试述新形势下如何做好城建档案管理工作

　　【摘要】城建档案是在城市发展过程中形成的，是城市发展的历史记载，是城市规划、建设、管理、维修、恢复、扩建、改造的基本依据，是保护历史文化古城和建设管理社会主义现代化新城的凭据，是国家重要的历史文化财富，在经济和社会发展中做出了突出贡献。近年来，形势的发展和城市建设步伐的加快，对城建档案工作提出了更高的要求。本文在分析当前城建档案工作不适应形势发展的需要的基础上，结合工作实践，论述了城建档案管理在实际工作中的新的运行形式与发展方向。
　　【关键词】城建档案管理，城市建设，运行形式
　　城建档案是国家档案事业的一部分，在经济社会发展中具有重要的地位。它不仅是城市规划、建设、管理、维修、恢复、扩建、改造的基本依据，还是保护历史文化古城和建设管理社会主义现代化新城的凭据。近年来，蓬莱市在城市面貌、城市建设等方面取得了快速发展，城市地位、城市形象等方面获得了极大提升。当前，“一体两翼”建设的步伐又在日益加快，建设工程的竣工档案亦随之增多，城建档案工作亦发生了深刻的变化。特别是城市信息化建设和电子政务的不断推进，深刻影响着人们的生产和生活，逐步改变着人们的工作方式，这一方面为城建档案工作进一步发展提供了更广阔的空间，另一方面也对城建档案工作提出了更高、更新的要求。面对机遇与挑战，城建档案工作如何适应社会需求，如何开拓创新，是摆在当前的一项重要课题。
　　一、当前城建档案管理模式的现状与问题分析
　　随着形势的发展，城建档案的管理与城市建设在步伐上已明显不同步，其主要表现在：
　　一是资料滞后，与飞速发展的城市建设不相适应。这里所指的资料，不仅是城市工程建设资料，同时还包括诸如邮电、通讯、水电、交通、燃气等基础性市政工程建设资料。工程竣工后，有些相关资料没有及时送交城建部门归档、整理，形成完整的文件，致使有的工程资料特别是地上网络系统的情况不明，为日后建设埋下隐患。
　　二是管理滞后，没有充分体现出应有的经济效益。城建档案虽然不能产生直接的经济价值，但由于它所具有的服务功能，可能通过科学管理，使其在城市建设的某些部门（如地下管网、维修养护等）避免重复建设和人力、物力、财力的浪费，从而产生间接经济效益。由于在这方面管理还跟不上，城建档案的服务保障功能未能充分发掘，因而在城市建设中经常看到一条城市道路重复开挖，当地百姓有句话，“又要挖出来晒晒”，形象的说明了这一现象，刚铺好的管线挖开重埋的现象屡见不鲜，造成大量的浪费。
　　三是技术滞后，还未能完全达到现代化城市的要求。当前城建档案的管理虽然已开始运用计算机、光盘等现代化工具，但它仅仅是实现了一些新技术的运用，这些档案管理现代化的模式仍是计算机技术加上传统的档案管理模式，实质是传统档案管理模式运用新技术的改进，是对传统档案管理模式的数字模拟，并没从根本上真正改变管理方式。在这种管理模式中，管理仍是围绕纸质实体档案进行的，对知识的占有、信息的转化、利用与传输都停留在较为落后的基础上，不适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。
　　现实与理论都向我们表明，现有的档案管理模式已很难适应新的需求，城建档案馆迫切需要建立一套新的管理模式来面对的重大挑战和发展机遇。
　　二、探索与实践
　　为满足新形势下的城建档案管理新要求，蓬莱市城市建设档案馆作了一些探索和思考。
　　1、观念的转变。新模式下，受到冲击的首先是我们的思想观念。“市场经济社会下，任何行业的发展必须从自身肩负的社会使命出发，通过有效的履行自身的社会职责换取自身发展所需的外部社会环境，与此同时从社会获取自身发展所需的外部动力。”因此只有从思想上正确认识城建档案馆自身的社会使命，确立正确的指导思想，实现观念的转变，才能适应新形势下的城建档案管理模式。蓬莱市城市建设档案馆密切结合我市城市建设的实际，积极探索城建档案管理新路子，提出了城建档案工作要从经济行政手段向依法管理转变，档案实体管理向信息管理转变，档案管理手段由手工向技术型转变，档案服务由单一向综合型服务转变。思想观念的转变，不断推进档案管理和服务工作的开展。
