浅谈科技档案管理工作

　　摘要：本文针对科技档案管理工作和对科技档案的形成、积累、整理与归档，科技档案利用和保密提出自己的一些工作思路。
　　关键词：科技档案；管理；形成；积累；利用；保密
　　自建院二十六年以来共承担交通部、省科技厅和交通厅的科研项目40余项，上级部门共投入约5000万科研经费，攻破了许多公路建设和养护方面的重大疑难问题，10余项科研成果分别获省科技进步一、二、三等奖。在这延续不断开发公路建设和养护的二十六年里，沉淀了丰富的科技档案资料，这是我院的宝贵财富，是开展研究工作的依据和必要条件之一，为了提高研究工作的质量和效率，积累和总结研究工作的成果和经验以及避免不必要的重复劳动，必须加强我院科技档案管理工作。下面结合档案管理的实践，谈谈如何搞好我院科技档案管理的主要做法和体会。
　　1建立科技档案责任保证体系
　　建立一个自上而下的责任保证体系和监督管理网络，是保证科技文件材料完整、准确、系统、安全的重要措施。应设置科技档案室，对全院范围内的科技档案工作进行宏观管理。院隧道技术研究所、院道路技术研究所、院试验检测技术研究所、院机械化养护技术研究所和院交通信息与政策研究所等所作为科研研发机构，掌握了大量的第一手科技项目文件资料，应建立科技项目档案责任保证体系。具体是分管科研项目的领导、技术研究所所长、科研项目负责人、专兼职档案人员组成四级责任保证体系，建立从科研生产、开发管理到科技档案管理的管理网络。
　　2建立健全科技档案管理制度
　　科技文件材料来源广泛，构成复杂，形成和承办周期长，为了保证它的完整、准确、系统和安全，必须建立健全有关的规章制度，并严格贯彻执行。
　　(1)贯彻执行国家有关法规、条例、办法。如《档案法》、《科学技术档案工作条例》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《基建项目档案资料管理暂行规定》以及我院制定的《云南省公路科学技术研究院档案管理办法》等。
　　(2)明确专兼职档案人员、科研项目负责人为科技档案主要管理人员，对科研项目进行集中统一管理，保证科技档案系统完整、准确和安全性。
　　(3)科技档案是科研项目管理的重要组成部分，实现科技文件材料形成、积累、整理、归档的监督管理，必须实行“三纳入”、“五参与”的监管手段，“三纳入”即指科研项目负责人必须把科技档案管理纳入其职责范围、工作计划和工作程序中，“五参与”是指专兼职科技档案人员全过程参与科研项目申报、组织、研究、成果鉴定和信息管理中。
　　(4)针对某些重点科研项目，档案工作要与科研同步进行，各方加强协调，统一管理。单位根据有关规定制定具体的制度，如科技文件材料收集制度、科技文件材料归档制度等
　　3正确规范和引导科技档案材料的形成、积累、整理和归档工作
　　科技档案一般是由科技文件材料转化而来的，而科技文件材料是记录和反映科学技术活动的文字、图表、声像等技术文件的总称。为了保证科技档案形成的质量，科技档案室管理人员应当了解和熟悉科技文件及其管理中的相关问题，正确规范和引导各部门科技文件材料的形成、收集、整理和归档工作。
　　3.1科技文件材料的形成
　　(1)科技研究文件材料的形成。一般是以课题为研究对象进行的，根据其工作程序的特点形成相关科技材料。其工作程序分三个阶段：研究准备阶段、研究实施阶段、研究总结阶段。
　　(2)工程科技文件材料形成。一般是以基本建设工程或相对独立的单项工程为对象进行的。我单位主要是对外技术的桥梁隧道检测与加固、公路工程项目工可、设计、检测等业务。根据各工程项目工作程序可分四个阶段，并产生相应的科技文件材料：①项目筹划(立项)：社会、经济、交通运输、交通量及市场调查统计、路网规划资料，项目建议书及任务书、政府批文等；②项目准备（勘察设计）：勘察合同、工程地质初勘、详勘报告，水文、气象及地震资料，地形图及其它测绘资料，外业勘测验收纪要，设计合同、初步设计、施工图设计、施工图预算、图纸会审纪要、修改设计、科研意向书、征地图等；③项目实施（招投标、施工科研）：工程招投标文件、工程建设（施工、监理、监督与科研）合同及协议书、实施方案或细则、施工组织设计、开工报告、工程建设（施工、监理、监管）月报、工地会议纪要、工程款支付报表、监督报告、工程变更、政府意见书、科研报告等。④项目总结（竣工验收）：竣工报告、竣工图及其他竣工资料、工程建设各方工作总结、竣工验收会议纪要、竣工工程量清单、决算书、科研总结、科研成果等。
　　(3)设备仪器科技文件材料形成。一般是以单位自行设计制造的设备及其产品，或设备仪器从市场购买或在有关生产厂家订购，或在国外引进，根据相关工作程序产生相应的文件材料。
　　3.2科技文件材料的积累
　　科技文件材料的积累，是指按照一定的要求和方式，将科技文件材料及时集中和妥善保管起来。如果只重视形成而忽略积累，必然使科技文件材料分散在个人手中，这样不仅影响平时使用，而且会给下一步的整理和归档带来困难。因此做好科技档案材料的积累，是确保科技文件材料完整、准确、系统、安全的重要措施。
