浅谈档案工作亟需注重灾害的预防工作

　　〔摘要〕：灾害严重影响档案文献的安全，要采取切实可行的预防和修复工作，以使档案损失减少到最低程度
　　〔主题词〕：档案，灾害，预防，修复，工作
　　1、灾害防范与档案管理的重要性
　　1.1档案灾害的类型
　　档案是人类社会和自然社会进步的历史写照，是非常宝贵的资产。如何做好新时期的档案维护工作，是摆在我们各级档案工作者面前非常紧迫的重要课题之一。灾害一般分为自然灾害、人为灾害和可预见灾害三种，没有预警特征的不期而至的“自然灾害”（如地震、台风、火山爆发、洪水）、“人为灾害“（如纵火、战争及恐怖活动、电力中断、化学物质泄漏）以及可预见灾害（如昆虫及啮齿动物破坏、霉菌和湿气侵袭、天花板及管道漏水）等都有可能对档案文献资料资料造成部分损害或永久性无法弥补的破坏，从古至今有许多文献被毁的历史事件。清代的八国联军火烧圆明园，不仅使园内建筑毁于一旦，且园内文物被抢、砸、烧殆尽。1976年唐山大地震摧毁了包括唐山市档案馆在内的几乎所有的城市建筑设施。2004年印度洋海啸给印度尼西亚受灾地区的各类档案和文件保管机构带来了巨大损失，伊拉克战争期间，连绵的战火使成千上万的文献、图片、声像等资料化为灰烬。因此，灾害预防和安全对于保护和保存档案文献资料至关重要，通常而言，对灾害早期的预防比起灾后的重建会更加有成效。
　　1.2档案防灾体系建设
　　任何一种灾难在任何时间都有可能袭击一个机构，但是如果采取了有效的灾难预防措施，将最大程度的可以避免损失或者减少损失。在灾害发生前，任何灾害都有它的不可预见性，都不会在发生前和我们打声招呼，让我们有充分的时间去进行准备，因此，制定一个完善的防灾计划是一项未雨绸缪的极其重要的工作，有助于决策机构有效地应对紧急情况，这样，才能避免被突发灾祸打得一蹶不振，最大限度地减少灾害对档案资料和文献的损坏，那么，怎样来制定一个完善的计划呢？首先要成立一个防灾减灾领导小组，确定档案工作应急机制，明确责任人名单、人员住址、联系电话，其次将应对各种灾害所需的设备、供给、计划、实施方案、储备地点等详细列表，并及时更新，告知领导小组及所有档案管理人员，如果相关工作人员对应灾方法不熟悉，就会浪费许多宝贵的时间，贻误时机，增大灾害的损失。1997年，国际档案理事会灾害预防委员会制定出版了《档案馆灾害预防指南》，旨在教育人们在面临各种各样的自然或人为灾害时如何最大限度地减少防灾操作的紊乱性及灾难可能造成的经济损失。如何对全体员工进行“潜在危险评估、制定防灾措施、临灾急救与应对、灾后快速平稳地进行文献的修复等”技能培训。制定防灾措施，临灾急救与应对，灾后快速平衡地进行文献的修复等技能培训，极大限度地避免灾后修复过程中对文献的二次损害。
　　2、档案管理防火予案体系
　　“天有不测风云，人有旦夕祸福”。谚语所描述的灾害必竟是少之又少，最普遍的灾害还是来源于人为灾害，如火灾、水灾是档案馆最主要的不安全因素，对于档案文献而言，由于火灾极快的速度和极强的破坏力（火灾过后的档案文献基本不可再用或不复存在），被认为是最具杀伤力的不安全因素，大多数情况下，火灾中的纸张文献都不可再用。由于档案馆中有数不尽的易燃物质，如书籍、档案、手稿、录影带、室内涂层、壁橱、室内陈设品等。档案馆内的供电系统、取暖设备、空调、办公室电器、吸烟、老鼠（可以破坏电线而引发火灾）等都是可能引起火灾的潜在因素。因此，火灾容易在图书馆和档案馆中引发，所以，对潜在火灾建立早期检测或预警机制对于防止火灾的发生就显得尤为重要。就这点而言，档案馆的各个部位应当配备火灾感应器和报警系统，有条件的单位最好将火灾报警系统和消防部门的连接进来。国际档案理事会推荐烟感应器（主要有离子型、光电型和红外型三种感应器）而不是热感应器，因为烟感应器可以检测到低热状态下的无烟燃烧。当类似无烟燃烧发生时，它可以发出警报而避免由于火太大而变得无法控制。所有的感应器和报警器应该按照说明书上的要求而做常规检测和维修。由于水是灭火效果最好的，但考虑到档案馆的特殊性，因此，除非万不得已，不应当使用水性灭火设备，。应当采用干粉灭火器或其他非水性的灭火设备。
