如何做好建设项目档案的管理工作

来源：职称驿站所属分类：信息管理论文
发布时间：2013-01-10浏览：38次

　　摘要：对工程中的档案资料进行管理,实际上即对工程施工整个过程里涉及到的相关资料进行收集、整理、进行合理编制并且归档、保管。因为工期较长,因此资料的形成也需要较长时间。本文结合工作实际，提出一些如何做好建设项目档案管理工作的建议，仅供参考。

　　关键词：建设工程,档案管理,措施

　　建设工程档案是建设工程的有机组成部分。建设工程立项文件是建设工程项目决策、审批、确立过程的真实记录，在建设工程施工之前，建设工程档案就开始产生并积累。在项目开工建设前已经形成并积累的文件被称为建设工程准备阶段文件，项目经费落实和项目预算编制、概要设计、招投标、及项目具体实施的根本依据。而项目预算、概要设计、招投标产生积累的文件材料又是项目勘察测量、详细设计的依据。如果把这一个文件积累过程从建设工程中剔除，建设工程是根本无法成立，也是无法开展的。在建筑材料如钢筋、水泥、砖块等使用前，必须要经送检合格才能使用，这些检测文件材料是非常重要的依据。在建筑材料使用进程中，应该根据指令实施，如用什么标号水泥，怎么配比，用量多少等，在实施中还有旁站监督记录和检测记录，出现了问题还有调整指令和变更说明等等，这些都需要工程资料来指导。

　　建设工程档案直接反映建设工程质量的好坏。建设工程质量关系到人民的生命财产安全，因此,质量问题是重中之重，建设档案的管理好坏也直接影响到工程质量的好坏，随着建设工程项目广泛实施和现代科学管理思潮的发展，对建设工程质量有了严格的定义，即建设工程质量是指工程满足业主需要的，符合国家法律、法规、技术规范标准、设计文件及合同规定的特性综合。相信在档案管理的前提下，工程质量也会更加得到重视。下面是一些如何做好建设项目档案管理工作的建议。

　　1、各级领导要高度重视建设项目档案工作。工程建设是百年大计，工程建设项目档案同样是百年大计，有了工程没有档案将后患无穷。工程项目从立项开始，主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。

　　2、加强对建设项目档案工作的组织领导。成立建设项目档案工作领导小组，建立建设项目档案工作人员网络体系，明确每人的工作职责，加强考核，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。

　　3、定期召开建设项目档案工作会议。项目建设单位对建设项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议，汇报项目档案工作进度，安排布署下步工作。

　　4、加强建设项目档案管理制度建设。俗话说“没有规矩，难成方圆”。建设项目由于规模大、工期长、形成材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化，仅靠档案管理部门或建设项目管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此，加强和完善有关的制度建设，就成为做好建设项目档案管理工作的根本保障。

　　5、坚持执行“四同步”制度。即：企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步。以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作。

　　6 、项目建设单位档案部门及时介入。项目管理部门往往不懂档案管理，不知道项目档案的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等，等到工程项目要竣工验收，提到项目档案验收了，才知道项目档案还有整理要求，安全保管有库房“八防”等验收内容，这时往往积累了很多工作需要处理，搞得很被动。因此，建议项目建设单位档案部门及时跟踪项目建设进度，及早介入对项目档案工作进行业务指导，并对有关人员进行档案业务培训。

　　7、档案部门必须参加竣工验收。审阅工程档案是竣工验收的法定内容，档案部门参加竣工验收，是保证工程档案资料质量的关键。档案部门在工程档案验收工作中，要把工作的重点放在档案初验阶段，各项归档材料要切实做到“图实相符”、签字手续完备。对初验中发现的问题，要求相关部门及时解决。在掌握验收标准上，要坚持高标准、严要求、不马虎迁就，以确保项目档案的质量。

　　8、项目档案整理工作前移。每个建设项目，特别是投资大、周期长的项目，往往参建单位众多，形成的文件材料多而杂，如果都由建设单位来整理则要投入相当多的人力、物力和精力。建议项目建设单位在签订招标合同时就把项目档案的整理要求明确提出，每个参建单位形成的材料，由形成单位负责整理好，向建设单位项目管理部门或档案部门移交。

　　9、强化对重点档案的收集。项目档案是项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，包括建设项目从提出立项到建成投产全过程中形成的应归档的各类文字、图纸、图表、计算材料和声像材料。项目档案验收时抽查重点为项目前期管理性文件、竣工文件、隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议等。项目建设单位一定要把项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，采取有力控制措施，明确要求各有关单位，及时收集项目建设有关文件材料。根据我们这些年项目档案验收的工作经验，一些重要的声像材料，如项目开、竣工仪式的照片、录音(像)带等也是收集的难点。另外，竣工图章的签署也是不容忽视的，在实际工作中竣工图好多是从施工图直接转化而来的，没有经过任何改变，所以有的单位就把施工图作为竣工图保存了，这里要强调的是，施工图可以作为竣工图保存，但必须要加盖并完备签署竣工图章，否则施工图就不能作为竣工图来保存。

　　10、整理出一套单位工程与项目档案档号对照表。现实工作中，特别是建设周期长的工程，其实际施工的单位工程名称往往与当初设计时的名称不符，或者实际施工时把一个单位工程分成几个密切联系的单项工程，这样就会造成实际竣工资料与单位工程不符的情况发生。如果整理出这么一套对照表，不仅有利于项目档案验收时的及时调卷，而且对日后项目档案的查找利用有很大的益处，可以作为一种非常不错的检索工具，不失为一种一劳永逸的做法。

　　11 、项目档案及时纳入单位档案部门集中统一管理。根据《重大建设项目档案验收办法》，建设项目档案的验收内容包括三个方面：一是项目档案的基础管理工作;二是项目档案的完整、准确、系统情况;三是项目档案的安全状况。可见项目档案的安全保管也是项目档案验收的一个重要内容。因为项目档案验收，一方面是为了保证项目档案的完整、准确、系统，另一方面要保证项目档案的安全，以确保项目建成后的不时之用，通常一个单位的项目筹建部门一般没有条件实现对项目档案的安全保管，把项目档案及时纳入单位档案部门管理，一方面有利于项目档案的验收，另一方面也有利于对档案的集中统一管理，切实保证项目档案的完整和安全。

　　工程档案的管理是整个工程建设管理中一项重要的基础工作,指建设项目在立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件,包括前期文件、竣工文件和竣工验收文件等。保证工程档案资料的准确、完整和系统尤为重要，因此，如何加强工程项目档案管理工作刻不容缓。相比一般的档案管理，工程项目的档案管理更加具有系统性、专业性。其档案贯穿于工程实施的全过程，对工程项目的一个更加直接有效的控制。因此，在建设工程档案管理已有成效的基础上，进一步完善建设工程档案管理工作，为建设社会主义和谐社会做出切实的努力。

　　参考文献

　　[1] 刘来芳. 对建筑工程技术资料管理若干问题的分析和建议. 城建档案, 2007,(09) .

　　[2] 张海艳,文毓初. 浅谈工程项目档案的管理. 科技信息, 2009,(02).

《如何做好建设项目档案的管理工作》

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