档案信息现代化管理的思考

　　档案信息现代化管理的一个重要标志，就是运用计算机、通信网络等高新技术，建立起一个融档案保护与档案信息处理于一体的信息网络系统。为了更方便快捷地把档案信息转化为可利用的社会资源，各单位不惜投入大量资金更新设备，尤其是在档案管理升级达标工作中，为各基层档案室配置了数台计算机及相关设施，实实在在的为档案信息管理现代化创造了重要条件。现结合基层档案工作的实际情况，提出以下几点看法与同仁共勉。
　　1、解放思想，转变观念，强化档案信息现代化管理意识
　　要实现档案信息现代化管理，首先要解放思想，转变观念，改变传统的被动服务方式，不断强化档案信息现代化管理意识。其次应加强学习，用现代化技术武装自己，增强档案工作人员的工作能力以适应新时代的档案工作。由于科技的进步，档案的管理手段也在发生变化，档案的载体形态、管理程序、技术方法等都发生了变化，这些变化对档案工作人员的工作能力提出了新的要求。因此，根据档案工作的需要，必须对档案工作人员进行业务培训，优化档案工作人员的知识结构，培养他们的创新精神。档案工作是“对历史负责，为现实服务，替未来着想”，要发展档案事业，服务经济建设，就必须博学多才，特别是要注重对现代科学技术和档案边缘学科知识的掌握，同时还要大胆探索各类档案管理工作的自身特点和规律，找出一条快捷有效地新路子，尽快利用现代化设备，建立基层档案信息网络，拓宽服务领域，提高服务质量，增强基层档案管理工作的生机与活力。
　　2、档案管理应实行标准化
　　档案管理是以现代化作为发展方向，而现代化则又是以标准化为前提。建立档案信息网络是以计算机技术应用为中心，而计算机的高效率应用必须建立在各项业务工作标准化的基础之上。对于毫无规律可循的档案，就是经过精心设计，也会因运算程序的复杂而使其效率大为降低。假若没有统一的标准作为共同的依据，各基层档案室各行其是，档案管理工作的现代化也就无从谈起。因此，实现档案管理工作的标准化，是实现档案管理工作现代化及科学化的必要条件。
　　3、档案管理应走“文档一体化”道路
　　我国档案管理体制在过去很长一段时间基本上处于封闭状态，现行的立卷方法和原则基本上还是沿袭新中国成立初期在学习苏联经验的基础上总结出来的一套方法。这套方法在全面概括文件的特点、保护文件之间的历史联系、便于手工查找利用等方面有独到的优势，但对现代化检索技术而言，这种固有的立卷方法和要求就显得过于具体、繁杂和没有必要，应以更简便的立卷方法取而代之，以便由计算机来完成立卷工作。由于文书和档案是由两个独立部门分别管理，使档案部门不能在文件信息积累的起始阶段就转化为档案并及时投入开发利用。如果从文件一开始形成就利用计算机将它们有机联系起来，按照统一的规范和标准，依据系统工程的处理方法分成若干子系统进行处理，逐次利用各子系统的劳动成果使档案信息在网上共享，实行“文档一体化”，就能有效地提高档案利用时效。日新月异的现代化技术，已使立卷改革由可能变为可行。一方面，运用计算机检索一份文件，只要给予确定性检索条件，就能在几秒钟内查到所需要的文件；另一方面，查阅不用原件，利用不进库房已成为现实。
　　随着信息技术的迅猛发展，信息的种类和形式越来越丰富，信息的存储和传播手段越来越先进。如今，各单位所产生和发送的文件已广泛采用计算机操作、传输和存储处理。随着时间的推移，电子档案将逐渐在各基层档案室的库藏地位中占主导。笔者认为，在现有的办公条件下，档案管理的对象应由单一的文件管理收集向多元化的电子档案收集发展。现阶段电子文件与纸质文件并存，档案部门在收集纸质文件的同时也应收集电子文件，实现纸质、电子文件档案共管，把工作重点由文件管理逐步转移到对信息的储存和二次开发上。对形成的各种文献，利用计算机加工后，建立起档案信息数据库，通过信息高速公路可以与各级各类档案馆、服务单位、利用者个人，以及国家公共信息网、图书馆、新闻媒体等进行交互式联系，而且这种联系可以是世界范围的。从而使档案部门由管理型向服务和开发型转变，扩大对外交流和对外开放，真正实现档案信息资源共享。
　　4、尽快培养跨世纪档案工作人才
　　经济的振兴和社会的进步，无一不依靠人才，而我国人才培养尤其是档案工作人才的培养仍然是一个相当薄弱的环节。最大限度地搞好21世纪人才培养，培养出一批一专多能的业务尖子，是摆在我们面前的一个紧迫而现实的问题。21世纪计算机技术发展的趋势将是从单纯的数字化向思维化的信息处理方向发展。因此，应用计算机是实现档案信息管理现代化的必要条件，而“驾驭”这一设备的人，也要具有相当的专业知识，才能根据档案管理自身需要，对软件程序作改良修改。目前，大多数档案工作人员计算机管理知识缺乏，所能做的就是按照软件程序依样画瓢，一但系统需求有变化而需改进时就束手无策，望“机”兴叹。这就要求从事档案工作的人员加强计算机知识培训，以及引进计算机专业人才。
　　档案部门根据当前发展需要，适时举办各类具有前瞻性内容的培训班，尽快培养跨世纪档案工作人才，使他们不仅有一定的政治理论水平、业务水平，还要有广博的知识和强烈的开拓进取意识，掌握一定的计算机理论知识和操作技能，尽快使档案管理工作实现现代化。
　　展望未来，基层档案工作面临着新的挑战和发展机遇，必须增强紧迫感和忧患意识，解放思想，转变观念，开拓进取，充分利用现代化管理设备，构筑一套全新的现代化档案管理模式，在21世纪里创造辉煌。

《档案信息现代化管理的思考》

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