　　3、改善档案管理基础设施和保障条件
　　3.1档案文献的防湿
　　除了火灾外，防火、防虫等也是档案部门保护文献受损的常规性工作之一，档案库房的防虫措施、防霉菌和潮湿气等，相对我们北方来说，气候干燥的时间长，湿度不是很大，因此，霉菌的侵害不是很强，可以采取化学杀虫法、薰蒸法，除湿剂的使用来完成，方法比较简便易行，用实心的厚墙体结构达到库房内部的温湿度是我国古代档案馆建筑的经验（如皇史宬的墙体最厚处达6米），因此在建馆时可考虑适当地把墙体加厚。
　　3.2档案文献的防水
　　防水除自然水灾外（如山洪），一般来说其它水灾都是可早期预防的，如在档案馆选址时尽量建在免受洪水威胁的地点，档案馆的建筑要采取抗震设计，档案馆藏室内尽量避免有管道通过，（如上下水管道）。对我们东北而言，热力管道的跑水也是库房水祸的一个潜在危胁，因为我们冬季有漫长的六个月的供热期，二00一年，我馆因为热力管道老化造成二次跑水，使馆藏图纸不能利用，虽然后期经过搜集的补充齐全，但毕竟投入了大量的人力和物力，造成了一定的经济损失。而这些损失在一定条件下是可以避免的。因此在取暖期内，需经常会同有关部门及时检查，发现问题及时解决，避免发生水灾等意外灾害。如不慎发生水灾，要在第一时间进行抢救，主要采取1、自然干燥法。当档案库遭受水灾后，应尽快打开门窗，使空气流通，如有条件，应使用风扇或通风机，加快空气流动，驱散室内的潮湿空气。同时，对现场进行灭菌处理，以防止霉菌滋生。为使水淹档案尽快干燥，可将其移至低温干燥环境中，首先擦去纸张上的表面水分，然后将其竖放在桌面上或书架上干燥。当其达到半干状态时，为避免纸页粘连，应将其逐页翻一遍，中间垫上一张毛边纸，当干燥到一定程度后，将档案平放在桌面上，在其上面放重物加压，并继续进行干燥。这样可以使纸张不起皱。2、去湿机减湿干燥法。为使水淹档案迅速干燥，可将水淹档案放在密闭环境中，开动去湿机，加快水淹档案中所含水分的释放速度，从而提高干燥速度。干燥过程中，为了使档案制成材料不受到损坏。因此，千万不能把水淹档案直接放在阳光下暴晒。
　　3.3预防盗窃和恶意损坏的措施
　　预防盗窃和恶意损坏对保护档案馆中珍贵的资料亦很重要。通常，最好的预防是在馆室周围及内部建立24小时监控警报设施（监视器应该可以看到馆室周围及内部360度范围之内的情况）在工作时间，工作人员和用户最好只有一个入口和出口。如果条件允许，出口处应一直配备工作人员。在档案室,来访人员只允许带笔和纸进入阅览室,来访人员不得进入储藏区域。此外，档案馆安全经常被忽略的是极少数职员的偷窃行为。职员偷窃可以导致相当数量的文献资料丢失，因此如何严格挑选、录用新职员和加强对职员的职业道德教育就成为档案馆人力资源部门应深思的问题。
　　总之，档案管理工作面临各种难以预测的自然灾害和人为灾害，但只要我们建立健全防灾、减灾规划，驾驭对灾害潜在因素的预见，建立健全长效的档案文献保护制度，并在档案法规、档案教育和档案管理中予以落实，就会在灾害中把档案文献的损失降到最低。
　　

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