创新档案信息化建设的策略

　　摘要：文章简述了档案管理信息化内涵及重要性性，在信息化管理的背景下，就档案管理如何适应新形势，积极进行策略调整，创新自己的服务等问题进行了探讨。

　　关键词：信息化,档案服务,创新

　　档案信息化是档案工作的一场革命，是传统档案走向现代档案的一个重要标志。充分运用飞速发展的信息技术，开展档案信息化，在档案工作创新中具有重要作用。具体地说，档案信息化要求档案管理人员重新思考档案管理的新思路，确立信息和网络环境中档案管理与服务的基本框架与方法，实现档案信息的社会化服务。因此，档案信息化是档案工作创新的客观需要。创新是知识经济时代社会发展的主流趋势，创新是社会各项事业兴旺发达的不竭动力及源泉。以计算机为代表的高科技将人类带入了一个崭新的时代——信息时代，档案工作要与时代同步发展，必须开拓创新，而加快档案信息化建设是信息时代档案管理现代化的需要，也是创新档案工作的重要内容。

　　1 档案管理信息化及其内涵

　　档案信息化管理，是指以网络信息技术为基础，对档案信息进行收集整理、开发利用的整个过程，即档案部门使用电子化的手段对档案信息进行处理，并通过计算机网络为用户提供各类服务的过程。现代通信技术的发展，使人类社会进入了信息时代。计算机的普及为全面实现档案信息处理和管理的信息化做了准备。只有在理念上完善对档案管理信息化的认识，加强对计算机档案管理系统的维护，加强对电子文件归档工作的监督和指导，才能确保档案数据库安全，保证电子文件的真实、完整、有效，真正实现档案信息化管理的目标。要在理念上认同信息化管理，我们就必须深入理解信息化的内涵。档案管理信息化不是仅仅使用几台新设备的问题，而是一个系统工程，是由多个方面的因素互相协调、互相制约构成的总体目标。这些方面主要是：适应现代化管理的思想观念，适应电子化网络化的管理机制，体现现代网络信息的设备技术，以及熟练操作的信息化专门人才队伍等组成，我们要利用信息技术对档案服务进行创新，就必须从这些方面的改革创新做起。

　　2档案信息化建设的重要性

　　2.1可改善档案管理工作。只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为业务部门提供高效、优质的服务。

　　2.2可用翔实的档案信息支持领导决策和管理。充分利用档案信息化平台快速统计、分类对比的优势，及时准确的为领导提供数据资料，使决策及时正确，管理措施得当。

　　2.3为业务部门提供智能化服务。档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务，实现资源共享。还可缩短档案编研资料的收集整理期限，提高档案信息利用的时效性。

　　2.4可避免出现“时空黑洞”。随着计算机网络技术的发展和普及，电子政务网、协同办公自动化系统的广泛运用，档案人员要管好档案，就要提前介入电子文件和管理工作中，以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，及时编制机关年鉴等编研资料，使信息发挥最大的效益。

　　3实现档案管理服务创新的策略

　　3.1要转变思想，提高认识，具备现代化的观念。在社会主义市场经济条件下，企业的生产、经营管理都要围绕经济建设、经济发展这个中心。企业档案管理也必须为企业经济发展来服务。在市场经济大潮中，企业不断变化，旧的体制和管理方式逐步要摈弃，而新的体制在逐步形成，要求我们在思想上提高认识，更新观念，推进企业档案信息化管理，适应企业发展的要求。

　　计算机和信息技术的快速发展，已经对档案管理工作产生划时代的巨大影响。随着办公自动化进程的加快，大量机读档案录音、录像、照片等新型电子文档的形成已纳人档案管理。要解决一个观念问题，就是要求我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统的管理方式搬到网络管理上来，而是要借助现代信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些做法进行改革。尽快树立起现代化的观念是每一个档案工作者紧迫的必修课，是促进档案管理步人现代化的第一步。

　　3.2不断丰富档案信息资源是创新的基础

　　档案信息资源数字化是数字档案建设的基本条件和前提，无数字化档案资源库，数字档案部门就没有发挥其职能的物质基础;没有档案资源数字化，档案智能化服务、档案信息网上传递就无从谈起，实现信息资源共享也很难达到预期的效果。档案信息化中的“信息”实质上是指“档案信息资源”，它是档案信息本身和支持档案信息运动的物质基础，那就要求我们积极主动地去挖掘、搜集各种有价值的信息，敏锐地感受社会信息的变化;运用一定的技术手段创造适宜的社会条件，将其视为一种社会资源加以开发和利用。那么，档案信息资源作为档案信息在活动中的基本资源，在量的积累上要达到一定高度，经过整合之后能普遍地应用于社会生活的各个领域，不断丰富和完善档案资源建设，使档案信息不断“数字化”，是档案工作追求的价值目标，也是创新的基础。

　　3.3更新管理手段，改善服务方式

　　3.3.1要实现档案管理现代化

　　通过档案信息化，档案的日常管理、分类、查询等工作都可以由信息系统来完成，通过计算机录入大量的档案信息并编制各种专题目录，真正实现档案资料方便快速检索，实现手工检索向计算机检索的全面过渡，从而大大提高了档案检索的效率。真正把档案部门建设成为一个面向社会、面向大众，为广大人民群众服务的信息中心。

　　3.3.2在服务方式上要创新

　　随着信息技术的广泛应用，档案的保管条件逐步改善，利用范围越来越广，服务方式应随着形势的变化不断创新。一是让公众熟悉和了解档案工作，扩大档案工作的知名度;二是宣传档案意识和宣传档案工作，改变传统的档案利用服务模式，建立起电话咨询、计算机联网等档案利用服务体系，实现多途径、多渠道、全方位主动地服务。对档案信息资源加以分类、分析并进行连接与共享，从而准确、及时、简捷、实用地满足利用者对档案信息的不同需求;三是依托现代化设备和手段，充分挖掘档案信息资源，通过档案信息的上网，提高服务的及时性。

　　3.4提高服务能力

　　先进的技术，需要掌握先进技术的人来控制，我们要提高档案部门的服务能力，就必须从两方面来考虑：一方面是基础设施的完善，使得档案部门的信息管理能力得到提高，从而能为单位和社会提供更多的信息服务。这一方面主要是我们要通过公关等手段，为自己的部门发展赢得良好的换进，从而争取到更多资金和设备。另一方面是档案管理队伍的素质提高，使得档案部门的整个服务过程能更有效率、更有质量。这就要求我们建设一支高素质档案工作队伍，是做好档案工作的基础。要通过多种途径选拔、培养、引进人才，尤其是既懂档案业务又有计算机知识的复合型人才。档案管理人员需要知识更新，开拓视野。档案管理人员需要学习，需要接受新事物、新理念、新知识，为此应该创造一种业务交流、学习的环境，保持公路的畅通，使业务人员开拓视野，昂然向上，思学、思干，能学、能干，不断提高素质和水平，适应现代化管理的需要。

　　结语

　　要实现档案信息化，必然需要档案工作者改变传统的思想观念，按档案工作现代化的要求，自觉学习和更新知识，运用现代技术和信息技术于档案管理工作的实践，变档案整理保管者为档案信息开发运用者。这一切都源于开拓创新，不断创新新的档案管理工作制度和方式。这就要求档案工作者重新思考档案管理中出现的新情况、新原则与新理论，创新信息和网络环境中档案管理与服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。

　　参考文献：

　　[1]杨公之，《档案信息化建设实务》，中国档案出版社，2003.

　　[2][4]李爱妹，加快信息化建设不断创新档案工作.上海造船，2009.

《创新档案信息化建设的策略》

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