如何看待企业人事档案管理

　　摘要：随着我国市场经济的发展及人事制度改革、新的用工制度的发展与需要，人事档案的重要性日益为人们所认同。凡涉及到识人用人、人员流动、任免、落实个人待遇等等，无不以人事档案为依据。在企业人事制度改革进程中，企业人事档案管理存在着诸多问题有待加以改善，管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。
　　关键词：人事档案；管理；对策
　　一、人事档案管理工作依据
　　人事档案是记录和反映个人德能勤绩等方面情况的，经组织认可归档保存的个人材料。它是国家档案的重要组成部分。
　　目前作为具体从事人事档案管理工作依据的主要有这样一些：①《干部档案工作条例》、②《干部档案整理工作细则》、③《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》、④《企业职工档案管理工作规定》、⑤《流动人员人事档案管理暂行规定》、⑥《国家教委委属高校干部人事档案工作暂行规定》及一系列有关干部人事档案工作目标管理方面的文件材料（《干部人事档案工作目标管理暂行办法》、《干部人事档案工作目标管理考评标准》）等。这些行政法规和业务规章的发布与贯彻实施，使人事档案管理有章可循、有据可依。
　　二、人事档案管理工作中存在的问题
　　1、档案材料不齐全，影响了人事档案的质量。
　　档案材料不齐全，一是收集归档工作制度不健全，执行不严格，收集归档工作被动、不及时，一些如学历、培训、职称、奖惩等材料因管理人员没有及时收集相关资料、没有认真及时做好借阅登记情况，仍在个人手中未能及时收集归档；二是收集归档的材料不全面，一些档案材料中的年度考核表、履历表是短缺的或虽有表但未盖公章。某单位对人事档案进行清查时，在2000多份人事档案中，光缺年度考核者就有近500人次之多。
　　2、档案内容不准确，降低了人事档案的利用率。
　　一些档案材料内容不准确。现有的档案材料中存在许多内容前后不符及内容失真的现象。如：参加工作时间、入党入团时间前后不一致，基础学历越来越高。人事档案材料本是客观、历史地记载干部本人情况的，具有很强的真实性和唯一性。但在实际档案中，“三龄一历”(年龄、工龄，党龄、学历)虚假现象较为严重。某部门对近3000名干部的“三龄一历”逐一审核查实，发现年龄不符的333人次，工龄不符的160人次，党龄不符的79人次。有些材料在内容和形式上是雷同的，如一些鉴定、考核和评价材料大多是套话，给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉，不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。
　　3、人档分离、弃档不用的人员数量不断增加。随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。据不完全统计，截至2002年12月，全国有60多万份与主人失去联系的“弃档”和“死档”。
　　4、人事档案管理方式和手段相对落后，运行效率较低。人事档案管理需要专人管理、单独存放。现在一些企业单位分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往是身兼数职，没有及时收集相关资料，有时只是将档案材料作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，且大部分靠手工操作，未使用干部人事档案电子信息化管理手段，费时、费力、效率低。随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，有的单位是把个人信息、档案目录输入计算机，资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。
　　5、人事档案管理的物质条件较差。保管档案的基本物质条件主要包括档案库房、设施设备、档案装具、档案包装材料等。它们是保证档案完整、安全保管的重要基础。企业单位的档案室大多没有独层的库房，只与办公室在同一楼层，办公室、阅档室、库房没有具体分开，不利于档案的科学保管原则；档案设施、设备达不到要求，只有一般楼层使用的防火设备，没有温湿度测量监控设备和空气调节设备等设施，不利于档案的安全保管。
　　6、人事档案电子文件给管理带来了一定的困难。电子文件的一些特性虽给保管和开发利用带来很大方便，储存空间小、可共享性大、易增删改等，但恰恰是这些特性给管理带来了很多难题：一是电子文件的长期保存比较困难；二是电子文件的安全性，时间过长，很多文件有可能就打不开了；三是由于电子文件的读取和检验需要配备一定的设备，必须要有大量的经费投入；四是由于电子文件的易增删改性导致电子文件无法保证其原始性和真实性。
　　三、人事档案管理工作的对策与思考
　　1、注重人事档案的整理工作，加强人事档案的整理范围
