地勘单位人事档案管理中存在的问题及对策

　　[摘要]人事档案是记载职工在工作中的个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作作风、工作实绩、薪酬福利待遇等内容的重要资料，是人力资源管理与开发的重要依据，本文从地勘单位实际出发，寻找地勘单位在人事档案管理中存在的问题，剖析主要原因，并从根源寻求解决对策，为地勘单位人力资源开发利用提供可靠人事信息。
　　
　　[关键词]人事档案，管理，对策
　　随着我局事业单位编制的重新确认，对人事管理也提出了更高的要求，加强和规范人事档案管理，是作为人事管理中最基础最重要的工作之一，它是人事管理信息的重要载体，是知人善任、选贤举能的重要依据，管好用好人事档案，对人力资源开发与利用起着重要作用。
　　但从近年来工作经历中，笔者发现，现有的地勘单位人事档案管理仍旧存在一些不足之处，导致在人事关系转移，干部任用、退休审批等方面遇到不少问题，难以起到应有的作用。
　　一、存在问题
　　笔者在实际工作中发现，地勘单位人事档案管理中存在的问题主要有以下几各方面：
　　1、人事信息收集不全。按照人事档案管理规范的要求，所有岗位职称变动、学历学位变化、奖励处分材料、年度考核表、工资审批表、离退休审批材料等均要存入个人档案。但从目前情况来看，各单位人事档案中均有不同程度的缺失，欠缺材料最多的是干部任免呈报审批表、年度考核表、奖励处分材料、离退休审批表等。
　　2、信息填写不够规范。档案中最严重、错误最多的是：姓名用字比较随便，乱用多音字，甚至还有的人用错别字，“出生年月日”、“参加工作时间”、“入党时间”、“学历”等前后不一致，填写表达方式不够清楚明朗，如：填写工人身份的现任职务（岗位），表达不完整，很多都只填“工人”两字，没有把具体的岗位写清楚。
　　3、档案书写工具不规范。同一档案中归档材料用纸五花八门，A3、A4、16K的办公用纸都有，没有按照档案规范要求只用16K规格的办公用纸，有的档案材料上没有使用黑色或蓝黑色墨水填写，而是用圆珠笔、纯蓝色墨水和复写纸书写，时间长了容易褪色。
　　4、档案装订顺序比较混乱。没有严格按照干部人事档案十类材料装订归档的目录顺序要求进行，有倒装、错装、混装和漏装现象。还有的甚至是散装、用订书钉装钉等。
　　5、涂改现象比较严重。少数人员干部人事档案中涉及出生时间、参加工作时间多处涂改严重，同一档案材料中前后不一致，给准确认定干部出生时间、参加工作时间和入党时间带来诸多不便。
　　二、主要原因
　　以上问题的存在给地勘单位人事档案管理和使用带来了很多的问题，分析存在这些问题的原因，笔者认为主要是：
　　1、制度不够健全。地勘单位长期以来的人事档案均由人事管理部门兼管，缺少一套规范的人事档案管理制度，没有配备专职的人事档案管理员，有相当一部分人事干部由于平时工作繁忙无时间学或由于人员更换频繁没来得及学档案业务，形成对档案业务知之不多甚至全然不知，不知道哪些材料需及时归档，致使人事档案中材料短缺严重。比如有的奖励审批机关，不知道将材料移送管档部门，认为应由本单位保管，也是形成档案资料短缺的一个重要原因。
　　2、历史原因造就。众所周知，地勘单位几经分分合合，经过多次的变更，至上纪世七十年代才基本稳定下来，在这过程中人事档案的管理不规范是可想而知的，另外在九十年代处于一个比较低迷的时期，经济情况低下，人员队伍涣散，整个单位的运作基本处于停滞状态，最基本的工作生活都无法保障，更别提人事档案的管理问题。因此，经历过这一特殊时期的职工，基本都在个人档案中存在着近十年的缺口。
　　3、档案意识淡漠。有的职工认识不到个人档案的重要性和必要性，不懂得个人档案是组织了解和选拔任用自己的重要来源，随意填写个人信息，导致个人人事档案信息混乱，给职工提任调动、退休等造成影响，不知道报送、不及时报送应该归档的个人档案材料给管档部门，长时间地存放在职工个人身边，久而久之就会出现个人档案材料遗失或破损的现象，给自身带来不便的同时也给单位人事档案规范管理产生影响。
　　4、传送渠道不够通畅。由于我局的产业结构调整，导致一部份职工工作岗位与人事管理分离，用人单位不管人事档案。由于缺乏认识，没有及时对人事信息变动进行报送与移交,或者交到了无权管档部门，而这些部门又没有及时移交有权管档部门。人事档案管理单位又不及时跟踪催收有变动的信息，出现了信息传送不顺等现象。有的借阅或调阅档案单位不及时归还。有的人员跨地区或跨行业流动后，人事档案没有及时转移。