　　科技文件材料主要积累方式分为以下几种：①由科技人员积累，这种积累方比较适合于“单项作战”的小项目或大中项目中相对独立的子项目。②由专兼职资料员积累，这种积累方式主要适合较大科研项目，参加人多，项目工期长，形成文件材料较多。
　　科技文件材料积累要求主要是根据不同项目不同工程来完成。
　　(1)明确积累职责，根据《科学技术档案工作条例》的规定，科研部门文件的积累，应当列入部门和有关科技人员的职责范围。如各个科研部门或课题组，应当明确专职或兼职资料员，具体负责科技文件材料的平时积累工作。
　　(2)明确积累范围，凡是在科技活动中形成的科技文件材料均属于积累范围。一般要求预先编制《科技文件积累范围一览表》和预先发放“科技文件材料积累袋”，随时将工作中形成的工作笔记、原始记录、工作档案以及具有阶段性、参考性及成果性的文件材料归入自己的“积累袋”，并在封面上标明袋中文件材料目录表，以作为积累的依据。
　　(3)明确积累质量，为了保证科技文件材料的完整、准确、系统与安全，必须要确保积累质量。各有关科研部门和有关人员，要以研究项目工作程序、标准、规范为基本依据，根据不同的科研项目和形成的文件材料进行积累。
　　3.3科技文件材料的整理与归档
　　(1)实行由科研课题（项目）负责人主持整理和归档的责任制。每项科研项目完成或某部分结束后，对所有形成的科研文件材料加以系统整理，经审查验收后归档。科研文件材料应在科研项目完成后及时归档，研究周期长的项目，可分阶段归档，归档的科研文件材料必须是原件（定稿）。
　　(2)凡归档的科研文件材料，要做到审查手续完备，制作材料优良，格式统一，字迹工整，图样清晰，装订整洁，禁用铅笔、圆珠笔、彩色笔（纯蓝墨水）书写。
　　(3)凡是单位协作的科研项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制本送交主办单位保存。如确系涉及协作单位或该单位科技人员的合法权益，应在协议书或委托书中明确科研文件材料归档和归属，协作单位应将所承担项目的档案目录提供给主持单位。
　　4重视科技档案的开发利用
　　科技档案是一种重要的科技信息资源，是国家和单位出资高额的经费，职工花费大量时间和心血积累的科技文件材料，是我们各项科研、工程项目建设经验和技术的直接记录和储备形式，是我单位一种知识形态的潜在生产力和科技文化财富。
　　4.1加强科技档案的检索
　　建立科技档案数据库，编制目录，浓缩科技档案信息，建立检索工具，及时、准确地为利用者查寻所需的科技档案。
　　4.2加强科技档案的编研
　　科技档案的编研是把零散的档案信息进行加工，编辑各种编研成果，把分散的科技档案原始信息集约化。所以，科技档案室下一步的工作是要针对重点科研课题和工程项目，并对原始资料、数据进行归纳、综合、计算、分析、筛选及加工，把零散的信息变成系统的、实用的编研成果，为提供优质服务做准备工作。
　　例如，我院近十年来获奖的23项科研成果，科技档案室可根据存档的资料，做成多项获奖科研成果简介，为领导考核科研成果水平、进行科研管理决策提供依据。内容可包括：项目课题名称；项目负责人、参加人和协作单位；项目研究起止时间；上报、鉴定、验收单位及时间，评价意见，遗留问题；是否申报专利；项目内容；项目投资费用和经费来源；应用推广等。成果简介方式可以文字、表格、图片相结合，突出内容的直观、简明。
　　4.3加强科技档案的服务性
　　开展借阅、复制、科技咨询、信息交流和科技推广等业务。注意区别对待对象，坚持无偿与有偿服务相结合。充分发挥科技档案在公路养护建设、设计监测、公路桥梁加固维修检测中的作用。
　　5重视科技档案的保密工作
　　5.1要严格遵守保密制度
　　科技档案是科技活动的产物和真实记录，是维护单位和个人经济利益和保障知识产权的一项重要内容和依据。因此，科技档案人员要严格遵守国家有关科技保密的规定，正确划分科技档案密级，合理确定使用范围，该保密的不能内外不分，不该保密的不能借故保密影响利用，从而保证科技秘密及档案的安全，维护我院和科研人员的知识产权。
　　5.2要正确处理开发利用与保密的关系
　　科技档案开发利用与保密二者是辩证统一的。档案工作的目的就是为了利用，科技档案工作的根本目的就是尽可能地开发利用其信息资源的潜在价值服务于社会，服务于国家的科技发展，服务于国家的经济建设。但由于档案的保密性，有相当一部分科技档案是涉密的，具有不同等级的保密性。因此，在开发利用时，要正确处理开发利用与保密的关系，我们一方面要在遵守保密制度的前提下，采取各种手段充分促进科技档案信息的开发利用，做到在保密中促进开发利用；另一方面应当注意在开发利用时加强保密工作，做到开发利用时不泄露技术秘密。
　　6结束语
　　只有真正重视加强科技档案的集中管理、有序管理、质量管理和安全管理，使得科技档案资料来源于实践，又应用于实践，把可利用的有价值的信息提供出来，才能为打造“西部一流、国内知名”的公路科研院所服务，为上级领导的科学决策提供科学依据，更好地为公路行业和社会服务。
　　参考文献
　　1.王君彩：《科技档案管理概论》，中国档案出版社。

《浅谈科技档案管理工作》

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