　　2、做好城建档案的编研工作。以往，不少城建档案的编研内容局限于大事记、工作或馆藏指南、资料汇编等，对深入城建档案的编研工作很少，远远不能满足城市建设和经济发展的需要。在长期的城建档案工作中，蓬莱意识到，要紧紧抓住用户需求，从编研内容选择到编研成果形式，都需要有一个改变和创新。在实践工作中，一是利用摄影、录像等多种数码处理和载体记录城市发展，并将其编制成专题片、画册等，这种生动、直观、说服力强的编研成果更能适应快节奏的社会，为处于“读图时代”的广大群众所接受。二是围绕经济发展和城市建设做好编研。这应始终是编研选题的重点。蓬莱在新一轮建设中，开展了专题资料汇编工作，先后汇编了道路改造工程、供热供气管理建设工程、“拆墙透绿”工程等专辑，为规划、建设及管理部门及有关领导、专业技术人员提供了极具价值的参考资料。三是体现出地方特色。城建档案含有深厚的文化底蕴，反映着不同时期的施工技术、基础结构、建筑风格等，对现代设计业、建造业有极高的参考借鉴价值。蓬莱的编研工作充分利用“历史文化悠久、特色产业鲜明、自然资源丰富”等资源，打造体现专业特点和地方特色的产品。
　　3、加强城建档案的信息化建设。要创新城建档案管理模式，首先要加强城建档案信息现代化建设。蓬莱市城市建设档案馆将城建档案信息化建设作为当前和今后一个时期城建档案事业发展的战略任务。一是加强信息资源建设工作。蓬莱馆努力破除“城建档案信息无用论”、“城建档案信息资源危险论”，从文件目录做起，将现有档案数字化，并及时建立、逐步充实和完善档案信息数据库，逐步实现全文全息上网，文件目录上网，使用户对馆藏档案有一个全面了解，以便查询。二是加强计算机网络设施建设。近年来，不断加大投入，加强计算机配备，并实现计算机连结上网，实现档案信息快速传输检索和利用。做好计算机软件的选用和设计，从档案管理的实际出发，综合数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能，以满足档案管理的要求。三是加强信息化管理人才。城建档案信息化建设，要求档案工作者既要掌握档案学基础理论的档案管理知识，还要掌握一些计算机技术、网络技术和操作技能。一方面，加强现有档案干部职工的自身学习，另一方面，选拔使用计算机和网络技术方面的专业人才，提高掌握现代技术的整体水平。[!--empirenews.page--]
　　4、搞好多元化服务。随着公众利用档案意识的增强和城建档案开放力度的加大，社会对城建档案需求呈多元化趋势，传统的档案利用服务模式面临新的挑战。到档案馆来翻阅档案原件以获取相关信息的方式将被改变，档案馆不再是简单的实体保管员，而应成为概念、知识的提供者。为了应对档案信息多元化的挑战，一方面需优化传统的服务方式。我们要主动接近档案用户，以用户为中心，结合城市建设的进程，编研出信息成果进行提供利用，利用城建声像档案的优势，用专主题片、照片接片等方式解决规划、设计人员必须到现场的问题，从内容、形式上实现完全不同与以往的主动服务。另一方面在延续面对面的服务方式的同时，利用网络环境为社会提供优质的服务。通过在建设系统门户网站设立子网站，努力实现不同服务方式之间的优势互补。网站不仅能实现大量馆藏信息资源的广泛共享，而且可以直接迅速地获取反馈信息。这必然要求人员素质发生极大改变。尤其是存储介质的不断变化，在同等设备的情况下，其工作效率的高低取决于档案工作者的操作技术，每个环节的技术问题都会影响到工作的进度。综合性人才的需求，特别是计算机人才的需求更加强烈。人才匮乏成为新模式下档案馆面临的一个严峻的问题。
　　当然，多元化并行的模式是文件载体转换时期必经的一个阶段，尽管目前全国数字城建档案馆建设发展迅速，但主要是针对纸质档案的数字化处理，真正接收、管理电子档案还都刚刚起步，在电子文件管理中一些关键性的问题未解决之前，传统的纸质档案管理因其固有的优势不会轻易退出历史舞台，多元化并行的信息化管理模式也将在实践中不断完善发展。
　　【参考文献】：
　　[1]姜之茂；《当前档案工作的走势评析》；上海档案；2002年
　　[2]李更发、倪勤；《基层档案工作论文集》；中国档案出版社；2004年

《试述新形势下如何做好城建档案管理工作》

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