二维码技术在档案管理中的运用

来源：职称驿站所属分类：行政管理论文
发布时间：2020-12-09浏览：67次

　　摘要：信息技术的发展，极大地丰富了档案信息，档案的形式也变得多样化，从而提高了档案管理的难度，而人们对档案服务的要求也越来越高，档案管理工作要适应信息发展带来的改变，创新工作方式和方法，探寻解决问题的途径，提升档案管理的工作效率，为人们提供更加优质的档案服务。移动通信技术的发展，使手机成为人们生活的必需品，二维码技术以其便利性、大容量、识别率高的优点，受到人们的欢迎，应用范围非常广泛，在档案管理中的运用，发挥其独特的优势，为档案管理开辟新的路径，促进档案管理的数字化发展。

　　关键词：二维码技术;档案管理;信息化;数字化

　　中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1671-2064(2020)12-0043-02

　　《云南档案》(月刊)创刊于1993年，由云南省档案馆主办的学术性期刊。本刊是云南省唯一的档案专业综合性杂志，国内外公开发行。荣获2009年获云南省新闻出版局领导的“改革创新期刊奖”及“优秀装桢奖”，优秀主编、优秀编辑奖。

　　二维码是在一维编码的基础上，使用有规律的黑白图形，存储数据信息，使用手机扫描二维码后，获取其中的信息，达到信息交互的目的。二维码技术在档案管理中的应用，使档案管理进入了移动网络时代，通过手机扫描二维码便可获取到电子档案信息，实现档案信息资源的移动共享。在档案整理中应用二维码技术，可以存储更多的档案信息，是条形码的2倍，具有非常好的应用前景。

　　1二维码技术对档案管理的影响

　　1.1提升档案管理系统的功能

　　二维码技术可以说是条形码技术的升级，借助移动通信技术、物联网技术，实现档案管理的数字化，可管理多种档案形式，由传传统纸质档案到各种格式的视频、音频、电子文档等数字化档案，使档案管理步入了智能化发展阶段，为用户提供更加方便、快捷的数字档案服务[1]。

　　1.2提高了服务质量

　　纸质档案在提供借阅服务时，需要管理人员进入库房，按照目录查找档案的位置，取出档案后，进行复印，将复印件提供给用户，这一过程浪费了大量的时间，影响档案管理的服务质量。应用二维码技术后，用户使用手机扫描档案管理人员提供的二维码，可以直接获取到自己需要的档案信息，时间效益非常明显。

　　1.3有利于档案信息收集

　　将收集到的档案信息存储到对应的二维码，通过扫描二维码对存储的信息进行整理，然后打印、排序、分类，简化了档案编号流程，提高了档案的整理效率，使得档案信息收集工作更加高效化。

　　2基于二维码技术构建档案管理系统

　　档案管理系统使用的是B/S结构，也就是浏览器和服务器的模式，应用WEB浏览器进行档案管理工作，将系统安装在服务器中，档案管理人员将WEB作为客户端，整理服务器中的档案信息。

　　2.1档案录入模块

　　档案管理人员利用录入模块，将收集的档案文件资料录入到服务器中，扫描文件后，文件以JPG的格式上传至计算机，管理人员将文件进行数字化处理后，上传至数据库中。档案录入工作，要保证录入信息的准确性，在录入后要进行细致的检查，保证档案的真实性和完整性，给每个档案一个唯一的二维码，然后将二维码存储到服务器中，在大规模档案整理中应用具有明显的优势，比如，档案管理部门接收到一批具有二维码的档案，只需要扫描二维码，便可完成录入工作，而且还可避免录入上的失误。

　　2.2部门管理模块

　　在管理系统中设置部门管理模块，使用WEB平台，注册档案管理部门的所有员工，将工号作为员工的唯一识别码，并将员工的具体信息录入到WEB平台中，生成二维码后，交给员工，员工通过扫描二维码，可以及时了解部门的工作要求，以及发布的管理规定和部门的消息，或者是查看自己一段时间内的工作情况以及考核的结果等。

　　2.3二维码业务模块

　　常见的二维码是QR Code，英文全称是Quick Response Code，意思是快速响应码，在移动设备上应用非常普遍，可以存储更多的信息，以及不同的数据类型。

　　2.3.1被读业务模块

　　主要应用在档案管理服务中，用户在平台上申请档案服务，档案管理人员通过WEB平台将二维码发送到用户手机，作为身份识别的凭证，用户持手机到达现场后，档案管理人员使用二维码机识别信息，然后为用户提供相应的档案服务，提高档案管理部门的服务效率，为用户节约大量的时间。

　　2.3.2主读业务模块

　　用户通过手机中的客户端，扫描档案管理人员提供的二维码，从而获取档案中的内容，面对面的完成档案查阅服务，为用户提供了极大的便利，用户也可应用二维码进入到档案管理部门的网站，进行查阅、下载档案等操作[2]。

