试论城建档案业务指导工作新思路

　　摘要：城建档案业务指导工作应遵循超前、主动、灵活的原则，要不断分析研究新形式下城市建设发展的新情况、新问题。加强城建档案法制建设，提高人们城建档案法律意识，有序开展城建档案培训，全面提高城建档案工作者的整体素质，突出工作重点、改进工作方法，不断强化城建档案业务指导工作，使城建档案业务指导工作跃上新台阶。
　　关键词：城建档案，业务指导，新思路
　　
　　城建档案馆作为专业档案馆，不但要管好用好城建档案资料，而且还担负着对城建档案工作进行业务指导的任务。本文试就新时期城建档案馆的业务指导工作作些探讨。
　　城建档案馆业务指导的工作范围是由城建档案馆的工作任务和接收档案的范围所决定的。城建档案馆业务指导工作的内容笔者认为，至少包括以下六个方面。
　　（一）城建档案业务指导工作的特点
　　1、专业性。主要表现在两个方面，首先是由其工作对象所决定的，由于城建档案是专业档案，城建档案的工作是一项科技专业工作，因而其业务指导工作必然要打上专业的烙印。其次，业务指导工作的内容具有专业性，无论是交流、传播、城建档案工作经验，还是对实体管理环节进行指导，这些内容无一不具有专业性。
　　2、实践性。业务指导工作的理论和方法都是来自于城建档案工作实践，反过来又指导实践，并在实践中不断丰富和提高。
　　3、信息性。要了解和熟悉城建档案工作情况，注意搜集城建档案工作信息，发现典型、总结推广经验。
　　4、研究性。业务指导人员要加强档案理论的研究，不断探求新知识，研究新问题，提出新思路，真正担负起业务指导的职责。
　　（二）城建档案业务指导工作的方法
　　1.调查研究，推广经验，抓住重点，以点带面。
　　2.深入实际，具体指导，针对问题，落实措施。城建档案馆需要组织力量深入实际，深入到工地现场，进行面对面的业务指导，针对具体问题和实际困难，提出改进意见，落实有效措施并督促执行。
　　3.召开会议、交通情况，研讨结合，布置工作。适时召开工作会、现场会、业务讨论等也是进行业务指导的有效方法。
　　4.明确标准，开展评比，定级升级，全面推进。
　　（三）正确进行进馆档案的业务指导是做好档案馆基础工作的前提和基础
　　城建档案馆是集中储存城建档案的基地，档案馆工作的发展是以馆藏量和档案质量决定的，而业务指导的重点亦在这两方面。为此档案馆要丰富馆藏、提高档案质量就必须加强进馆档案的业务指导，这项工作做好了，档案馆的各项业务工作才能进行，并能过开发使档案发挥作用，同时使档案的业务指导人员从中了解人们各类档案的要求，帮助档案业务指导人员对现状及将来做出正确的分析和判断，以便主次分明、重点指导。
　　（四）做好进馆档案业务指导的几点做法
　　1.超前服务，到位指导。即档案的业务指导人员，通过市计委、市建委以及规划管理部门，了解当年建设计划及指标，主动到建设单位去了解情况，对工程的规模、性质、用途及何时开工、开工后的工程进度、竣工时间进行跟踪调查，了解建设单位、施工单位是否配备了专职或兼职管理人员，从而掌握业务指导的主动权，能有针对性地提出工程在施工过程中档案的形成、收集、整理过程中存在的问题，出现问题及时发现、及时解决。
　　2.重点工程重点指导。重点工程是城市建设中投资大、工期长、涉及专业多、有特殊用途的工程。而重点工程档案则是城建档案中非常重要的组成部分。业务指导人员应紧紧抓住建设单位领导重视档案工作是做好档案工作的关键环节。邀请他们的领导、工程技术人员、档案员到城建档案馆来，通过座谈的方式，耐心讲解城建档案形式、收集、整理、归档的要求。遇到普遍存在的问题逐一汇总，通过市建委进行协调，使问题及时得到解决，重点工程形成的档案材料也就能达到齐全、准确、系统的要求。
