浅议Excel服务器与管理会计

　　摘要：本文讨论并实践了Excel服务器对管理会计的影响，Excel服务器所构建的管理信息系统改进了管理会计的原有领域并使新的领域成为可能，并对会计人员提出了新要求。最后讨论了Excel服务器在管理会计中应用的几点思考。

　　关键字：Excel服务器,管理会计

　　各种企事业单位的信息化过程实质上是一个随着时间而不断发展的持续过程，而不是某个阶段性的目标。环境在变化，信息系统也需要相应地变化、改进和完善。用Excel服务器实现信息化，可以根据各种组织的实际情况，逐步来做，起步容易、部署简便、扩展灵活，让信息化的进程和组织的发展历程融为一体，让信息系统永远适用、永不落伍。

　　Excel服务器的核心构建理念是一个面向最终用户的管理软件系统设计工具与运行平台，它将微软的电子表格软件Excel或者国产的WPS电子表格和大型数据库管理系统例如MS SQL Server集成为一个网络数据业务协同工作环境。在这个平台上，用户可以继承和充分发挥原有的Excel水平，通过通用模板设计、定义工作流、表间公式等操作，轻松、快速构建所谓ERP、CRM、OA、SCM、PDM、 PLM等MIS系统，从而实现管理意图、适应时代变化。Excel服务器也能够进一步的完成报表管理、数据管理、B/S或Web管理，手机短信管理和业务流程再造(BPR)等功能。Excel服务器这一理念的创举在于复杂的管理信息系统的开发，可以由既会Excel又懂管理的企事业单位的各级管理人员来完成，从而大幅度降低了企事业单位的MIS系统实施中的各种调查成本和人员学习成本，但同时也对各级管理人员提出了更高的要求。

　　笔者从事MIS管理信息系统实施多年，从实践中看到，如果系统成功运行是100%的话，需求分析和提炼、转换业务流程的过程占到60%-70%，业务流程重组实质上是涉及各方面既得利益重新分配，所以尤为困难，必须一把手支持并且真正懂得管理信息系统的作用，余下的30%-35%是在系统上线过程中的软件实施，最后的5%就是后期系统维护了。

　　Excel服务器以各级的管理人员的参与为主导，利用计算机硬件、软件、网络以及其它办公设备，进行信息处理，而管理会计是以企业现在和未来的资金运动为对象，以提高经济效益为目的，为企业内部管理者提供经营管理决策的科学依据为目标而进行的经济管理活动，两者相互促进。

　　一、 Excel服务器平台下的MIS系统极大改进了管理会计已有的领域，例如费用预算与报销管理。费用预算是普遍采用的成本控制方法，报销管理也是成本控制的重要环节。MIS系统支持预算的编制、调整、控制和执行绩效的评估，并可以在费用报销的过程中分月份、季度、年度对预算进行监控，支持网页填报和Excel客户端填报。系统由四个部分组成：主数据、费用预算管理、报销管理、绩效评价。

　　主数据部分包括：

　　a) 交通工具：用于报销交通费时，设置可供选择的交通工具。

　　b) 预算费用名称：用于设置费用名目，包括差旅费、通信费、工资福利费等。

　　费用预算管理部分包括：

　　a) 预算申报：用于各个部门申报本部门的年度预算数据，并进行层层审批。

　　b) 预算调整：用于在预算执行过程中对预算进行调整，也需要进行审批。

　　c) 预算余额：主要用于存储每个部门当前可用的预算额度，每次借款或者报销发生时，该数据会更新。

　　报销管理部分包括：

　　a) 借款单：用于员工申请借款，并为每笔借款分配所使用的预算。

　　b) 差旅费报销单：用于员工申请报销包含交通费的费用，并在报销的同时冲销此前的借款。

　　c) 其他费用报销：用于员工申请报销不含交通费的其他费用，并在报销的同时冲销借款。

　　d) 收回借款：当报销金额不足以冲抵借款，员工退回部分现金给财务部门时，可以使用该模板记录退款，同时冲抵借款并调整相应的预算余额。

　　二、 Excel服务器平台下的MIS系统使管理会计的新领域成为可能，比如作业成本管理，直接材料和直接人工采用实际成本，而制造费用则根据事先确定的估计值进行分配。作业成本管理通过对作业及作业成本的确认、计量，最终计算产品成本，同时将成本计算深入到作业层次，对企业所有作业活动追踪并动态反映，对成本链进行分析。系统由主数据、成本管理和报表三个部分组成。

　　主数据部分包括：

　　a) 产品列表：存储本企业所生产的不同的产品类别。

　　b) 批次管理：存储每个批次产品的基本信息和直接成本信息，系统假定每个批次的产品，其单位成本是相同的。

　　c) 作业清单：存储预先定义的基础作业，包括作业名称、描述、级别、成本分配率等信息。

　　d) 作业水平：本系统的作业水平划分为单位级别(即直接分配到某个产品上的作业)、批次级别(在一个批次内分摊的作业)、产品级别(在一个产品类别内进行分配的作业)和设施级别(在公司内进行分配的作业)。

　　成本管理部分包括：

　　a) 单位作业记录：记录每天内发生的单位级别作业的实际情况，用于将来调整单位作业成本的预估值。

　　b) 批次作业记录：记录每天所生产的产品的批次作业情况，用于调整将来的批次作业成本的预估值。

　　c) 产品作业记录：记录每天所发生的产品级别的作业的实际情况，用于分析和调整产品作业成本的预估值。

　　d) 设施作业记录：记录每天所发生的设施级别的作业情况，用于调整设施级别作业的成本预估。

　　报表部分包括：以批次为单位计算单位产品的成本构成和成本合计数。

　　三、Excel服务器在管理会计中应用的几点思考

　　(一)各级管理人员要提高对管理会计作用的认识。

　　(二)Excel服务器平台下的MIS系统的实施对企业决策者提出了新的要求，需要既懂表格(Excel)又懂管理。

　　(三)企业本身的管理水平必须先提高。

　　(四)财会人员要努力调整自己的知识结构和专业视野。

　　(五)企业MIS系统的部署方式。第一种方式，就是企业自己搭建IT团队。第二种方式就是信息外包，包给某一个专业的IT公司。第三种方式就是买现成的产品，从知名公司买现成的产品，比如说ERP，CRM等等。第四种方式就是现代流行的SAAS。第五种方式，笔者推荐电子表格(Excel)服务器模式。其原因如下：

　　1、任何企业显然原本就有单据、报表、台账，分析报表等等这些东西，这些东西之间形成了相应的数据关系，以及单据的流动关系。如果把这种企业里面熟知的模型作为电子表格服务器的模型，对于企业人员来说根本不在需要理解新的名词。

　　2、通过大量的调研发现企业人员对电子表格极为熟悉，而且用的也非常好。

　　3、Excel服务器模式发明了一种公式，用于移动数据，在表格单元格之间进行移动，通过移动使得报表形成新的报表，使得这个报表可以更新其他报表的数据。企业人员只要掌握了这么一个表间公式，他的信息系统基本上就做成了。

　　综上所述，Excel服务器所构建的MIS系统对管理会计提出了更高的要求，管理会计是Excel服务器所构建的MIS系统的重要一部分，两者相互促进，最后的Excel服务器模式可以有效实现企业管理和管理会计的要求。

　　参考文献：

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　　5.宣权.谈管理会计应用中的问题及解决措施[J].经济技术协作信息，2011(22)：83-83,144.

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