浅议招标代理工作的中枢协调作用

　　摘要：招标代理工作中的中枢协调作用其重要性是由招标代理中介服务的本质决定的。本文结合实际工作从招标单位、投标单位、专家评委、招投标管理机构四个方面，讨论了如何做好招标代理相关的中枢协调工作。
　　关键词：招标代理；协调作用；招标单位；投标单位；专家评委；招投标管理机构
　　近些年，工程中介服务中异军突起的招标代理（以下简称代理）有了迅猛的发展，成为一个新兴的、具有广阔空间的行业。但由于起步时间不长，代理服务只停留在简单的、重复性的程序代理上。在当今国际国内市场错综复杂、竞争激烈的局面下，如何提高代理的工作质量，协调好各方面的工作，成了当前乃至以后相当长一段时期内不容忽视的问题，这也决定了代理公司的生存与发展。代理工作实际是一项社会中介服务工作，其性质决定了此项工作成为有关各方利益和矛盾汇聚的焦点，它既是招标单位和投标单位联系的桥梁，也是招标管理机构管理、规范招投标行为的中枢。能否做好相关各方面的协调工作，不仅影响到代理服务工作的质量，也可能影响到招标活动的成败。本文着重结合代理工作的实践经验和实际状况，探讨代理工作的中枢协调作用。
　　1与招标单位的关系
　　代理工作是在接受招标单位委托的前提下开展的，可以说没有委托就没有代理工作。因此如何处理好与招标单位的关系，为其提供高质量的服务，成为代理工作的重点。根据招标业务的对象不同，招标业务委托方的性质也是多样的，有业主方、项目管理公司、主管部门、项目投资公司等。由于招标单位的性质不同，他们对代理单位的信赖程度和具体招标工作的要求也不一致，而代理服务原则是不变的，即认真负责地与招标单位沟通，听取招标单位的意见和建议，不断完善招标文件、提高整个招标工作的质量，通过合法的程序最终为招标单位选择满意的中标单位。
　　代理单位为招标单位提供的服务，根据工作性质大致可以分为程序性工作和技术性工作。程序性工作主要包括协助招标单位办理报建、协助招标单位审查投标单位资格、组织投标单位踏勘现场和答疑、组织开评标、协助招标单位确定中标单位等内容；技术性工作主要包括拟订招标方案，编制资格预审文件和招标文件，编制工程量清单和标底，草拟工程合同等内容。程序性工作强调的是合法和高效，技术性工作强调的是高水平和高质量。招投标相关法律法规中对程序性的规定是相当明确和严格，对相关规定的熟知和熟练运用，对于代理工作者是一项必不可少的基本功。要练好这项基本功，首先要掌握好现有的各项规定，同时还要在工作中及时收集并学习好行业内有关新规定、新方法，并把它正确地运用到实践中去。在程序性工作过程中，代理工作者一定要注意做好与招标人的沟通工作。在代理服务对象中有很大一部分人对招投标工作不了解，有些招标人虽然有一定的知识，但是并不能跟上最新的形势变化。作为代理工作者在对待这些要求时不能简单地回答，更不能情绪化对待，要认真地摆出相关规定的文件，耐心地做好解释工作。
　　代理业务中，由于代理业务涉及的专业面广，技术性的服务才是代理工作的重点。程序性工作和技术性工作在实践中融合贯穿于代理服务的始终，特别是在一些关系到招投标工作的重大规定出台时，代理人员一方面要及时与招标单位沟通，取得招标单位的信任，以保证招投标工作的进展；另一方面要抓紧业务学习，尽快理解并能够熟练运用。
　　2与投标单位的关系
　　在代理工作中，代理单位与投标单位的关系.是需要协调处理的各种关系中最敏感、最容易出问题的环节。代理人员如何把握好自己的工作位置，切实贯彻好“公开、公正、公平”的原则，成为这个环节的关键。严格地讲，代理单位与投标单位之间是不存在服务关系的，代理单位服务对象仅限于招标单位。“既要服务好招标单位，又要服务好投标单位”在实践过程中被证明存在冲突的。从招投标工作程序上看，代理单位与投标单位之间的接触被严格限制在投标报名、发标、现场踏勘、答疑、开标和办理中标手续等几个环节上，特别是从最后一份答疑等补充招标文件到达各投标单位之时起到公开开标之前，两者之间关系到该项目的任何实质性接触都是被禁止的。而在实际工作中，投标单位与代理人员接触的情况时有发生。在这种情况下，代理人员首先要把握好原则，不能违背相关规定，要注意工作方法，必要时征得招标单位的理解。
