运行特点进行规划，并考虑分步实施的方案和措施（如近期目标、中长期目标、远期目标）。既要立足长远，又要切合实际；既要符合管理需求，又要顺应技术趋势。其设计者和决策者不仅要把握企业信息化发展的战略目标和政策方向，也要深入了解档案信息化建设的现实基础和发展需求；既要熟悉档案业务，也要熟知信息技术。因此，档案信息化总体规划的设计和论证工作不是某一个人或某方面人员就能胜任的，它是管理智慧和技术智慧的有机融合，需要集中各方面人员通过长时间的反复论证才能趋于成熟，不可能一蹴而就。拟行的总体规划还必须获得各有关部门和相关人员的认可。在没有形成系统、严谨的总体规划之前，决不贸然行事。而总体规划一经确定，则不宜随意变动，否则将造成巨大的资源浪费。
　　二、有重点地进行档案信息化资源建设
　　由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益。档案数字化加工一般采用数据导入和原文扫描两种方法，建库时应遵循“能导则导，不能导则扫，先导后扫”的原则。要根据企业自身的能力，选择数字化的内容要“经典”，主题要与利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化。如对于水利设计企业来说，可以优先考虑把计算书、图纸、报告和测绘资料等档案进行数字化加工，而那些利用率不高的档案则无需数字化，以节省成本。此外，企业可根据自身的特点和规模的大小选择建立各自的档案内容数据库，例如，对经营型的企业而言，可以不考虑建立图纸数据库；对小企业而言，可以不考虑单独建立档案内容数据库，而考虑采用挂接的方法，把相关的档案内容直接挂接到档案目录数据库里相应的条目中去，而设计型企业，则着重档案成果的快速、便捷利用，档案数据库的真实性、全面性、准确性显得尤为重要，企业可根据自身财力或分阶段投入建设。
　　三、遵循标准化、规范化的原则
　　档案信息化建设是一项专业性、技术性很强的工作，建设过程中会遇到很多问题，而这些问题基本上都可以在上级档案部门下发的文件或标准中找到相应的解决办法。实践证明，这些办法都是非常科学的、规范的、有效的，其中包含着前人极其丰富的档案信息化建设经验，能够帮助企业建立科学的、规范的、实用的档案信息资源库。如果企业各行其是，自搞一套，一定是事倍功半，既浪费人力、物力、财力和时间，也不利于企业档案信息资源的管理、交流和共享。企业在档案信息化建设时，一定要严格遵守国家有关档案信息化建设的各种规定。例如，《电子文件归档与管理规范(GB／T18894—2002)》规定，文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式，扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式，视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式，音频电子文件以WAV、MP3为通用格式以及有关电子文件稿本代码的规定，电子文件类别代码的规定等等。随着CAD设计在工程建设领域的普及应用，CAD图电子文件的接收已成为档案信息化的重要组成部分，由于CAD图纸在信息再利用方面有着固有的优势，因此CAD图纸电子档案的规范化标注尤其重要。此外，随着电子文件大量涌现，电子档案管理日益成为人们日常工作中突出和头疼的问题。快速发展的档案信息化迫切需要正确的标准和规范来引导。人们在日常工作中由于缺乏统一的标准模板，往往同一类型的档案文件其格式和模板五花八门，经过归档后使档案人员无法区分其类别，这给档案整理、分类工作以及档案信息化工作带来一定的困难和工作量。我们可以针对不同类型的档案文件分别制定切实可行的标准规范，让档案形成部门在档案形成的初期就按照此标准来创建，这样就使以后的档案工作省时省力,使档案工作的效率大为提高，也为档案信息化建设打下坚实的基础，从而也节省了档案信息化建设的成本。
　　四、重视管理软件的选择和开发
　　在不少企业的档案信息化建设中，高性能的信息技术设备占用了大部分的资金。其实，硬件是为软件服务的，从技术上说硬件环境只是软件运行的技术平台而已，软件才是系统的灵魂。只有选对选好软件，才能为档案信息化建设提供有利的技术支撑。现在的档案管理软件开发公司往往都以自己的软件产品为中心，对自己的产品一味地追求宣传和夸大。有的企业在对使用的档案管理软件做升级时，才发现原来的开发单位倒闭了，需要重新寻找开发单位，但往往由于原来的计算机开发语言不一致，需要重新开发一套新的软件产品，于是原先的数据库与新的软件无法衔接而望而兴叹。还有的企业上级总公司与下级子公司之间存在着因软件接口问题而导致数据不能互通的现象。因此，企业在选择软件的时候，一定要审时度势，深入调查，科学论证，努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性，将有限的财力用在信息化建设的关键部位，保证软硬件资源的可继承性，使其既能适应当前信息业的特点和要求，还能符合今后发展和应用的趋势，尽可能避免资源的浪费。
　　五、结语
　　随着信息技术的迅猛发展和在企业的广泛应用，对档案工作提出了新的挑战和发展机遇。加强企业档案信息化建设，是企业档案管理适应时代和社会发展的必然选择，是企业档案管理现代化的客观要求，是提高档案信息服务水平的必由之路。企业档案信息建设应顺应新形势下的企业发展规律，结合自身企业的特点与情况，运用适当的档案信息管理模式与方法，做出适当调整、转变，以节约成本、提高效益为原则，不断提高企业档案信息管理水平，更好地为企业生产经营服务。

《中小型企业档案信息化建设的几点思考》

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