论档案信息化建设

　　摘要：在档案信息化建立及应用过程中，越来越多的漏洞和隐患暴露出来，如：电子档案管理制度问题、电子档案的高可用性问题、电子管理软件的高可扩展性问题、电子档案存储的高安全性问题。为使档案的信息化建设与时俱进、扎实稳步发展，我们要客观分析档案信息化中存在的问题，结合计算机专业技术知识，以科学的思路、严谨的态度、发展的角度对档案信息进行优化和保护，为档案信息的最大化利用打下良好的基础，逐步提升档案信息化水平，发挥档案信息的最大作用。
　　关键词：档案，信息化，问题，解决
　　
　　一． 电子档案定义及信息化管理的现状：
　　所谓电子档案是由数字电子计算机处理的档案，是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件、硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等显示用户所需求的档案实体的真实信息。
　　近些年，随着我国信息化进程的逐步推进，各行各业的信息化工作也越来越受到重视。就目前的档案管理工作来讲，行业内的信息化进程也早已开展。从整体发展情况看，计算机技术尚未大规模地被应用于档案管理。而在一些已经部分信息化的单位中，我们也不难发现，在电子档案的管理及应用上，还存在着一些漏洞和瑕疵，在数据的安全存储上也存在着一些隐患。
　　
　　二． 信息化过程中出现的问题及解决
　　我们在档案信息化的过程中，会遇到这样或那样的很多问题，大体分为：电子档案管理制度问题、电子档案的高可用性问题、电子管理软件的高可扩展性问题、电子档案存储的高安全性问题。这些问题如若处理不当，直接影响到档案信息化建设的效果甚至是整个项目的成败。下面我将一一加以阐述：
　　（一）电子档案管理制度的建立及优化
　　人们对于电子档案的应用还存在着很多疑虑。例如：如何保障电子档案的真实性、有效性、可靠性等，这需要多方面的努力。我们不仅要保障电子档案在搜集整理等过程中的真实性、有效性，还要保障在存储过程中不被违规修改、恶意删除，更要严把查阅关，谨防涉密档案的外泄，而实现这一切的关键就是建立一整套完善的电子档案管理制度。可以说，电子档案管理制度是推进档案信息化的基石，是电子档案管理者及查阅者必须遵守的准则，是确保电子档案真实性和可靠性的坚实后盾。
　　（二）电子档案的高可用性
　　1.电子档案的访问速度
　　对于刚开展档案信息化的单位来讲，查询电子档案的速度普遍较快。因为信息化初期，所存数据量较少，所存文件类型也较为单一（一些单位仍只是在将纸面数据转存为电子格式数据，而没有对图像、声音、视频存储的要求），数据库的查询压力也较少。但档案管理行业所存资料并非几年，而是几十年甚至需要永久保存的数据，档案存储的内容也逐步增加了视频、图像、声音等多媒体类型，随着信息化进程的逐步推进和存储数据类型的逐步增多，所存数据量也将迅猛提升，此时，对于查询速度就会产生相当大的影响。
　　经过实际了解，一些单位已经出现了数据查询缓慢，档案管理软件时常无响应等问题。结合现代计算机数据库管理技术，我认为，对于需要信息化的档案，需要对其建立专用的数据仓库机制(SQLSERVER、ORACLE等主流数据库均有类似机制)，位于“仓库”中的数据均为只读属性，只可查询不可写入，这将大幅提升海量多媒体档案数据的查询速度。而对于需要追加或修改的信息化档案，为严防恶意篡改，需经逐级请示等相关流程和手续后，方可由信息技术管理人员开放读写权限进行追加或修改。对于陈年数据需要修改或追加的，可在相关请示批复后，单独为其建立一个追加数据库（或表）进行操作。如此一来，既保障了陈年数据的查询速度，又对近期录入数据的修改和追加提供了便捷，电子档案数据库整体的访问速度也得到了提升。
　　
　　2.电子档案的有效、实用
　　目前，虽然许多单位、部门的信息化进程在逐步推进，但是往往忽视了档案信息化后的实用性。我们推进档案管理信息化，是为了更好地提供档案服务，而一些单位的电子档案修改机制尚不完善，一些档案被修改后（如声音的清晰化处理、图像的清晰化处理、文字录入错误纠正），只保留修改后的档案，而将原始数据进行了删除，降低了电子档案的留存价值，甚至对部分档案来说已是丧失全部价值。还有一些单位，为了所谓的加快信息化进程，擅自未按标准操作，将存储扫描的清晰度降低，从而加快扫描速度、减少存储空间，致使所存档案不清晰或信息缺失，不能达到实际使用的要求，多数档案仍需实地查询入库的纸质资料。为了提高电子档案的实用性，我们不仅需要一套完整的管理制度进行保障，还要从计算机技术上加以规范和限制，如管理软件对操作者的权限限制，软件中对于存储图像分辨率的强制要求，通过使用计算机的签署技术、身份验证技术等，实现对管理者的操作行为进行记录及约束。总之，需要我们通过各种行政及信息技术手段，尽可能大地提高电子档案的有效及实用性。
　　（三）电子档案管理软件的高可扩展性
