EXCEL函数在成人学籍管理工作中的应用探讨

　　摘要：根据高校成人学籍管理的实际特点和需要，将EXCEL电子表格软件中的函数应用于学籍管理日常工作之中，为建立学生学籍的基础信息以及日常管理和比对、核实提供了方便。
　　
　　关键词：EXCEL;学籍管理;探讨
　　学籍管理工作是每个学校的一项重要日常工作之一，在学籍管理工作过程中，学生信息的准确性至关重要。在将数据导入到数据库之前，为确保数据的准确性，大量的学生数据需要提取、比对、核实。如果是用人工比对，不仅费时，而且准确性难以保证，经过多年的实践摸索，目前学籍管理人员通常采用EXCEL软件中自带的一系列函数来完成复杂的比对工作。下面就和大家共同探讨一下在成人学籍管理过程中经常遇到的几类问题，以及如何用函数来对这些问题做快速处理。
　　1.利用身份证号准确提取出学生的出生日期
　　在学生报名时，需要填写身份证号，出生日期等详细信息。学籍管理人员在录入的过程中，可以只录入身份证号，再从身份证号码中提取出学生的出生日期，这样既省时省力，又提高了准确性。目前已录入数据的截图如图1所示：
　　
　　图1
　　上图只是录入数据的一个截图，实际的学生数目有3000多名，如果再逐一录入学生的出生日期，很难保证数据的准确性。在处理这类问题时，我们就可以利用EXCEL中自带的函数来计算出学生的出生日期。具体操作方法：在C2单元格中输入“=MID（B2，7，8）”，其含义是从B2单元格中数据的第7位开始取连续的8位，回车运行后，可以发现返回的数值为“19870102”，即学生的出生日期。然后将鼠标放在C2单元格的右下角，向下拖曳鼠标，即可将其他学生的生日显示出来。
　　2.在一列数据中快速找出重复的数据
　　如果在3000多名学生的电子信息中，有部分学生的数据录入重复了，想要人工挑出重复的数据，几乎是无法完成的任务。在处理此类问题时，我们也可以利用EXCEL的函数快速而准确地找出答案。具体操作方法：找出数据值重复概率最小的一列（在此表中选择是的身份证号所在列B）；找出一空白列，在空白列（在此表中选择的是D列）中输入如图2中D2所示的函数“=IF(COUNTIF($B$2:$B$3000,B2)>1,B2,"")”，然后将鼠标放在D2单元格的右下角，向下拖曳鼠标，即可将重复的数据显示出来，若无重复数据，单元格中的数值为空（结果如图3所示）。该函数判断的是从B2到B3000范围内是否有重复的数据，若判断范围有所改变，只需改变相应单元格的名称即可。例如，想判断姓名列是否有重复数据，需要将D2单元格中的函数改为“=IF(COUNTIF($A$2:$A$3000,A2)>1,A2,"")”即可。
　　
　　图2
　　
　　图3
　　3.根据唯一相同的条件合并两个表中的数据
　　待处理的问题：目前在工作表sheet1(图4)中存放着几名同学的基本信息，工作表sheet2(图5)中存放着大量同学的基本信息与平时成绩，若想从几千名学生的平时成绩中查找出几百名学生的平时成绩，最快速的方法是利用EXCEL自带的函数VLOOKUP。
　　问题的处理方法：先分别将两个表中无重复值的列（此例中用的是“身份证号”列）移至表中的第一列。然后在要填加数据的表中（如图4中的D2单元格所示）填入“=VLOOKUP(A:A,Sheet2!$1:$65536,4,FALSE)”，其含义为在工作表sheet2中查找与工作表sheet1中A列相同的数据，并把sheet2中的第4列数据返回sheet1的D列中。若想返回总成绩，即返回工作表sheet2中第5列的值，只需将D2单元格中的函数改为“=VLOOKUP(A:A,Sheet2!$1:$65536,5,FALSE)”即可。
　　
　　图4工作表sheet1中的数据
　　
　　
　　图5工作表sheet2中的数据
　　
　　本文中的实例仅是日常学籍管理过程中应用EXCEL函数处理问题的一小部分，只要我们勤于思考，对于不同的问题有针对性地使用不同的函数来处理，不仅可以确保数据的准确性，而且还可以达到事半功倍的效果。
　　参考文献：
　　[1]史京军.浅谈Excel函数在学籍管理中的链接应用[J].中国教育技术装备.2007.(11).

《EXCEL函数在成人学籍管理工作中的应用探讨》

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