信息管理论文信息时代档案管理新技巧

 　　信息科技化发展建设运用是现在社会改革管理中的一个主要方面，文章主要介绍了信息化在档案管理中的技巧模式等等。本文选自：《中国信息导报》,《中国信息导报》道新经济环境下业内的新问题、新经验和新模式，跟踪国内外信息业发展的动向、热点和重大事件，把握信息时代脉搏。它的读者群面向全国各级科技部门、各级科技信息服务机构以及企业、科研院所、高等院校的管理者和广大信息工作人员。

　　摘要：21世纪是信息高速发展的时代，现代档案信息管理与传统上有很大的不同，需要既懂档案学又掌握了先进的信息技术的“复合型”人才方可胜任。这里的“现代信息技术”主要是指计算机网络与通讯技术、声像技术、多媒体技术、数据库技术、数据存取技术、人工智能技术等。

　　关键词：信息时代,档案人员,信息科技,信息论文

　　一、信息时代档案人员必备的素质

　　所谓素质是指人们通过学习、训练和内化过程而形成的相对稳定的、内在的、人的整体质量水平。从某种意义上说，素质就是具有复杂结构的身心各方面的能力及品质特征的总和。档案人员从事的虽然是一项业务性强而又极其平凡的服务性工作，但就其深远意义来说它又是一项功在当代、利在千秋的伟大事业。随着信息化、网络化的发展，档案人员只有不断提高自身的素质，特别是信息素质，才能适应信息社会的需求。那么，信息时代的档案人员应当具备怎样的素质呢?笔者认为有以下几个方面。

　　1.档案人员的信息素质

　　在信息时代，档案人员首先应具有信息素质。信息素质作为人的整体素质的重要组成部分，它是人们在信息社会生存的基本条件之一，也是人们在信息时代必须具备的能力。这一概念最早出自于美国信息产业协会主席波尔(PaulZurkouski)在1974年向全美图书馆学与信息学委员会提交的一份报告中，并被概括为“利用大量的信息工具及主要信息源使问题得到解决的技术和技能。”此后，这一概念不断得到发展。1997年，纽约州立大学图书馆馆长将信息素质定义为：“能清楚地认识到何时需要信息，并能确定、评价、有效利用信息以及有利用各种形式交流信息的能力。”笔者认为，信息素质是人们对信息与信息活动的认知能力和对信息综合利用能力的一种体现。它是信息社会的人，特别是信息人员(图书馆员、档案馆员等)的基本能力。固然传统档案馆员也需要具有很好的信息素质，但是在信息时代，数字档案馆人员与传统相比，其所具有的信息素质在内容上和程度上都有很大的不同。从内涵上讲，现代档案人员的信息素质应包括三个方面：信息意识、信息道德和信息能力。

　　(1)信息意识

　　良好的信息意识是具有较高的信息素质的前提，同时也是信息资源开发和利用的强大动力。档案馆是各类文献信息的集中保管基地，档案人员担负着准确、快速地收集档案信息，有效地提供档案信息的重要职责，因此要求档案人员必须具有强烈的信息意识。档案人员的信息意识应包括两层涵义：Bp一般意义上的信息意识和特殊的档案信息意识。一般意义的信息意识是指人对信息的敏感程度，是人们对自然界和社会各种现象、行为、理论观点等从信息角度的理解、感受和评介。它是特殊的档案信息意识的基础。档案人员的档案信息意识是指其对档案的信息属性、对档案信息组织、开发、传播、利用的一种内在的、专注的心理倾向。这种信息意识具体表现在：

　　a.充分认识到信息的重要性，认识到有价值的信息可以在生活和工作中起到非常重要的作用，有时甚至是决定性的作用。档案信息是社会的宝贵资源和财富，应当并且能够在社会上流通，而且应当认识到，档案工作者在信息社会发挥着重要的作用.肩负着传播档案信息为大众服务的重任。