　　人事档案的整理要做到整理有序，依据一定的原则、方法和程序，对收集起来的个人材料进行鉴别、归类、排序、装订并不断补充，使之条理化系统化。并具体做到认真鉴别每一份材料、按不同类别的档案准确分类、根据材料内容的有机联系和时间顺序进行排序，并在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在其右下角编页数。使每卷档案达到完整、真实、有条理、精练、实用的要求。
　　加强人事档案的整理范围：①、新建档案的整理。主要针对那些从来没有整理过的、新吸收的人员的档案材料的整理，这部分档案材料原来没有完全整理，或者没有进行有规则地整理，材料零乱、庞杂，整理起来工作量大，比较复杂，而且随着单位各项目新老人员的交替，这部分档案的整理工作将是持续不断的；②、已整理档案的重新调整。由于人事档案的动态性特征所决定，对于每一个已经整理好的人事档案来说，其整理工作也不是一劳永逸的，有时需要增加或剔除一定数量的材料，这就有必要重新整理这部分档案材料。这种整理实际上是一种调整，因此工作量比较小一些。对于那些零散材料的归档，只需随时补充，不必重新登记目录，只需在原有目录上补登或调整即可。
　　2、建立健全人事档案规章制度，提高人事档案管理的制度化建设水平。
　　搞好人事档案管理工作，要以必要的物质条件作为基础、采用科学的保管方法，更要有严格、完善的档案保管制度做保障。
　　在人事档案管理工作中，应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，并在抓落实上下功夫。对产生的人事档案从收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的日常保管、借阅、利用，都要制定一套严格的制度。尤其要建立人事档案计算机辅助管理制度，对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度要进一步严格要求，更好地阻止虚假材料进档。
　　3、改进和完善人事档案功能。使其记录内容全面、客观、动态。对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留；二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，如涉及养老保险、医疗保险、失业保险等内容；侧重对工作业绩的评价；增加一些其他诸如劳动技能、学习奖惩、专业特长等方面的材料，以便使所具有的功能更加适合用人单位对人才的需求；三是补充其他有关求职者和用人单位都十分需要的功能，从而更好地为选拔人才服务，减少“弃档”现象。
　　4、注重人事档案材料的收集
　　人事档案材料的收集是人事档案工作的最重要的一个环节。只有做好收集工作，才能为人事档案工作的其他环节打下物质基础，也才能全面完整地反映一个人的历史面貌。可通过组织人事劳资部门收集履历、考核、任免、调动、晋升、工资、退离休等材料；通过党团组织、工会等部门收集入团入党、党团登记、退团退党等材料；通过纪检监察司法部门收集受处分材料；通过教育管理部门和学校收集成绩、学历等；通过业务部门收集业务考核、技术发明、论文目录等。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。
　　5、加强人事档案管理人员的素质
　　保管好档案是档案人员的重要职责和搞好档案工作的基本前提。人事档案工作是一项政策性和业务性较强的工作，它集服务性与保密性于一体，因此，人事档案管理人员必须具有良好的职业道德和工作责任心，要有勤奋学习刻苦钻研的敬业精神。主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平，为档案事业建功立业。
　　6、加强人事档案管理现代化和信息化，提高档案利用效率。
　　信息化是人事档案管理工作的重要管理平台和技术支撑,实现人事档案管理信息资源的社会共享是人事档案的发展方向。档案管理信息化是以档案原始资料信息为基础,开发一些信息软件,利用现代化工具使人事档案管理资源信息化;即通过数字化、网络化技术手段,建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库实现人事档案管理信息传输的网络化和人事档案管理信息资源的共享化、提高人事档案管理的使用价值,为企业的经济发展提供必要的服务。
　　综上所述，管好用好人事档案，对企业人力资源需求预测、人才资源开发和队伍建设起着关键性作用。我们可以通过分析人事档案信息，总结单位整体的人才储备状况，结合人事流动的档案信息，预测企业单位人才的需求状况，可以有效科学的制定人力资源计划，为企业单位领导的决策提供可靠的依据。
　　参考文献：
　　[1]档案工作岗位培训教程云南民族出版社2010（2）
　　[2]云南档案2011.02总第220期月刊
　　[3]中国档案.中国档案杂志社.出版地:北京市,2008(9)

《如何看待企业人事档案管理》

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