电子档案管理工作的模式

　　计算机和网络技术的发展，社会已进入信息时代，党政机关部门、企事业单位逐步实现了办公自动化，档案工作也逐步实现现代化管理轨道，电子档案成了档案管理的重要工作，也成为目前档案管理工作的重要内容。要做好电子档案管理工作，就必须了解电子档案的特殊属性，并根据其属性制订相应的管理工作。
　　一、电子档案的特点
　　1、内容与载体的可分离性。对于传统的纸质档案而言，档案就是原件，原件就是档案，两者是一体的。电子档案的出现，则对传统的档案观念提出了挑战。内容与载体的可分离性，是电子档案不同于纸质档案最重要的特性之一。电子档案是数字化形式，其内容信息可与它的载体分离，它可以从一个载体复制到另一台计算机。电子档案的内容是以数字信号的方式存在于不同的存储空间，不再具有原先意义上的、有物理边界的原件。
　　2、对计算机系统的依赖性。正是由于电子档案的生成是在计算机系统的支持下完成的，所以如果离开了计算机，电子档案既看不见也摸不着。其对计算机系统的依赖性体现在：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。例如，电子文件对其他设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理，不同软、硬件环境形成的电子文件载体，有时难以互换。在这台计算机能读出的东西，换了一台计算机，可能就读不出来了。电子档案对计算机系统的依赖性，使其生成、归档比纸质档案有更严格的标准。
　　3、快捷性、共享性、高密度性。在计算机环境中，文件的形式特征发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多方位的组合，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理，使传统繁杂的档案工作变得轻松和简单，大大提高了档案的收集、整理和使用的效率。电子档案可以一次生成，对次产出。通过计算机系统，一份档案可以同时在不同的地方被多人使用，突破了纸质档案在使用上的局限性，提高了档案的使用价值。所有电子档案的储存介质如光盘、微缩胶片、磁盘等都具备了存储密度大、容纳信息量多等特点，这使得电子档案可以比传统的纸质档案更有效的节约占用的空间。档案管理人员可通过简单的操作进行档案的查询和利用，从传统的手工编目和查询及繁重的信息收集工作中解放出来。这也体现了一种时代的进步。
　　4、不稳定性及不安全性。由于电子档案内容与形式的独立性，它具有比纸质档案更不稳定的因素。其原始性、真实性、完整性和安全性方面，都更难以保证。
　　二、电子档案管理工作模式
　　1、建立电子档案管理制度。电子档案从形成到开发利用，中间经过很多环节。任何一个环节的职责不清、制度不明或考虑不周，都可能影响电子档案的原始性和真实性。因此，建立电子档案全过程管理制度，明确各方面的职责要求，就显得非常重要。首先，要建立收集、积累制度和严格的归档制度，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，并由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。其次，要对d存储载体有严格要求，明确保护措施，以保证电子档案的质量。
　　2、做好电子档案利用时的保密工作。从信息安全的角度出发，在电子档案的利用中，可采取以下措施：首先，审核使用权限。对电子档案载体的保管人员、数据系统的管理人员、利用者及维护操作人员的使用权限进行审核。其次，划分密级层次。依据电子档案内容的密级层次，进行有效的管理。
　　3、保证电子档案载体的安全。防光、防湿、防尘、防磁，是妥善保管电子档案载体的重要措施。电子档案载体应避光保存，在利用时，最大限度地减少爆光时间和爆光强度。同时可采用去湿机、空调调节系统等设备调节库内温度和湿度，使环境保持在17℃-20℃，相对湿度保持在35%-45%。电子档案要采用密封保存，以防灰尘落在载体上。在整理、保管、利用电子档案时应避开电动机、发电机、变压器、电视机、扬声器、耳机、话筒等退磁或消磁的设备。对电子档案载体进行定期检测和拷贝，是确保电子档案信息的可靠性的重要手段。磁盘每2年应拷贝一次，光盘每5年应拷贝一次，及时做好数据库备份工作，保证信息安全。在计算机系统上要安装防毒、杀毒软件并及时更新，预防病毒对计算机系统进行侵害。使用外来磁盘、光盘时要严格进行病毒检测，确认无病毒后方可使用。
　　4、电子档案、纸质档案并存。纸质档案便于长期或永久保存，而利用较不方便，电子档案便于利用，但难于永久保存。在这种情况下，两种载体的档案会在一定时期内并存。现在普遍的做法是“双套制”，即在保存电子文件的同时，把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件保存。两种载体档案并存要特别注意两种档案内容上的一致性，在电子档案著录、编号、签署、更改、更新时应注意保证电子档案与纸质档案对应相符。档案员应及时对电子档案进行登记、建帐、帐目中要注意相应纸质档案的档号，同时，建立机读目录。由电子档案转换成的纸质档案要及时归入相应档案门类的纸质档案中，按纸质档案管理要求进行管理，并在登记帐中注明其所在的光盘编号及文件名。

《电子档案管理工作的模式》

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