浅谈供热企业工程建设档案管理工作

　　摘要：供热工程建设档案是供热企业对管网、锅炉等供热工程建设过程的真实记录，对工程建设起着监督和验证的作用。本文根据当前供热企业的现状，有针对性地提出了相应的建议和措施。
　　关键字：供热企业、工程建设档案
　　供热工程建设档案管理是供热企业在管网、锅炉等供热工程前期准备、工程实施、竣工验收等各个阶段过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的文件材料，对工程质量起着监督和验证的作用。
　　供热工程建设档案点多面广，资料分散，收集填写及整编都存在一定的困难，因此，科学地进行档案管理，多层次、多方位、多形式向供热企业和社会提供可利用资料，是实现供热工程建设档案自身价值的重要途径，也是档案工作的根本目的。
　　一、供热工程建设档案资料的特点
　　一般供热工程建设项目投资大、周期长、环节多，所形成的档案有以下特点:一是档案资料数量大、种类多。供热工程建设是一项复杂的系统工程，从项目立项、核准到开工、建设和项目竣工，周期较长，期间所产生的文件包括勘测设计、招标投标、土木工程、设备安装、管网敷设等资料，形成数量巨大、种类繁多的供热工程建设档案。二是档案资料综合性强。供热工程建设涉及牵涉到水、电、消防、市政、生态环境、土木工程及土地征用等各个方面，使形成的供热工程建设档案综合性高、专业性强。三是档案资料保存价值高。供热工程建设档案产生于供热工程项目建设的参建各方，涉及到质量评定、阶段验收和竣工验收以及日常管理中不可替代的重要依据，也是在工程建成后进行运行、维护管理期间不可缺少的参考资料。
　　二、供热工程建设档案管理存在的问题
　　1、档案管理的意识不强，各项规章制度执行不到位
　　当前，由于企业及施工各方对档案意识相当薄弱，档案管理人员对形成的原始资料不注意及时存档，未按要求定期检查参建单位工程档案整理情况，致使工程完工后资料短缺。而且，由于供热工程建设档案管理规章制度不健全，实施细则未及时跟上，缺乏完善的约束机制，造成执行不到位，而供热工程建设一般牵扯多方，且各自相互独立，容易出现档案管理工作相互推诿、搪塞以及不愿配合、不予支持等不良现象。
　　2、档案管理人员配备不足且素质不高
　　档案管理的前提是人才管理，要想提高工程档案质量，要求档案管理人员具有较强的专业知识，而一些小型供热企业和施工单位往往只重视供热工程项目的经济效益，而对供热工程建设档案管理不重视，配备的档案人员少，而且从事工程项目资料管理的人员大多是临时抽调、没有经过专业培训的人员，他们身兼数职、不稳定，又不了解其专业知识、工作程序、行业标准，对档案资料的收集、整理、归档等环节不规范、不标准，使档案不能真正反映建设项目的实际情况，在工程竣工、移交上带来很多不必要的麻烦。
　　3、档案归档不及时且质量不高
　　有的供热工程建设长达数年,其中征地、环境保护批复等重要文件办理周期较长，而档案文件的收集整理工作又具有持续性、阶段性和成套性，部分供热企业对重点供热工程建设过程中形成的资料未及时收集和妥善保管，档案资料不能按规定及时移交和定期整理归档，远远滞后于工程建设的进度。一些锅炉、管网等工程项目的竣工图归档不完整，修改不到位，造成竣工图与工程实际不相符；数据误差时有发生，相关责任人审核签署时经常漏缺不全，有些工程图纸编制不规范、标识不统一，极易导致竣工图出现误差和失实。等到工程项目完工后需办理竣工验收手续时，又重新组织大量的人力、物力,突击补充档案资料，而此时由于周期过长，致使档案资料的真实性、完整性、准确性受到影响。
　　三、对供热工程建设档案管理的建议
　　1、加大宣传和培训力度，增强档案意识
　　为了实现供热工程建设档案的有序管理，增强企业档案意识，要进一步加强工程档案宣传培训，将相关制度、归档文件范围、分类标准、整理流程到各个参建单位，并进行有针对性的讲解、答疑，确保工程档案的完整、准确，提高他们做好供热工程建设档案管理的自觉性和责任感，及时将工程建设过程中形成的资料归档并送交专门档案管理人员，避免档案的丢失，确保工程档案的完整性。
　　2、强化管理、完善标准，不断建立健全供热工程档案管理制度
　　加强对档案工作的集中统一管理是供热工程档案完整规范的重要保证，为此应根据国家及行业的有关法律法规，结合供热工程建设情况，不断建立科学、合理、适用、可操作性强的工程建设档案管理制度，对组织体系、职责、考核以及文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、移交等流程，都做出明确规定，实现档案管理规范统一、有章可循。同时应成立档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，将档案管理工作纳入工程建设目标管理,并将其纳入有关部门的职责范围，明确责任指标，严格考核，确保工程档案的规范性和完整性。
　　3、加大监管力度，及时搜集档案
　　为实现工程档案及时归档和案卷的真实性、准确性，需做好工程档案事前介入、事中控制、事后把关工作，使其渗透于工程建设各阶段、各环节中。档案人员或兼职档案人员主动到现场询问和了解工程进展情况，及时掌握工程信息，跟踪提供业务指导，确保工程竣工后的竣工图、竣工验收材料及施工期间的工程档案资料准确齐全，严格把好施工中形成的所有工程资料的质量关，尤其是工程的关键部位、隐蔽工程等档案资料，必须给予适时的检查和指导，发现问题及时解决。
　　4、加快供热工程档案信息化步伐，不断提高供热工程档案科学化、现代化管理水平
　　随着科学技术的不断发展，电子档案逐渐普及，这为工程档案的科学化、现代化管理提供了良好的条件，档案工作不再局限于纸质，而是通过一套既能迅速地完成目录输入、修改、打印,又能准确快速地进行数据审核、转储、查询、统计等操作的档案管理软件实现，这给档案工作带来了巨大的挑战，为了应对挑战，要求档案管理人员必须熟练掌握档案管理软件的应用技术，加快纸质档案信息的录入速度，能够及时准确、完整系统地把档案资料电子化，建成档案目录系统数据库，实现纸质档案与电子档案的同步管理，实现档案信息资源共享，为供热工程建设服务。
　　供热工程档案是供热企业在工程建设过程中不可或缺的一项重要工作，涉及到工程建设的方方面面，因此必须把供热工程档案工作纳入科学化、规范化的管理轨道，全面规范企业档案工作，提高现代化管理水平，为建设一流的供热工程项目提供档案方面的保证。

《浅谈供热企业工程建设档案管理工作》

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