　　3二维码技术在档案管理中的运用

　　在档案入库时，将档案的位置、整理人、档案标题、档案分类等信息录入到二维码中，打印后，贴到档案盒表面，档案管理人员使用手机扫描二维码后，会显示出之前录入的信息，很快确定档案的位置，以及档案的大概信息，在保存和利用上具有很好的优势。二维码技术的应用，使档案管理工作更加高效，将二维码与档案管理系统进行融合，方便档案的利用，为档案管理人员和用户节约了大量的时间。

　　3.1在记录信息中的运用

　　使用二维码技术可以记录更多的信息，以往的档案管理工作中，在档案盒上填写档案标题、日期、整理人、分类归档等一些简要的信息，使用二维码后，除了基本信息的存储，还加入了档案目录、摘要、内容描述等，并且还可以存储图像、指纹等信息，应用二维码后，实現了多种格式的信息存储，使用手机扫描，便可获取到想要的档案信息。

　　3.2在架位管理上的运用

　　在每个档案上都贴上相应的二维码，档案管理人员通过手中的二维码，便可获取档案的关键性信息，在清点档案工作中，可以减少管理人员查找档案的时间，提高查找的准确性。由于在档案管理系统中融入了二维码，所以二维码中的信息可以直接存储到档案管理系统中，相应地缩短了档案管理人员在系统上的操作时间，有些重复录入的信息，可以直接从二维码中获取，不需要进行再次录入。在档案归档时，由二维码提供准确的档案信息，使档案分类、查缺补漏工作有条不紊。每个档案管理人员都有各自的二维码，将二维码作为身份识别的凭证，登陆档案管理系统，进行档案的整理和归档，系统会自动记录管理人员的操作行为，对档案管理的全过程进行跟踪记录，明确管理人员之间的责任，实现监督管理的作用。

　　3.3在录入、交接、档案库房中的运用

　　使用档案管理系统，对要归档的文件资料进行录入，然后给每份文件一个对应的二维码，接收档案的人员，只需扫描二维码，就可完交接工作，而档案管理系统会记录下这次交接的详细内容，包括交接时间、交接材料、交接人等;使用二维码将档案库房、档案柜、各个档案联系到一起，在二维码中记录了档案库房的库存、各个档案的关键信息、档案的位置等，实现了二维码对档案库房的精细化管理，为档案的开发利用，创造了良好的条件。

　　3.4鉴定销毁中的运用

　　档案管理有时需要销毁一些无利用价值的档案，在档案管理系统中，将销毁的档案标记为“销毁”，然后在档案出库时，扫描档案上的二维码，对销毁进行确认，确认信息直接上传至档案管理系统，完成销毁档案出库和统计的记录。

　　4在档案管理中运用二维码技术需要注意的事项

　　4.1使用统一标准的二维码

　　现阶段使用的二维码标准有很多种，不同厂家使用不同的编码标准，使用的数据结构和编码方式都是由各大厂家自己制定的，由于行业内的竞争，各大厂家的二维码会互相屏蔽，不能实现信息的共享，形成二维码发展的阻碍。档案管理部门要意识到二维码标准的重要性，应选择保密性好、存储量大、安全性高的二维码，在档案管理系统中融入二维码的编码标准，并明确二维码印刷的标准，印刷出的二维码清晰度较高，使用手机可以快速识别出来。

　　4.2加强信息安全建设

　　使用手机就可以识别二维码，获取到档案的关键信息，由于档案管理的特殊性，要保证档案的信息安全，所以要建立档案管理人员的信息安全意识，加强内部的宣传和教育，普及档案信息安全知识，确保在档案服务中，具有警惕性，将使用后的二维码及时收回，不可随意将二维码提供给个人;在档案服务时，需要提醒用户注意二维码的保存，防止丢失;在公共区域设置信息安全的警示标语，时时警醒用户和管理人员。

　　5结语

　　二维码技术在档案管理中的运用，充分发挥出二维码技术的优势，其存储量大、方便快捷，使用手机扫描二维码就可获取关键性的信息，与档案管理系统的融合，使二维码可以用于身份识别，确定档案管理人员的身份，并记录档案管理的全过程，形成监督管理的作用;在档案查阅中的应用，通过扫描二维码，用户直接获取档案信息;在档案管理中的应用，为档案录入、归档、分类、整理提供了極大的便利，全面提升了档案管理的数字化水平。

　　参考文献

　　[1] 冯怡然.基于云计算的二维码关键技术在档案管理中的应用[J].电脑知识与技术，2015(15)：8-9.

　　[2] 靳晓慧.二维码技术在高校学籍档案管理中的应用研究[J].中外交流，2016(19)：124-125.

《二维码技术在档案管理中的运用》

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