科技期刊编辑工作信息化探讨

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　　摘要：随着计算机、网络、信息技术的发展，以及编辑人员素质的提高，科技期刊编辑工作的传统模式必须逐渐向计算机化、网络化、信息化过渡。介绍了目前编辑工作常用的管理系统，分析了目前编辑工作信息化的状况，指出了科技期刊作为科技发展的交流平台应加速编辑工作信息化进程的必要性。
　　关键词：科技期刊；编辑工作；信息化；办公自动化；网络化管理
　　
　　1概述
　　纵观近年来的发展，作为促进科技发展的重要交流平台的科技期刊，面对不断变化、发展的外部环境，面对科技飞速发展的需要，面对广大科技工作者交流各项科技成果的强烈要求和愿望，科技期刊必须不断适应形势发展，提高工作效率，提高出版物质量。编辑工作信息化在很大程度上改变了传统工作流程中存在的烦琐、低效、速度慢的状况，使编辑部的管理工作更加简练、高效、快速；同时大大降低了编辑人员的劳动强度；方便了与作者、读者、国内外检索机构，以及其他相关客户的信息交流。
　　2编辑工作常用的管理系统
　　2.1稿件管理系统
　　稿件是编辑工作的主要对象。编辑部每年要处理大量稿件，每篇录用的稿件都要经过来稿登记、作者联系、审稿、编辑、排版、校对等作业环节才能刊出。提高稿件管理工作，使之规范化、现代化，以适应成倍增长的工作量，避免混乱，减少差错，提高整体工作效率，是期刊编辑出版工作中的重中之重。稿件管理系统就是一套完全根据期刊编辑部的业务管理处理流程而设计的管理软件系统。它又称稿件处理系统、稿件运行管理系统等，是目前比较成熟的一套编辑工作软件。
　　典型的编辑部稿件运行流程见图1。
　　
　　图1典型的编辑部稿件运行流程示意
　　
　　北京玛格泰克公司开发的一款《科技期刊稿件处理系统》就是按照典型的编辑部稿件运行流程设计的稿件管理系统，可以实现稿件从收稿→审稿→编辑→发稿→组版→后期处理(当期稿件费用管理、稿件信息查询、统计等)的全过程监控与管理。这是一款具有自主版权的、面向科技期刊稿件处理的应用系统，它的应用对象是出版科技期刊的编辑部。
　　管理权限的限制通过设置若干密码来实现。不同职能的人员可使用不同的登录名和口令进入系统，执行各自的职能，如初审、复审、编辑加工、终审等。为了方便不同职能人员行使各自的职能，首先就要做好稿件及稿件库的分类。所有稿件分为待处理稿件、录用稿件和已办理手续稿件。稿件库设计了3个数据库，分别为备用稿件库，计划稿件库和留版稿件库。备用稿件库中为已经完成审稿流程的稿件，即已签发录用的稿件。计划稿件库为已确定版面信息的稿件，如年度、期别、出版日期等。留版稿件库为连载的、尚未刊出完毕的稿件。
　　该系统在录入稿件基本信息的同时，将新作者加作者库，形成系统的作者信息管理模块；还可根据责任编辑对当期用稿情况的决策，自定义稿费计算公式，自动计算和统计稿费，登记和统计版面费。该系统还具有“重稿自动筛查”功能，可根据稿件的基本信息，如作者姓名、主题词、文题等，进行模糊检索，自动筛查出重稿，并自动弹出对话框，提醒编辑做出适当处理。
　　该系统全面地提升了编辑的日常编辑处理工作的效率，使得工作流程环节简化、规范，强化了稿件管理，提高了工作效率。该系统了一套信息资源充分共享、提高稿件信息的利用率、减低编辑劳动强度、规范业务流程的操作平台的实用、有效的工作模式。
　　中国学术期刊(光盘版)电子杂志社和清华同方光盘股份有限公司开发的编辑部办公管理系统(BJB—OMSV110)，免费赠送给CNKI系列数据库收录的编辑部使用，是一套很好的编辑部管理软件。编辑收稿后，稿件从初审到发排的全过程通过管理软件进行监控，每个环节都记录在该系统中，便于及时了解稿件的审稿情况。同时，还可以生成各种回执、审稿单、目录、工作量统计表、稿酬管理表和打印信封等，极大地提高了编辑办公效率。
　　2.2信息管理系统
　　信息管理系统将编辑部的各类信息分类，如稿件、广告业务、作者信息、订户信息、读者反馈信息等，并用计算机、数据库系统地进行管理，这在很大程度上改变了传统工作中存在的烦琐、低效、速度慢的状况，使编辑部的管理更加简练、高效、快速。这类系统若能与网络技术结合在一起，更是如虎添翼。不仅提高了编辑工作效率，更是方便、扩大了与作者、读者及国内外检索机构的信息交流。
　　由于各编辑部的信息分类和管理模式不尽相同，因此，不能归纳成一个较为统一模式，故这类系统的开发和普遍推广较难实现。因此，对科技期刊整个编辑出版过程实施计算机管理并实现网上稿件投审编校一体化的管理信息系统报道较少。各编辑部一般会根据自己的管理方式自行开发常用的信息管理模块，或是构建一套有本编辑部特色的信息管理系统。诸如通过构建学术论文评审专家及审稿登记数据库实现计算机对审稿专家及审稿的管理，通过开发网上电子投稿系统和网上稿件管理系统，使网上投稿与审稿成为现实。
