浅谈城建档案工作的利用服务

　　城建档案作为一种十分重要的信息资源，在城市的规划、建设和管理中发挥着无可替代的服务保障作用，近年来，随着城市化进程的加快，城建档案越来越受到人们的重视，查阅利用的单位和个人也越来越多，利用范围也在扩大，涉及的层面也逐渐复杂，要求也在提高，然而伴随着数字化，网络化得进程加快，档案的利用服务工作正面临着前所未有的挑战，档案利用服务工作如何适应新的环境变化，如何提高档案利用的效果，最大限度的提供真实，可靠，完整的档案利用服务信息，成为摆在我们城建档案工作者面前的崭新课题，我们必须抓住机遇，迎接挑战，加快城建档案事业的科学发展。
　　一、 城建档案利用工作现状
　　城建档案是记录和反映城市规划、建设、管理以及城市发展变迁过程的依据，是保护城市历史之脉，留住城市发展，变迁的基本载体。我们档案工作的最终目的是实现档案的价值，发挥其作用，但是从档案利用现实情况来看，城建档案的利用服务工作存在突出的问题。
　　(一) 城建档案馆未走出封闭状态，城建档案的工作方式仍是接受档案、入库上架、查阅调阅，利用仅停留在一问一答式的被动服务上，未能是大量沉睡“死”的档案动起来变成“活”的信息，真正发挥档案的作用。
　　(二) 馆藏结构单一。在城建档案的馆藏结构中，存放的民用建筑类档案居多，而利用性很强的市政项目、底下管线等档案显得比较贫乏；接受保存的纸质档案较多，而声像档案收集不多，馆藏量少，数字化，多媒体档案缺乏。
　　（三） 档案接收资料不齐，有些档案无法利用。由于城建档案工作起步较晚，早期技术力量薄弱，对档案接收，业务指导力度不够，缺乏规范化管理，开发建设单位移交档案意识不强，造成档案的损毁，丢失。致使很多工程的城建档案不能按时移交，有些催交的档案也不齐全，导致接收入库的档案无法保证原始材料完整，造成了日后查阅的困难。
　　（四） 档案管理的技术手段落后，目前多数档案馆的接收档案大部分仍是纸质档案，光盘、硬盘等新载体档案所占的比例及小，档案的接收，编目立卷、入库上架基本上市靠手工操作，造成档案的查阅了利用只能通过人工翻阅的方式，查阅比较频繁，也比较费时，技术上制约了档案馆工作的开展节奏和效率。
　　（五）馆藏档案的利用率低。城建档案作为党和国家的科学文化事业机构，所拥有的信息资源相当丰富。但有些档案馆忽视档案信息资源的开发，有相当一部分档案自接受之日期至今无人利用，人们不知道档案馆究竟保存了哪些方面的资料，其结果是导致档案馆的门庭冷落。
　　二、 做好城建档案的利用工作需要解决的问题
　　长期以来，城建档案部门采取的是一种“等客上门”的被动服务方式。而为社会提供公共凭证服务，是各级档案馆的重要职责和目的，城建档案只有充分得到有效利用，才能体现和发挥其真正的价值，所以，我们对档案的保管手段应该从过去的单一纸质档案发展为纸质与电子，微缩档案保管同步进行，并要逐步向数字化档案发展，为档案的利用工作奠定基础。
　　（一） 要切实做好宣传工作，通过各种途径普及城建档案知识。很久以来，档案部门一直以封闭、神秘的面目出现在人们面前，所以档案馆现在要积极做好城建档案知识的宣传教育工作、对城建档案概况、馆藏数量、馆藏分类、对外服务项目、档案利用须知等向公众全面介绍，通过电视媒体、举办城建档案知识展览等形式，把宣传工作送到居民家，增强全体民众的城建档案意识。
　　（二） 做好城建档案的编研工作，提供多方位信息的有效服务。
　　根据馆藏情况，关注需求，服务现实需求，开展城建档案服务功能专题调研；不断优化管藏结构的薄弱环节，逐步建立起完整的资料库，创新编研理论，坚持以服务的眼光来审视编研工作。把分散在各个案卷中的档案信息进行开发加工，实现城建档案集中统一管理、资源整合和信息共享；主动采集城市建设的声像和图片资料，编辑制作反映城市建设的专题片。要有主动、超前、上门服务于民众的思想，使群众认识到城建档案的重要性，了解城建档案馆的职能。
　　（三） 提升数字化城建档案建设水平，方便民众查询利用。现代信息技术和计算机网络的广泛应用，为数字化城建档案馆的建设提供了技术支持和良好的应用环境，积极、务实地推进城建档案馆馆藏档案数字化工作，全面提升数字化城建档案建设水平，是城建档案信息化发展、方便市民群众利用的必然要求。但无论是到馆服务还是网上服务，都要建立以利用者为核心的服务机制，所以，检索工具和数据加工的质量、档案数字化转化工作尤为值得注意和加强。为确保用户查全率和查准率的要求，应提供简单易用的档案信息检索系统，并及时对检索途径优化。加强档案目录、信息数据库等数据的质量控制，防止数据著录的不准确、不清楚，日后无从查找。另外，在数字化建设中要进行必要的全文数据库建设，实行动态管理，随时修正更新信息，并要为档案利用实现异地查询做好数据建设准备。
　　（四） 建立档案网络，实现信息共享。以信息网络为基础，以数据库建设为重点，开发利用城市建设档案信息资源。一方面，可以通过对城建档案馆网站的建立，实现以市馆为主，周边区为辅的城建档案局域网，实现信息资源共享。另一方面，由于档案是信息的集散地，可以与全市的其他建设相关单位建立档案信息网络机制，如规划、国土、勘察、设计及地下管线等，建立资源共享平台，建成门类比较齐全的城建档案基本信息数据库和专业信息数据库，使城建档案信息服务达到及时、准确和权威。形成比较完善的以传统技术为辅，计算机技术、网络技术为主的城建档案信息咨询服务体系，向社会提供网上查询和利用服务，为城市规划，建设和管理提供科学决策依据，为城市经济、社会、文化发展提供有效的服务。使城建档案信息化成为城市建设事业不可缺少的有了保证。
　　另外，重视人才建设和规范行为在城建档案利用服务工作也起至关重要的作用。优秀的档案工作人员不仅要掌握利用工作中各环节的业务，如编目、标引、检索和编研工作，这样才能方便于工作，还要具备现代档案利用活动所需要的技术知识，如计算机技术、网络知识、数据库知识等，才能更好的掌握档案的信息化系统和网上操作技能，更好的开展咨询工作，更好的为利用者服务。除此之外，服务行为可以直接反映服务水平和服务工作状态。要规范和培养服务行为，要求档案工作者遵守职业道德，遵守服务规范，信守服务承诺，把服务作为档案馆的产品展示出来，通过服务行为塑造档案工作者的良好形象。

《浅谈城建档案工作的利用服务》

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