　　b.对信息具有分析鉴别能力。一是对所接触的信息，能判断出属于哪种类型，产生于哪个领域，主要服务对象是谁。二是能判断出此信息是否有价值，并能估测出价值大小。

　　c.充分认识到信息社会信息量的膨胀程度以及信息流动速度和更新速度的快捷性。

　　(2)信息道德

　　信息道德习惯上也称为信息品德，从广义上讲，信息道德是指在整个信息化活动中调节信息创造者、信息传播者、信息使用者之间相互关系的行为规范的总和。作为档案信息管理者，其信息道德又有其特定具体的内涵，它与职业道德密切相连，可以说是职业道德在信息社会的拓展与延伸。档案人员的信息道德，就是指档案工作者在档案信息的管理、开发、传递和利用服务等活动中，其思想与行为所应遵循的信息规范和伦理准则。档案人员在工作中，应该兢兢业业地为用户服务。及时、全面地向用户提供信息。这里除了一般的职业道德问题外，还需特别指出的是关于知识产权的保护问题，由于在网络环境下，往往缺乏社会有关机构的监督和管理，而且数字档案馆本身也要进行档案信息的数字化工作，所以这个问题在信息时代就显得重要、复杂和敏感。

　　(3)信息能力

　　这主要是指档案人员获取、鉴别、组织和开发档案信息的能力。

　　a.对档案信息的获取能力。在信息社会，由于数字信息产生和传播的特点，信息的密集程度，信息分布的复杂程度以及更新程度都是工业社会不可比拟的。所以档案人员必须熟悉各个数字馆藏的内容及查找方式、各种商业数据库的内容以及获取方式，各种搜索引擎的有效利用等等，及时收集各类档案信息，以丰富馆藏。

　　b、鉴别档案信息的能力。这是档案人员的一项基本信息素质。对档案信息的鉴别包括对其原始性、真实性的判别和档案价值的评估。确定档案信息的真伪，是一项十分重要的工作，特别是在信息社会.产生了大量的电子文件和数字档案，其真实性的判定就更为重要，难度也更大。这就需要有比较专业的信息鉴别能力。对档案信息价值的评估和鉴定，区分其价值的大小，是在确定了真实性后的又一个重要工作，是档案信息开发利用的基础。

　　c.档案信息的组织开发能力。档案信息组织开发己成为信息时代档案工作的核心内容，各类档案信息必须按照一定的方式进行组织整理，形成各种专题数据库，并能根据用户需求对信息进行深层次的开发，形成二次文献、三次文献等。而档案信息开发的深度和广度，以及档案信息开发的时效性，则依赖于档案人员的信息开发能力。组织开发能力决定着档案服务的质量和社会用户的档案信息利用程度，影响着档案事业的发展进程。要求档案人员有一种对档案信息的职业敏感性，能及时了解用户的需求热点，有效地组织档案信息并向社会传播。因此.档案信息组织开发能力是档案人员信息能力中最主要、最核心的内容，居于信息能力的最高层次，是具有创新性质的能力。

　　2、其他各项基本素质

　　这些基本素质是对传统档案人员素质的继承，也是形成和提高档案人员自身信息素质的基础，涉及的范围较广，包括政治素质、业务素质、心理素质、身体素质等等，这与传统档案人员的素质要求大致相同，在此不作赘述。下面主要强调一下在信息社会必需的几项基本素质。

　　(1)掌握档案专业基础理论与方法

　　作为一名档案工作者，首先必须掌握档案专业知识，了解档案信息的收集、整理到利用的全套理论与方法，并能将这些档案学理论与现代信息技术相结合。

　　(2)掌握现代信息技术

　　信息数字化和网络化为用户提供了在更大范围内查阅信息的机会，但同时也把用户带入了一个陌生的数字信息海洋，这就要求档案人员能尽快地适应信息环境，能根据用户需求及时通过网络系统快捷地获取档案信息，并把分散的片断信息组合整理出新信息提供给用户，成为用户信赖的咨询员。

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