　　目前，各单位均分别使用着各自开发或外购的电子档案管理软件，其存储数据的类型也较为多样，各软件之间缺乏基本的程序互通，这就要求相关人员，在系统分析阶段就规划出相应的程序接口，为日后的软件之间数据互通做好技术准备。而电子档案的存储工作，是一个长期的工作，部分数据有保留数十年甚至永久保留的需求，这就需要我们的开发人员对于日后计算机操作系统的更换，管理软件的升级等诸多变化进行充分的考虑及规划，提前做好技术准备，避免不必要的损失。
　　（四）电子档案存储的高安全性
　　电子档案数据的安全存储是整个档案信息化进程中最为关键的环节，也是需要长期实施部署的工作，其重要地位可见一斑。可以说，如何提高档案数据存储的安全性是档案信息化进程中的重中之重。
　　1.电子档案机房的安全
　　（1）机房设备运行环境(部分参照国家IT行业标准)：
　　①温度：机房温度为18～28℃,温度，变化率小于5℃/h,且不结露；
　　②湿度：相对湿度40～70%；
　　③机房洁净度：机房内灰尘粒子应为非导电、非导磁及无腐蚀的粒子，灰尘粒子浓度应满足国家机房相关规定；
　　④供电系统：机房应设有电脑UPS供电及稳压机制，保证市电中断后，至少保障所有机房设备（包括视频监控设备及照明）一小时内的供电需求。
　　（2）机房门径及监控：
　　很多单位在注重了信息化建设的同时，往往忽视了机房的物理安全。核心机房的物理安全在整个档案信息化建设中的地位无可厚非，没有了机房的物理安全，谈及其它任何信息化环节均为空中楼阁，无从谈起。出于对机房安全的考虑，各单位均应设有机房门径系统，对于出入人员进行严格管理并做好记录，同时也要在机房入口及内部设置高清视频监视系统（摄像头需具有一定夜视能力），24小时对核心机房进行全方位录像监控，避免数据的物理丢失及破坏。当发生紧急情况时（如温度过高、湿度不符、非法进入机房等），防范系统自动鸣笛报警，同时要有完善的报警机制，可将警告通过手机、固定电话等方式与相关负责人取得联系。
　　2.电子档案存储网络的安全
　　（1）网络交换机的安全设置
　　电子档案的存储网络中，存在着很多安全隐患，就单从交换机层面来讲，需要各单位针对DHCP攻击、泛洪攻击、ARP攻击等进行控制及防范。如不加以控制，将对整个电子档案网络平台的运行带来极大影响。建议各单位可根据自身设备情况，适时地启用DHCPSNOOPING、IP/MAC绑定等技术，适当地关闭或减少使用类似CDP、VTP等技术，以此更好地保障电子档案存储网络的安全运行。
　　（2）计算机终端的安全设置
　　计算机终端的安全对于电子档案网络的正常运转也起到了相当重要的作用。我们要加强防范来自于普通节点的恶意攻击，违规操作等诸多问题，这就要求我们适当地加强对操作人员的网络行为管理，适时的通过签名技术、加密技术对查阅数据、转存数据等重要环节加以安全保护。还可在终端上，通过部署节点管理软件，实现U盘接入网络管理、设备断网时限管理、系统安全漏洞管理、节点状态监控管理等功能。
　　（3）网络结构的安全规划
　　针对于部分档案管理单位，确有访问互联网的需求，建议各单位最好实现双网并行，即业务操作网和互联网相互隔离，独立分开，互不访问。这样可更好地保障档案数据的安全性。但如若确受各方面实际条件所限，暂时无法实现双网并行的单位，也务必在广域网出口部署类似UTM的设备，对于网络访问行为进行限制及记录，并且要对互联网数据流进行病毒过滤，严防病毒通过互联网扩散至办公网络内部。
　　（4）存储数据库的安全备份
　　根据自身情况，各单位要做好异地容灾备份，定期将数据转存至其它可靠的存储空间，防止地震等灾害导致机房物理毁坏后造成的数据灾难，针对核心数据也要进行定期刻盘封存，并加以合理保护。而数据库则最好使用磁盘阵列柜进行存储，阵列技术建议使用RAID6，可最大限度地保障所存数据的安全性和可靠性。
　　三． 结束语
　　总之，档案信息化是档案管理事业发展的必然趋势，我们在大力推进信息化进程的过程中也会面临诸多问题，但只要我们不断地从实践中积攒经验，不断地进行档案信息化技术的研究和学习，定可将档案信息化水平逐步提升，更好地为各行各业及社会的发展提供优质的服务。
　　
　　
　　参考文献
　　[1]薛四新﹒21世纪档案信息化管理系列教材﹒机械工业出版社﹒2008年9月
　　[2]薛四新﹒现代档案管理基﹒机械工业出版社﹒2007年1月
　　[3]（美）YusufBhaiji﹒NetworkSecurityTechnologiesandSolutions﹒(译)罗进文等﹒网络安全技术与解决方案﹒人民邮电出版社﹒2009年3月﹒P1-13(网络安全概述)
　　[4]（美）RichardFroom,BalajiSivasubramanian,ErumFrahim﹒(译)刘大伟张芳﹒CCNP学习指南：组建CISCO多层交换网络（BCMSN）﹒人民邮电出版社﹒2007年11月﹒P288、578-609、159-168

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