浅谈建设系统业务管理、业务技术档案的收集与整理

　　一、建设系统业务管理、业务技术档案的重要性
　　建设系统各部门在城市规划、建设、管理过程中，开成了大量的业务管理、业务技术资料，它们移交至城建档案馆后统称为建设管理档案。这些资料全面、真实地反映了各部门的工作情况，对于建设部门具有重要意义。
　　（一） 它们是城建档案的重要组成部分（论文发表网）
　　按照新修改制定的《城建档案管理规定》（建设部第90号令）第五条规定：“城建档案馆重点管理下列档案资料：……（二）城市建设系统各专业管理部门（包括城市规划、勘测、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环卫、市政、公用、房地产管理、人防等部门）所形成的业务管理和业务技术档案”。由此可见，这些档案是城建档案的重要组成部分。
　　（二）它们是指导城市规划、建设、管理的重要依据性文件
　　这些业务管理和业务技术档案包含了建设系统在城市规划、建设、管理过程中所依据的国家有关法律、法规、政策及规范，是建设系统各个专业内容在实践中的应用，也是城市建设管理的重要凭证。它们包括建设、规划主管部门做出决策的前期依据性资料、研讨过程、专家结论等等。同时也是建设系统各专业部门在监督、指导建设项目各个环节依法建设的重要依据。
　　（三）它们对工程档案的收集、审核具有指导性意义
　　这些建设管理档案的进馆，一方面是改善了馆藏结构，另一方面对城建档案馆收集、审核工程档案具有现实的指导意义。通过采集这些档案中包含的信息，使得城建档案馆在收集、审核工程档案时更具有针对性，还有主动性。在实际工作中，工作人员根据所掌握的建设信息，能够在工程建设的前期就有效地介入，开展业务指导，为以后形成高质量的工程档案打下良好地基础。
　　二、城市建设系统业务管理、业务技术档案的特点
　　（一）系统性：因为这些文件是在城市建设活动中直接形成的真实记录和反映，是由产生单位直接移交给城建档案馆，没有中间其它环节，因而使这些城市建设系统业务管理、业务技术档案具有较好的系统性。它能准确、真实地反映建设系统各专业部门在行政审批、业务审查等方面工作的全过程。
　　（二）时效性：这部分档案对城市建设活动有较强的参考意义，由于大部分档案是采取每隔一年移交一次，甚至半年移交一次，这在很大程度上保证了这些档案的时效性，从而提高了档案的利用率。
　　（三）专业性、综合性：业务管理和业务技术档案是城市建设系统各专业管理部门在其发展过程中产生的，它包括了城市规划、勘测、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环卫、市政、公用、房地产管理、人防等部门，因此具有较强的专业性。
　　一般工程项目建设的时间跨度为1-3年，而这些已归档的施工许可申请文件，施工图审查文件等，对建设职能部门在监督、指导工程的施工具有重要的作用。如：市政公用设施工程主要包括道路、桥梁、隧道、排水、供水、供热、煤气、交通、消防、电力、电讯、路灯等，这些设施大部门是埋在地下的管网工程，与城市人民的生产和生活息息相关，因此收集市政公用业务管理、业务技术档案就显得尤为重要，它是城市基础设施使用、养护、维修等的重要的参考凭证。又如：城市违法建设档案是反映了在城市规划区内的单位或个人违反《城市规划法》的规划，未经有关部门的批准，或违反建设工程规划许可证的规定进行建设等的内容记录，也是城市政府有效行使管理城市职能，指导城市有秩序建设和发展的重要记录。而竣工验收备案文件则是申领房屋权属证书时的必备的证明文件等，因此也具有很强的综合性。
　　三、建设系统业务管理、业务技术档案的种类和归档内容
　　目前，我馆保存的建设系统管理、业务技术档案和种类及归档内容主要有：
　　（一）种类：建设用地、征地、拆迁文件；勘察、施工图审查、设计文件；招投标文件；开工审批文件；工程建设施工许可申请文件；竣工验收备案文件；监理文件；城市违法建设档案等等。
　　（二）归档内容：
　　1、建设用地、征地、拆迁文件：包括选址申请及规划意见、用地申请报告及建设用地的批准书、拆迁安置意见、协议、方案、建设用地规划许可申请文件、国有土地使用证等。