　　另一方面，代理单位与投标单位之间虽然不存在服务关系，但并不是指代理单位不需要协调好与投标单位的关系。项目的招标工作是否顺利进行，与投标单位的在程序上配合是密切相关的。招投标工作是一项程序严密的工作，各个环节紧紧相扣，一个环节脱钩会影响到后续工作的正常进行。代理单位所要做的主要工作就是获得投标单位的配合，以保证招标工作顺利运行。代理单位首先要做的是保障在工作过程中不限制合理的竞争。例如招标文件中不应有限制合理竞争的条款，尤其是商务标部分不能以过高的暂定金额和指定金额来弱化造价的竞争。只有有了合理的竞争环境，投标单位才能认真地投入力量做好投标工作。同时，合理、充分的竞争所得到的结果对招标单位也是有利的。其次，代理单位在工作中对投标单位应给予充分的尊重和帮助。例如代理单位在发标、现场踏勘、交纳和退还投标保证金等工作中应与招标单位做好协调工作，为投标单位提供一定的方便。
　　3与专家评委的关系
　　在代理过程中，代理人员与专家评委的接触应该仅限于以下两个环节：接受招标人委托，通知专家评标事宜以及评标阶段（包括询标工作）。除此以外的任何关于招标项目的接触均是被禁止的。
　　在与专家评委的接触中，代理人员主要应完成好以下两方面工作：一方面，应做好招标项目和招标文件的解释、说明。由于现有专家库的局限性，随机抽取的专家难免存在业务素质良莠不齐、专业不对口等问题，代理人员对相关事宜的解释、说明可以使专家评委能够比较全面地了解项目的特征、掌握评标办法的要求；另一方面，应协助招标管理机构做好评标秩序的维持工作。遇有极个别专家毫无理由甚至故意与其他专家判断相反，大幅度拉高或压低某投标单位的评分，在评标会上极力评论某投标单位投标标书，而影响其他评委公正评标等情况时，代理单位要协助管理机构予以制止，并配合好管理机构做好调查工作。
　　4与招投标管理机构的关系
　　保持与招投标管理部门良好的工作关系是所有代理公司必须的工作。这种关系是通过合法和正当的途径获得的。代理工作是招标管理机构管理和规范招投标活动的“中枢”。“中枢”与其两端连接得越紧密，其作用就越大、越有效。要做到这一点，代理人员要有较高的素质，不做“快递员”、“资料员”，保证工作质量；同时要尽到应有的建议责任，及时将工作中出现的各种情况向上级管理部门反映。合理、中肯的反馈和建议可以得到管理部门的认同，对下一步招投标工作的开展是有益的。只要代理单位合规、合理、合法、按程序办事，随着双方信赖关系的逐步建立，自然会建立起良好关系。而这种良好关系可以保证招标工作更加顺利的运行。
　　代理机构所承接的代理业务面很广，涉及到的行业较多。这些不同领域的招标项目，除在招标投标的政策、法律、法规等方面具有商务章节、条款的共性外，在行业特点和技术条款上的有很大的差异。目前，代理从业人员往往对行业和技术比较生疏，过多地依赖招标人提供相关的资料，在把他们提供的原始资料纳入项目招标文件中时，经常出现对技术条款、功能要求、质量水平、验收标准等方面描述得不明确、不贴切、不准确，这就直接造成了投标人对项目的理解出现偏差，导致开标、评标时产生异议，甚至中标后项目实施过程中或交付验收时供需双方意见不一致。代理业务就象是整个建设链中的一个大的节点，通过这一步的工作，意味着一项工程正式开始从纸面上走到地面上。站在这个大的节点上，代理工作者只有具备了前观后瞻的视野和比较广阔的技术知识才能够胜任。
　　参考文献
　　[1]成虎《工程项目管理》,北京,建筑工业出版社,2000年。
　　[2]尹贻林.工程造价确定与控制[M].北京:中国计划出版社,2005.
　　[3]佘健明.工程咨询概论[M].北京:中国计划出版社,2003.

《浅议招标代理工作的中枢协调作用》

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