　　为了与外界建立联系，编辑部一般选择了一台功能较强的计算机作为服务器，将编辑部内的所有计算机联结起来，形成一个小型局域网，再将此局域网连入到因特网中，与外界的交流通过收发E－mail或用工作QQ来实现，这样就建立了编辑部与外部作者群、审稿专家群、广告客户群、印制单位的联系，及时与他们进行交流和沟通。
　　管理权限的限制通过设置若干密码来实现，使各职能人员各司其职，不仅能充分行使其职责，又能相互协作，共同做好编辑部管理工作。
　　2.3编辑排版软件
　　全国的绝大多数高校学报编辑部已配备了计算机，应充分发挥其作用，用于信息处理、管理和期刊的编辑排版。由于编辑人员亲自操作计算机，因此对稿件的编辑加工，包括改错、增删、调整、规范化标准化处理、绘图制表，以及版面设计和版面处理等，均可按照编辑人员的思路和意图实现。编辑人员可以使用计算机对文章内容的每一部分按要求进行修改，可随时插入、删除、移动、填充和修改文稿，也可通过重新组合而创造出另一个全新样式。编辑人员还可以直接在计算机上绘制图表。编排一体化为编辑人员的工作适应现代化开拓了新路。先进的电子技术已经在编辑工作中得到广泛应用，大大减轻了编辑人员的工作量，缩短了出版工艺流程，改变了编辑的工作模式，提高了工作效率和出版物质量。[!--empirenews.page--]
　　目前WORD文字处理软件仍是大多数编辑部编辑稿件的首选。该软件功能比较强大，作为通用办公软件甚为普及（来稿一般为WORD格式），再加上界面为即输即见，明显直观，操作简单易学，对文字的编排处理和线型图形的绘制均可达到出版要求，再配合PDF转换软件将其转换成PS版进行制版印刷，针对一般科技期刊来讲，已是一款简单、实用的编排软件。
　　实现编排一体的编辑部大多采用方正书版9.0和方正飞腾排版软件。前者功能强大，但非即输即见，对简单的线型图的绘制很不灵活，更是缺乏对图像的编辑处理功能，对文中插图的处理得依靠其他软件的辅助。后者界面直观，排版灵活多变，工具栏的编排与WORD有很大程度的相似性，对图片的处理较方正书版和WORD灵活，但其表格的排版功能却很薄弱，一般都要借用其他排版软件的此项功能。因此，它是报纸、广告设计和文学类期刊的排版首选。
　　2.4网络化信息处理系统
　　伴随着人类社会科学技术的飞跃发展，知识量、文献量急剧增加，期刊编辑担负着愈来愈重的传播知识和信息的社会责任，信息贯穿于科技期刊编辑活动的全过程。作为贮存和传播科技信息的重要载体——科技期刊，它的主要任务就是对信息进行收集、整理、选择、加工和传播。编辑在审稿和编辑加工过程中还要经常对稿件中的一些问题进行核实，而核实实际上也就是信息的一个检索过程。在“信息爆炸”的时代，编辑不可能把所有的有关书籍和材料都翻遍，这就需要采用信息加工、存贮和传递的新技术，以便花最少的时间而取得更多信息。
　　继清华大学创办了我国第一个超大型知识信息资源库之后，大规模的重庆维普资讯的《中文科技期刊数据库(全文版)》、北京万方数据的《中国核心期刊(遴选)数据库》等相继建立。计算机与网络技术的发展，为现代知识信息加工与处理提供了有效的工具和手段。因此，只有实施编辑出版工作信息化，才能在编辑加工的同时有效地进行信息收集、整理、加工与传播。
　　组织稿件的核心工作就是全面、快速地获取有关信息和建立联系渠道。将搜索来的国内外科研项目的相关信息予以整理，建成选题数据库，通过所建立的选题数据库、国内外各学科的最新学术动态和热点，正确地制定和规划期刊的选题方向，确定一定时期内要刊出稿件的专业学术重点，并进行选题策划，有计划地进行组稿。
　　4科技期刊加快信息化的必要性
　　在今天知识经济时代，随着计算机的逐步普及和计算机处理信息功能的日益增大以及网络运用的逐渐普及，人们对信息的搜集、重组、传递、管理方式发生了根本性的变革。知识和信息的爆炸性增长与以数字技术、计算机技术、多媒体技术、网络技术等为信息技术革命紧密相关，这些技术的组合极大地提高了信息和知识的储存、传播和实际应用的速度。
　　实现各行各业的信息化成为我国全面建设小康社会、整体实现现代化的前提条件，科技期刊作为未来庞大的信息网络中的一个节点，只有紧跟时代的步伐，积极将现代化高新技术用于编辑出版工作，即编辑工作信息化，才能适应“高效、快捷”的时代要求。
　　
　　参考文献：
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　　［2］张行勇，郭柏寿，李明德.科技期刊管理信息系统的开发及其在因特网上的应用［J］.编辑学报，2002，14(6)：448~450.
　　［3］丁强.网络时代的高校学报工作模式［J］.楚雄师范学院学报，2003，(2)：104~105.