　　2、勘察、施工图审查、设计文件：包括工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、自然条件、地震调查、建设用地钉桩通知单、地形测量成果报告、初步设计图纸和说明、审定设计方案通知书以及审查意见、施工图审查文件、人防、环保、消防、园林、环卫、市政等部门批准文件或取得的有关协议等。
　　3、招投标文件：包括勘察设计招投标文件及承包合同、施工招投标文件及承包合同、监理招投标文件及委托合同等。
　　4、开工审批文件：包括建设项目列入年度计划的申报及批复文件、规划审批申请及报送的文件和图纸、建设工程规划许可证及其附件。
　　5、工程建设施工许可申请文件：包括建设工程施工许可证申请表、建设用地规划许可证、土地使用证、建设工程规划许可证、桩基工程先期施工核准单、项目立项批准文件、投资许可证、拆迁许可证、中标通知书、施工合同及鉴定书、施工图纸会审纪要、施工组织设计、工程质量监督表或建设工程质量监督书、建设工程施工劳动安全技术措施申请表或安全生产管理申报表、监理合同、银行资金到证明、建设工程项目报建登记表、固定资产项目新开工统计登记表、新建房屋白议预防处理协议书、新型建筑材料发展资金减免申请表、外来建筑企业承包工程注册申请表等。
　　6、竣工验收备案文件的内容包括：建设工程竣工验收备案证明书、竣工验收备案表、竣工验收报告、施工许可文件或开工报告、质量监督报告、勘察成果审查报告、施工图审查报告、抗震设防审查书、消防设计审查意见书、勘察单位及设计单位、监理单位、施工单位出具的工程质量合格文件和评估报告、使用功能试验资料、地基基础及结构验收记录及检测报告、建设工程竣工规划验收合格证、消防验收意见、建设项目环境保护验收报告、竣工测量资料、竣工档案审查意见，建设工程质量保修书及保证书和住宅使用说明书等。[!--empirenews.page--]
　　四、建设系统业务管理、业务技术档案的整理方法
　　大部分建设系统业务管理、业务技术档案的归档整理，应执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《城市建设档案质量规定》（建办[1995]697号等规范或文件的规定，由城建档案部门按照城市建设管理职能部门的行政审批、业务审查的前后顺序进行组卷、分别采取装订或不装订两种方法进行整理。
　　本文参考泉州市建设局印发的《泉州市建设工程文件整理规范》（泉建办[2002]17号），以建设工程竣工验收备案文件的整理为例、简单介绍一下建设系统业务管理、业务技术档案的整理方法。
　　（一） 组卷原则和排列顺序
　　1、要遵循文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的系统联系，便于保管和利用。
　　2、组卷时要保持原审批文件材料的完整性。如：同一事项的文件材料按照审批文件在前，附件及申请文件在后的顺序排列。
　　3、按照市建设系统各专业部门的办事程序，来排列文件材料的前后顺序。
　　（二） 整理的具体步骤、方法
　　按照档案的整理规范去除文件材料上的金属物、对破损的文件材料进行修补及编写页码。卷内目录按照本馆设计的档案管理系统软件，直接输入计算机，形成电子数据。
　　1、案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容。内容应包括建设系统各专业管理部门的单位（即立档单位）名称、事项（即文件材料内容）。
　　2、编制单位（责任者）与日期：单位填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者，日期填写案卷内文件材料的起止日期。
　　3、案卷装订：（本馆）采取不装订的方法。根据文件材料的利用率和实际情况，本馆收集的建设工程竣工验收备案文件采取直接装袋，后装盒的方法。
　　档案按照有关规定规范编制分类号、档号、档案馆号、保管期限、密级后移交入库。
　　整理工作完成后，再根据泉州市建设局的要求，将建设施工竣工验收备案文件的电子数据，刻录成光盘，并将查询系统直接安装于建设系统的有关业务部门或科室的计算机里，便于查询和提供利用。

《浅谈建设系统业务管理、业务技术档案的收集与整理》

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