　　3.竣工验收、全面指导。工程验收是由负责工程建设、管理各综合部门、技术监督、检查部门参加的，对工程进行监督、检查、验收及总结的一项工作。作为城建档案验收的业务指导人员，不仅要对工程档案的规范化、标准化及技术方面认真检查严格把关，而且要充分利用这一阵地，向有关监督检查的综合部门和技术监督等人员，宣传《档案法》和国家及各级政府部门城建档案工作各方面的规定，使他们共同关心档案工作，创造五个齐抓共管、人人关心档案工作适应档案事业发展的良好氛围。
　　（五）依据档案法规，做好业务指导工作
　　在城建档案精力指导工作中，我们积极宣传有关法规，在提高各单位档案意识的基础上，不断提高有关人员接受业务指导的自觉性。
　　1.重点工程项目的档案要重点指导。由于重点工程建设项目规模大、建设周期长、涉及面广、施工队伍多等特点，给城建档案的形成和积累与交接工作带来的问题也多。所以对重点工程建设项目的档案工作要作为业务指导的重点，要选派综合型业务骨干经常深入施工现场检查、指导城建档案工作，做好跟踪指导，必要时需要领导亲自出面，加强业务指导工作。
　　2.分期抓好建设工程档案的业务指导工作
　　（1）前期业务指导工作。在建设单位到城建档案馆办理报送竣工档案移交责任书手续时，应抓住有利时机进行业务指导，使其对城建档案工作引起足够的重视。特别是对初次到城建档案保证手续的建设单位，要重点进行业务指导，使他们了解城建档案馆的有关规定，使城建档案工作与建设工程同步，为将来城建档案进馆打下良好的基础。
　　（2）中期业务指导工作。中期业务指导就是对施工过程的城建技术文件材料工作进行业务指导。城建档案业务指导人员要经常深入地指导工程技术人员，对施工过程中形成的各种施工技术文件材料进行检查，看其是否反映实际，有无遗漏，并及时提出改正意见，以保证施工技术文件材料的齐全完整、准确系统。
　　（3）后期业务指导工作。业务指导人员首先在工程正式竣工验收前对档案进行预验收，要认真负责地审核工程前期文件材料、施工技术文件材料是否齐全，特别是审核竣工图的编制是否准确反映工程实际，案卷质量是否达到进馆要求。对于竣工验收时各类文件材料不齐全、不符合要求，没有及时做竣工图的单位，及时提出整改要求，督促建设单位、施工单位密切配合，把档案工作做好。在预验收合格后颁发《工程档案验收认可书》，建设单位在取得《认可书》后方可申请工程验收。
　　在工程竣工验收后，建设单位和施工单位按规定向城建档案馆报送城建档案。对于不符合进馆要求的档案，抓紧时间进行业务指导，限期整改。
　　
　　（六）业务指导人员要不断提高自身素质
　　首先要有强烈的事业心，要熟悉和掌握国家有关城市建设和档案工作的法规，坚持以法治档。要有较强的业务能力和组织能力，有针对性地进行业务指导，以便收到预期的效果。要不断学习新知识，研究解决新问题，虚心向城建档案业务指导工作搞得较好的先进地区和个人学习，取人之长、补已之短。
　　另外，要搞好城建档案干部的配备和培训。要求配备好专业技术人员，并通过送培和在职学习等形式，努力提高现有人员的业务水平，以适应城市档案事业发展的需要。同时，要积极开展档案理论和城建档案专业学术研究与交流活动，努力提高城市档案和工作的总体水平，全面推动城建档案事业的发展。
　　参考文献：
　　[1]陆广能.对深化城建档案业务指导工作的探讨.工程建设与档案，2005年06期；
　　[2]陈梅.城建档案业务指导工作经验谈.浙江档案，1997年10期；
　　[3]周建民.论城建档案管理部门的业务指导.城建档案，2002年05期。

《试论城建档案业务指导工作新思路》

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