加强档案的基础工作与档案管理现代化的建设

 　　档案主要记载着人类文明、重要实践活动、科研成果等各种信息，具有非常高的价值，是推动社会进步与发展的重要动力。本文主要探讨档案管理基础工作实施的现状及问题。

　　《黑龙江档案》(双月刊)1980年创刊，是档案专业双月期刊，它的宗旨是以马列主义、毛泽东思想为指导，认真贯彻“三个代表”重要思想，落实科学发展观，宣传贯彻党和国家关于档案工作的方针政策、法律法规，探索档案工作规律，交流档案工作经验，传播档案工作信息，公布档案史料，打造集业务指导、学术研究和历史文化、知识趣味为一体的资讯平台，推动档案工作发展，更好地为中心工作为大局服务，为社会主义市场经济建设服务。

　　一、当前档案管理基础工作实施的现状及问题

　　从当前我国档案馆的实际情况来看，所馆藏的档案信息具有数量多、时间跨度长等特点，并且在对这些档案进行管理的过程中大多采用封闭式管理方式，即加强档案的收藏，要求不丢失案卷。但是我们需要注意的是，管理者在对档案进行管理的过程中，对于每个时期的档案管理都采用不同的整理质量与整理规格，这就导致其出现各种各样的问题，其主要体现在以下几个方面：1)档案信息在管理的过程中编号并不具有规范化特征，缺乏目录号，出现了“一卷多册”的现象;2)管理者在编制案卷标题的过程中不够规范化，编制的标题与其中的内容不符，这就不利于管理者后期的管理;3)档案馆内大多数案卷都没有目录，当管理者将先进的信息技术应用在其中时，用户根本不能够对档案信息的检索。由此看来，这些问题在很大程度上制约了档案事业的健康发展，这就需要管理者针对问题采取最有效的措施，这样才能够提高档案管理水平。

　　二、加强基础工作有利于提高档案管理水平

　　通过实践经验证明，要想在实际工作中提高档案管理水平，就需要管理者规范自己的行为，采取最科学合理的管理方法对档案信息进行管理。

　　1、档案馆藏去粗取精，对档案信息全面普查

　　对于馆藏信息进行全面复查是实现档案管理规范化的首要工作。目前，大多数档案馆在对当心信息进行管理的过程中都不会进行清查，知识很多档案信息繁杂、凌乱，这既不利于管理者的管理，因此我们很有必要对档案信息进行全面普查，针对于其中已经过期或者无用的文件剔除，这样才能够提高档案信息的管理效率。

　　2、案卷重新组合，实现档案信息管理的规范化

　　在档案馆内，有大部分案卷过厚，内容相对较为混杂，这就需要管理者对其进行重新组合，将其中联系紧密的文件组合在一起，而其中若还存在缺少页码或者没有案卷标题的档案，还要求管理人员在重新加工一遍从而保证案卷的规范化。通过对案卷的重新组合，不仅能够提高档案管理水平，还能够提高档案的利用率，有助于档案信息管理实现现代化与自动化。

　　3、对案卷统一分类，方便用户对档案信息的检索

　　在档案管理工作中，通过计算机技术、网络技术的应用有利于用户对档案信息的检索，因此再来满足用户的需求，管理者在对案卷进行管理的过程中必须要严格按照国家现行的相关规定编制一套完善的分类规则，然后严格按照这一规则进行分类，并统一档案信息的分类号，这样也就有利于档案管理实现规范化与标准化，达到理想的管理效果。

　　4、规范题名保证检索查准率

　　档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。凡是要求批复的文件写“请示”，凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

　　三、加快数据准备推进档案现代化管理进程

　　在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲，由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。

　　1、分清轻重缓急，循序渐进

　　档案管理的一个重要目的，就是要使档案为社会所用。而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

　　2、分级次著录，省时省力

　　在著录过程中，可以将案卷分为三个层次进行著录，即：将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

　　3、分门别类，充分利用档案原基础

　　对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础，可以减少著录环节，大大地提高著录速度。

　　四、结束语

　　近年来我们在推进档案管理现代化的进程中，通过实行标准化、规范化的工作，提高了档案管理工作水平，并已初步建成了计算机检索体系，为实行计算机管理打下了扎实的基础。

《加强档案的基础工作与档案管理现代化的建设》

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