浅析经济档案管理中存在的问题及措施

　　摘要：企业作为经济实体,在初创、发展阶段产生了大量的会计、人事、科技等方面的经济档案,这些档案客观地记录了企业生产活动的全过程,历经多年积累和沉淀成为企业最重要、最鲜活、最有权威性的信息资源,经济档案工作在市场经济下越发凸显其重要性。
　　关键词：档案管理，存在问题，解决方法
　　
　　一、对档案管理的认识
　　根据档案的内容性质可分为立法档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、经济档案、科学技术档案、艺术档案、宗教档案等。上述每种档案,还可具体细分。经济档案是指主管和从事经济活动中直接形成的有保存价值的文字、声像等形式的历史记录。包括负责经济运行的行政管理机关、公司、企业等所产生的有关涉及经济的法律、法规、合同、业务活动文字、声像、实物记录材料等。经济档案涉及面很广,内容纷繁复杂,具有载体多样化、证据价值突出(合同档案等)、具有较强机密性、业务档案成套性等特点。
　　二、经济档案管理中存在的问题
　　(一)管理者缺乏档案意识
　　很多经营者认为建立经济档案没有实际用途,也有的认为,账目、技术与客户都在心中装着,没有必要浪费资金专门建立经济档案。部分从管理层到员工层对档案的概念认识模糊,不懂得企业在经营管理和生产技术活动中形成的历史记录都是档案,认识不到经济档案工作是企业管理工作的重要组成部分,是企业掌握内外部经济技术信息资料,维护企业历史真实面貌,保证企业经营决策科学性,促进企业技术进步,推动企业管理现代化,提高企业效益的一项重要工作。
　　(二)企业经济档案管理缺乏相应约束,管理分散,缺乏安全性
　　目前,管理中缺少统一的对经济档案管理的机制和制度,有的分散在各个部门里,部门管理形式又多种多样,不能形成部门间统一,有的形成案卷没有目录,有的形成电子文档随意存储,有的公司进行随机管理,没有指定人员管理,这具有很大的随意性和自发性,缺乏相应的约束。导致档案材料残缺不全,造成无法挽回的损失。因缺乏有效的监督管理机制,一旦出现人员“跳槽”,有的核心材料就会随之泄露,会导致企业的独有知识产权流失,造成无法弥补的损失,甚至危及企业的生存。
　　(三)我国目前档案管理体制和运作模式很难适应经济档案工作
　　我国目前档案管理体制和运作模式,突出表现在履行档案行政管理职能和国家档案资源建设中。而企业则注重企业档案自身的实用价值及经营、竞争的成本。这两者目的是一致的,但在实际操作上很难达成一致,档案部门的现有行政管理模式,很难适应企业档案工作的进程。有的档案行政管理部门片面地认为,企业档案属于企业所有者的私人财产,不受行政干预,档案部门无权、无精力过问,基层档案管理工作人员已经习惯多年来在计划经济时期形成“靠红头文件”、“靠国有性质的行政隶属关系”开展工作,形成“条块结合,齐抓共管”的档案工作模式,对无主管上级、享受充分自主权的私营企业,一时还很难适应。忽视了对企业档案工
　　作的调查研究和监督指导工作。同时,企业主也认为经济档案属于企业内部信息,别人无权过问,造成了行政管理部门开展工作艰难,成效甚微。除少数发达地区之外,绝大部分的企业档案工作基本上没有开展起来。
　　(四)企业经济档案管理人员专业知识薄弱,企业经费投入有限私营企业经济档案管理人员综合业务知识缺乏。许多企业没有配备专职档案工作人员,兼职人员专业知识不足以承担经济档案管理,有的未经专业培训,有的只接受过传统的岗位培训,缺乏经济和档案管理专业知
　　识,更缺乏计算机、图像、情报、法律等复合型知识及运用能力。档案所需资金缺乏保障,由于大多数企业管理者的观念都是舍不得在档案管理建设上的投入,档案室陈旧简陋,没有配备必要的设备,很难推进档案管理规范化、科学化、信息化进程。
　　三、提高档案管理水平的建议
　　(一)档案行政管理部门应依法加强管理企业由于其所有制形式决定,档案所有者在某种程度上有着不受档案行政管理部门行政干预的自主权,对企业档案工作要依法进行管理。市场经济是法制经济,为保证这种契约的公正和得到遵守,就需要有完备的法律规范来保障。在市场经济条件下,单靠行政手段来抓企业档案工作是不够的,应以法律法规保障,教育、经济、行政等各种手段相结合的方式进行管理。档案行政管理部门必须加大对企业的档案行政执法力度,用法律手段帮助企业建立健全档案工作,依法监督私营企业的档案工作,从实际出发,切实做到有法必依,执法必严,违法必究。
　　(二)建立企业档案咨询、托管机构将经济档案管理业务从企业外包到专业的档案承包单位,这些机构由受过专业培训的人员组成,为企业提供社会化、专业化的经济档案服务,并且更具有保密性。经营方式可为有偿服务,按照档案的数量和管理工作的难易程度收费。企业和托管机构之间明确权利、义务及违约责任,通过这种方式,私营企业可以不再设立专门的档案机构和专兼职人员,可以解决人员业务不熟和管理资金浪费的问题。
　　(三)创新服务观念
　　经济档案能够最直接的、最客观、最真实地反映经济事业的发展历史。由于受传统体制制约,经济档案工作长期服务于国家机关、企事业单位,具有一定的范围局限性,使档案部门一直处于工作较封闭、信息不完全流通、服务面狭小、方法传统的状态。在工作中形成被动的工作模式,间接地为一线工作服务的意识,没有创新。建设经济档案,应该拓展服务新领域,以为经济档案管理服务为切入点,使档案工作直接融入到市场,为企业发展把握当代经济发展的特点,推动经济档案工作与时俱进,树立超前服务意识。经济正在日益壮大,庞大的市场群体在经济商战磨砺后,企业越来越看重档案工作的重要性,以企业为主的经济档案咨询业务呈上升趋势,足以说明私营企业在市场竞争、知识经济、经济全球化的背景下,对经济档案的重要性认识正在逐步提高。档案部门应将私营企业经济档案建设作为工作重点之一,建立服务型体系,创新服务观念,加强对企业经济档案的管理与服务。通过建立数字型档案,构建档案现代化信息服务通道,最终能使私营企业实现网上查询。建立市场咨询档案,开辟档案信息服务空间,使企业在存档的同时还能获得一定的商业信息,也能达到宣传档案、扩大档案工作影响的目的。
　　(四)加强有针对性的培训
　　在企业中,往往是老板怎么说就怎么做,档案管理人员与经济档案工作没有直接利害关系,也缺乏考核指标,对经济档案业务不精,对档案工作缺乏有效管理。根据企业的特点,实行业务指导和培训相结合的方法,切实为私营企业在档案工作中遇到的问题进行排解。加强基础工作的建设,对达到目标管理考评的企业,相关部门应采取档案目标管理认定,提高私营企业经济档案管理水平,加强在规范化管理方面的培训。以提高私营企业管理者的档案建设意识,提高企业档案工作人员的业务素质为重点进行培训。
　　四、结语
　　要依据《档案法》的规定，制定行业标准，加强对经济档案工作的协调、服务和指导。对基础工作扎实，达到目标管理考评有关标准的企业，档案行政管理部门应积极主动配合参加相应等级的档案目标管理认定，不断提高企业经济档案管理水平。
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