　　5、工作力度不到位。由于管档人员严重不足,实在顾及不暇；或由于管档人员责任心不强，也不积极主动向有关部门索要档案资料，不及时将资料装进个人档案；或由于基础资料台账不全，档案底数不清,缺少档案资料根本无从查起和补起。
　　三、改进措施
　　通过以上对地勘单位人事档案管理和使用中存在的主要问题及其产生原因的分析，笔者认为，必须从以下几个方面采取相应的措施，以改进和规范地勘单位人事档案管理工作，使地勘单位人事档案管理和使用在人力资源管理中发挥其应有的作用。
　　1、要强化组织领导。领导重视是做好档案工作的关键。只有各级领导思想上重视，行动上落实，舍得在人力、物力、财力上投入，经常过问和检查档案工作，落实相应的鼓励政策，才能使档案工作上台阶、上水平。
　　2、要强化队伍建设。一方面要选好配足管档人员。要按照《干部档案工作条例》第7条的规定，配足配强管档人员，把那些政治上可靠、作风正派、责任心强、具有中专（或高中）以上学历的共产党员选调从事干部档案管理工作。另一方面，各级领导要真正关心广大组织人事干部和管档人员，落实应有的政治经济待遇，要妥善地解决他们的职级待遇，按国家统一规定评定专业职称，才能让他们安心本职，保持队伍相对稳定，才能充分发挥各自的积极性与创造性。对那些为档案工作做出贡献的同志，应给予表扬和奖励；对失职者，应视情节轻重，给予批评教育直至纪律处分。
　　3、要强化责任意识。要搞好干部档案工作，不但需要各级领导的齐抓共管和每一位干部的共同支持，更要靠各级组织人事干部和管档人员的不懈努力。要不断强化各级各类干部的档案意识，尤其是各级组织人事干部和管档人员的责任意识。干部本人要将应该归档的材料及时送交档案管理部门进档。管档人员要扎实做好各项具体细致的工作，要全身心地投入，把大量的工作做在平时。必要时还要抽调素质高、业务精、肯吃苦的人员，集中人力、集中时间、集中精力，帮助管档人员突击清理干部档案。
　　4、要强化业务培训。要加强对管档人员和各级组织人事干部经常性的档案业务短期培训。对管档人员，主要是以自学为主、组织培训为辅。档案业务培训主要是采取举办短期业务培训班的形式，进行系统档案业务培训和干部档案观摩活动。自学主要是为他们订阅档案业务书籍，以期达到准确地掌握档案管理知识，熟练地运用到档案工作中去，自觉地做好档案工作。对于干部个人，要让他们了解哪些材料应该归档、怎么归档，对应该归档的材料如何进行规范化的填写，要编发规范化的档案材料填写说明，并提出有关填写要求。对档案用纸规格和书写工具提出明确要求。
　　5、要强化工作力度。管档人员要培养踏实细致的工作作风，要甘于奉献、乐于清贫。平时要经常地做好档案材料的搜集、审核、甄别和归档工作。要严格按照档案十类材料的先后顺序进行规范化管理。各个管档部门每年要对所管理的档案进行一次检查核对，发现问题及时解决。对干部档案审核工作中发现的短缺档案材料，要多方查找，尽量找到原始材料，实在找不着的，则要进行弥补。
　　6、要强化监督管理。要建立一整套完善的档案管理制度，并狠抓落实。人事档案要明确专人管理，要严格借阅、传递审批手续。查阅档案要按管档人员的要求进行，杜绝涂改档案现象的发生。要建立档案资料基础台账，要摸清档案底数。移交档案材料要经审查合格方可进行，对“三龄一历”材料的填写必须按组织人事部门审定的填写。各级组织人事部门要定期召集有关部门会议，对干部档案形成及归档提出明确要求，建立健全相关制度并狠抓落实。
　　随着人事管理的日益规范，人事档案的重要性也日益凸显。为了给人事的任用、调动、离退休等方面提供有力的凭证，我们人力资源部门一定要提高对档案管理重要性的认识，努力学习档案管理知识，配齐档案管理人员，提高工作的积极主动性，进一步完善人事档案的管理工作，提高地勘单位人事档案管理的水平，发挥人事档案的最大作用。
　　
　　作者简介：
　　林丽清（1974—），女，福建省莆田市人，经济师，现就职于福建省197地质大队，主要从事人力资源管理。
　　
　　参考文献：
　　1组通字[1991]13号：《干部档案工作条例》：
　　2中级发[2009]12号：《干部人事档案材料收集归档规定》
　　3张玲、马骁勇：人力资源管理与企业人事档案管理[J].兰台世界.2010年12期
　　4林旭娟：改制企业人事档案管理亟待加强[J].档案与建设.2003年04期

《地勘单位人事档案管理中存在的问题及对策》

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