档案管理现代化问题与对策分析

　　摘要：做好档案收集管理和利用工作，加速档案管理工作的现代化进程已迫在眉睫。本文针对档案现代化管理中存在的问题进行了分析，并提出解决对策。
　　关键词：档案管理；现代化；对策
　　
　　当今时代，计算机技术发展日新月异，对传统档案工作进行根本性改革已迫在眉睫。随着微型计算机技术、大容量信息存储技术和网络技术的迅速发展，利用计算机技术进行档案管理日益普及，电子档案日渐增多。档案信息处理标准化不断取得进展，从而与网络技术结合，实现档案管理现代化。
　　一、档案现代化管理中存在的问题
　　（一）贯彻实用原则问题
　　实用，就是从本企业、本单位的实际需要出发，选择那些应用计算机后确实能够获得比手工劳动优越实效的项目。离开实用原则，就会使计算机的应用变为一种装饰门面的累赘。有些企业档案管理部门为迎接档案管理升级的考核，草率地建立了计算机检索科技档案目录系统。升级之后计算机便被闲置起来，造成极大的浪费。要从实际需要出发，既要防止功能不足，又要防止功能多余，一旦应用系统研制成功，就要及时投入使用，不应闲置。
　　（二）软件开发应用问题
　　目前我国各地档案部门已建立的计算机档案检索系统有限多相似之处，有很多是低水平的重复，是一种浪费。很多单位过分注重自己出成果而不愿采用别的单位研制的软件，同时封锁一技之长的技术经验。应当注重借鉴国外的先进经验，重视通用软件开发应用和标准化工作，通用软件提供灵活扩充的功能和自编程软件接口。各企业相互学习、相互促进、集众家所长，研制优化通用的各类应用软件。
　　（三）计算机应用两种知识的结合问题
　　在应用计算机的开发试验中，曾出现两种欠妥的做法。一是完全依赖计算机专业技术人员去研制，因为他们对档案管理业务缺乏足够的了解，以致实用性差；二是主要由档案工作者去研制，以致功能低。只有对档案管理业务有着深刻的了解，对改进档案业务有着科学的创想，才能搞好计算机档案管理系统的分析、设计与应用，既要重视计算机软件知识，又要重视档案管理业务知识，二者缺一不可。
　　（四）档案工作缺乏制度化的管理程序
　　当前企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；二是档案整理不规范。企业近几年发展较快，新档案人员不断进入，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。三是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。
　　（五）企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则
　　企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项运动，一次考试在进行，整个过程加班加点，在短时间内取得了一定的效果，但达标以后，就出现后力不足，没有长期性和连续性，再由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够，对档案在企业中的重要作用的认识不足，甚至有部分还认为档案室就是资料没有地方存放了就放的地方，档案室在某些人眼中成了废纸仓库，档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。
　　二、解决档案现代化管理问题的对策
　　1.研究制定总体规划，加强宏观管理
　　根据档案现代化管理的要求，尽快地制定出我国档案部门运用计算机进行自动化处理、管理的方向及战略，制定一个周密、系统的档案计算机管理标准，明确规定进行档案整理、编目、自动检索、自动统计、自动完成档案馆日常管理活动的目标和实施办法。从整体规划着手，开发通用性软件。以减少差别。
　　2.实行档案工作改革，制定可行的规划
　　现代化技术的采用要求有与之相适应的管理体制和管理方法，如果将不断进步的现代化技术束缚在一成不变的传统管理体制和方法之中，是不可能充分发挥其效能的。提高档案管理现代化的认识。增强技术能力。改变与档案信息自动化管理不相适应的传统工作手段与方法。
　　改革要以有利于档案信息资源的开发，有利于现代化技术设备的应用，有利于提高档案工作质量和效率，有利于节省人力、物力、财力的支出为原则，凡是不符合这一原则的机构、制度都应进行调整和完善，从而创造出新的高效化组织形式和管理方法。
　　3.积极组织力量进行技术攻关
　　重视档案管理现代化通用软件的开发和成果推广。开发和研制通用性软件，是节省经费、减少人力浪费的有效方法：另外，还要加强部门之间的交流和协作，避免软件开发的低水平重复，及时地使档案信息自动化处理和管理技术能够得到推广和普及。
　　4.电子档案与纸质档案应当并存
　　两种不同载体档案的特点，可以归纳为：纸质档案便于长久保存，而利用不方便：电子档案利用便利，但难于永久保存。鉴于这种情况，两种载体档案应并存，互相取长补短，真正做到既重视电子档案。又能正确对待纸质档案，但应注意两种档案的一致性，形成新形势下档案工作的新特点，充分开发各类档案信息资源，为社会服务，使档案事业在电子时代继续得到全面发展。无论知识载体发生怎样的变化，都需要档案部门对一切知识的记录进行收集，不能因电子文件的方便、快捷而忽视对纸质档案的收集。
　　5.提高档案管理人员的专业化素质就必须注重人才的培养
　　实现档案工作现代化，人才培养要先于设备，档案管理手段越是先进，对档案工作者的专业化素质要求越高。即要求档案管理人员：不仅要懂档案管理业务，还要掌握现代化信息技术，熟练运用计算机来进行电子信息的制作、使用、维护和管理。否则根本无法介入电子文件的形成和保管，也不可能参与电子档案的管理、检索系统的规划和设计。同时。还要加强外语知识的学习。培养具有开拓进取和创新意识的复合型人才。只有这样，档案管理人员才能立足于现代化技术阵地，为档案的现代化管理开辟一条新出路。
　　另外，要建立起激励机制，加强人才的培养，加快人才的成长速度，并让这些人才稳定在档案部门中，以建立起一支既掌握现代化科技知识与技能、了解档案管理业务知识结构，又具有专业热情，有为档案事业做贡献思想的档案人才队伍。
　　6.强化信息系统，维护档案网络安全
　　针对我国目前网上档案信息资源开发工作存在许多缺陷的情况，各级档案部门应积极更新思维，充分利用网络通讯技术来改造现有的开发工作，积极建立自己的档案信息网站或网页，并且积极把本网站(页)与其他国内外档案网站(页)进行链接，形成一个巨大的信息资源网络开发系统，实现资源共享。为此。各级档案行政管理机关要加强对网上信息资源开发工作的统一领导，组织制订网上信息资源开发工作的规划、目标、功能要求等。馆际之间、馆室之间应通力合作，组织协调。通过网上档案信息资源开发，一方面，使档案信息超越了时空的限制。扩大了利用范围，为社会各界的利用工作提供极大便利；另一方面，也展示了自己，提高了档案工作的地位，增强了人们对档案工作的认识。与此同时，网络技术飞速发展带来的档案信息资源网络系统安全问题也层出不穷。
　　三、结束语
　　随着我国档案管理现代化水平的提高，抓住计算机技术革命带来的良好机遇，不断提高档案工作人员的业务素质和技能。运用现代化技术手段，运用现代科学管理，提高档案管理效率和质量，提高档案管理现代化水平。
　　
　　参考文献：
　　[1]张音.浅谈档案数字化管理的优势与弊端［J］.黑龙江科技信息

《档案管理现代化问题与对策分析》

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